Značku Océ zná většina z nás z kopírek a tiskáren. Tato společnost však řadu let nabízí nejen zmíněná zařízení, ale také s nimi spojené služby, konkrétně outsourcing reprografických a tiskových technologií.

O tom, co si za touto službou představit a co mohou získat její uživatelé, jsme hovořili s panem Janem Pachmanem, obchodním ředitelem pro kancelářské a tiskové systémy Océ-Česká republika s.r.o. 

Jak je poskytování služeb ve vaší společnosti organizováno, kde je jejich místo v organizační struktuře Océ?

Océ-Česká republika s.r.o je jednou z 35 lokálních organizací rozmístěných po celém světě holandské společnosti Océ. V dalších zhruba 60 zemích Océ operuje prostřednictvím výhradních distributorů. Océ má tři základní divize (business unit) - Dokument Printing System, Wide Format Printing System a Production Printing System. Dokument Printing System se zabývá tiskem a kopírováním dokumentů v kancelářích, kde se využívá dokumentů v papírové podobě od A5-A3. Wide Format Printing System se zabývá oblastí engineeringu, kde se bavíme o tisku, kopírování, scanování, archivacích papírů v rolích až do rozměru A0. Třetí divizí je Production Printing System, která se specializuje na vysokokapacitní tiskové systémy. Jejím zákaznickým segmentem je bankovnictví, finančnictví nebo distributoři plynu a elektřiny atd., kde je potřeba velká kapacita tisku ve velmi krátkých časových úsecích, příkladem jsou výpisy z účtu. Takový klasickým klíčovým zákazníkem je Telecom. 

V jednotlivých divizích se řeší projektové části týkající se hardwaru, softwaru a služeb. S tím má souvislost i oddělení OFS (zkratka z Océ Facility Services), oddělení, které se zaobírá jen poskytováním služeb zákazníkům nebo provozováním služeb zákazníkům na jejich pracovišti, co se týká hardwaru, softwaru i řízení, vlastní tvorby, reprodukce, kompletace, finišování, archivace a distribuce dokumentů v papírové i elektronické podobě.

To znamená, že se bavíme čistě o službách, které zahrnují vytvoření dokumentu jako takového přes reprodukci, tj. rozmnožení nebo zfinišování materiálů, poté distribuování - to znamená provozování nějaké podatelny a konče archivací těchto dokumentů. Tak to je obsah pojmu Océ Facility Services, pojmu outsourcing. 

Jste známí především kopírkami, eventuelně velkoformátovými tiskárnami. Proč společnost Océ začala nabízet outsourcing těchto služeb?

Vrátil bych se k historii Océ. Océ byla založena rodinou Van den Grinten v Holandsku, kdy na prvopočátku byla výroba margarínu. Roku 1847 bratři van Grinten vymysleli jednokomponentní margarín, z toho také název Océ - one component, dlouhé é bylo do názvu přiřazeno na přelomu 19. a 20. století. V tomto období firma Océ prodala svůj patent firmě Unilever, která na něm postavila svůj současný program. 

Océ je v celém světě reprografie známá především velkoformátovým tiskem a kopírováním, tzn. v klasickém hardwarovém businessu. Samozřejmě z této nabídky firma rostla. Zhruba v 70. letech 20. století si trh žádal partnera, který bude zabezpečovat více než jen prodej HW a jeho údržbu, proto Océ rozšířila portfolio produktů o SW a konzultace a projektové služby v oboru reprografie. To znamená, zhruba v letech 80-90 přišly ke klasickému hardware nové softwarové nástroje, které řídily kopírování a tisky. Oddělení, které se plně začalo zabývat outsourcingem, resp. provozováním služeb u zákazníků, vzniklo roku 1989. Jeden z prvních kontraktů byl na území USA, odkud outsourcing do Evropy přichází. 

Pro Océ se tato služba stává aktivně nabízeným produktem, především v Holandsku jako rodné zemi. 

Prvním segmentem trhu bylo školství, univerzity, kde byl shluk potřeb na reprodukci materiálů - skript a zároveň školy neměly finanční prostředky na pořízení potřebného vybavení. Základní stanovisko společností zadávajících služby u profesionálů bylo: "přeneseme tyto vedlejší firemní procesy na smluvního partnera a soustředíme se na primární proces". Procesy týkající se dokumentů a jejich toku jsou klíčovým vedlejším procesem pro uskutečňování primární podnikatelské ideje každé společnosti.

