Akciová společnost IVAX-ČR (Galena) Opava, která patří mezi nejvýznamnější výrobce léčivých látek, kosmetických přípravků, nápojů a jejich přísad v ČR, se rozhodla zavést nový moderní systém podporující činnost týmu svých obchodních reprezentantů. Ti působí na celém území České republiky, kontaktují stávající i potenciální odběratele produktů IVAX zejména z řad lékařů, diskutují s nimi o možnosti svých produktů a získávají informace ohledně jejich preferencí a požadavků. Veškerá data potom zpracovává systém Jean, který zajišťuje jejich automatickou integraci do centrální podnikové databáze. Významnou roli při budování nového systému sběru zpracování informací sehrálo vybavení obchodních reprezentantů kapesními počítači Compaq iPAQ Pocket PC.

Výchozí stav - cíle nového řešení
Pro získávání informací o trhu před zavedením stávajícího systému používala společnost IVAX papírové formuláře, které se následně ručně vkládaly do počítačů. Data se tak dostala k managementu s velkým zpožděním a rovněž jejich kvalita nebyla vždy dostatečná. Z toho vyplývala nízká efektivita, nízká úroveň kontroly a minimální flexibilita.

Mezi cíle nového řešení patří získávání aktuálních informací o trhu, chování a preferencích zákazníků firmy. Tím, že zástupci IVAXu sbírají data již v terénu do předem definovaných elektronických formulářů, je jejich konsolidace přesná a rychlá. Následné využití v rozhodovacích procesech firmy je tak daleko rychlejší, a tím i účelnější.

Implementace nového systému
Jako implementátor projektu byla vybrána společnost Jean Systems s.r.o., která se specializuje na CRM/ETMS řešení pro farmaceutický průmysl. Dodávku hardwarové infrastruktury (notebooky Compaq a PDA počítače Compaq iPAQ Pocket PC) realizovala společnost Coma Ostrava.

Samotná implementace v IVAXu začala v červnu 2001, kdy byly analyzovány požadavky a provedly se úpravy, parametrizace a předinstalace softwaru. Během srpna a září proběhlo školení uživatelů a byl spuštěn pilotní provoz. Od října 2001 je systém v rutinním provozu a probíhají dodatečná školení pro práci s modulem PocketJean pro PDA počítače iPAQ.

Přínosy řešení
Po zavedení nového systému má management i obchodní tým informace prakticky s okamžitou odezvou. V neposlední řadě se snížila chybovost při zadávání informací do systému.

Data v systému Jean jsou zpravidla aktualizována jedenkrát denně. Obchodní zástupce po návratu ke svému notebooku/desktopu provede synchronizaci údajů z PDA a pomocí Lotus Notes se data nahrají do centrální firemní databáze. Celý proces probíhá automatizovaně a nevyžaduje žádné mimořádné nároky na znalosti uživatele. Veškeré údaje jsou přitom jednoznačné a přesné. Každý zástupce tak zároveň získává objektivní hodnocení své činnosti.