Kdy a proč jste začali s outsourcingem v České republice?

Kolem roku 1998 začali klíčoví zákazníci Océ, které můžeme identifikovat jako vůdčí společnosti jednotlivých tržních segmentů (těžký průmysl, automobilový průmysl, různé výrobní jednotky, státní instituce), uvažovat o efektivnosti práce s vysokokapacitními kopírovacími zařízeními, o efektivnosti jejich využívání. Namísto pořizování si těchto zařízení do svého majetku a školení vlastních lidí se rozhodli řešit tyto činnosti dodavatelsky. 

První kontrakt na facility služby centrální reprografie jsme v České republice podepsali v roce 1999 a byla to společnost ČEZ, a.s. konkrétně jaderná elektrárna Temelín. Převzali jsme 6 zaměstnanců, odkoupili určitý počet aktiv a začali jsme provozovat centrální reprocentro plus decentralizované kopírování. U převzatých zaměstnanců jsme zanalyzovali jejich efektivnost, proškolili jsme je, dva z nich převedli na jinou práci a implementovali další fázi projektu, který nám smluvně říká, že máme digitalizovat a síťově propojit tok dokumentů. 

Takže popudem pro vznik outsourcing v Océ Česká republika a oddělení OFS byl trh a v zásadě i příchod nadnárodních společností (např. Siemens, ABB), které požadují od svých dodavatelů připravenost na poskytování komplexních služeb.

Velmi podstatným rokem byl rok 2000, kdy jsme několikanásobně rozšířili zákaznickou platformu co se týká uzavření smluv o poskytování a provozování outsourcingu u zákazníků, kdy z jednoho klíčového projektu a zhruba dvou menších v roce 1999 se během roku 2000 vše rozrostlo zhruba na 6 klíčových projektů a zhruba 13 menších projektů pro nadnárodní i lokální společnosti. 

Naše nabídka se koncentruje v plné míře na poskytování a provozování služeb týkajících se segmentu periférií tisku a kopírování a včetně finišování a archivací. To je základní kámen naší nabídky v oddělení outsourcingu. Na tyto základní kameny jsou nástavby v řízení toku dokumentů, provozování softwarových řídících nástrojů ve společnostech a s tím spojených systémových řízení aplikačních softwarů. Hlavní poptávka je v dnešní době na hardware businesss a provozování repro center, kde je nejen kopírování, ale i tisky, finišování, kopírování a archivace. 

Co podle vás outsourcing přináší zákazníkům? Na kolik je realizace outsourcingu náročná?

Musím říci, že pokud zákazník osloví naši společnost nebo společnosti, které provozují nebo aktivně nabízejí outsourcing, většinou v prvním kroku jde o cenu a potom až o komplexnost nabízené služby. Je potřebné říci, že se stále v České republice učíme posuzovat hodnotu služby, vždyť není tak dávno období, kdy jsme hodnotili vše na základě rychlosti výroby. 

Hlavní cíl pro společnost uvažující zadat dodavatelsky určitou část vnitřních služeb by měl být: uvolnit si investiční budget, získat know-how , špičkovou technologii a uživatelský komfort bez nutnosti vydávat investice, možnost zefektivnění práce vlastních zaměstnanců, velmi transparentní řízení a plánování provozních nákladů a v neposlední řadě i zvýšení kvality dokumentů. 

Současné trendy v poskytování dodavatelských služeb můžeme nejčastěji vidět v těchto trzích: outsourcing IT, outsourcing zákaznického autoparku a outsourcing nemovitostí. 

Jak vidíte budoucnost outsourcingu?

Rozvoj služeb v Océ je součástí nové globální strategie, která byla prezentována v červnu 2000 na tiskové konferenci prostřednictvím předsedy představenstva Océ pana Ron V. Iperena, kdy Océ do roku 2004 má ukončit transformaci z prodejce na společnost generující obrat z 80 % ze SW, projekčních, servisních a konzultačních služeb Dnes je cca 70 % našich příjmů z hardwaru. Tuto globální strategii jsme v loňském roce začali úspěšně implementovat i u nás v Océ-Česká republika, s.r.o. prostřednictvím právě zmiňovaného oddělení Océ Facility Services a v tomto roce vznikajícího portfolia produktů ve službách, které označujeme jako Océ Business Services (Océ obchodní služby). O tom však někdy příště.

Lubor Buš

Co je outsourcing?
-smluvní vztah o přenesení odpovědnosti za vedlejší procesy na profesionální společnost, pro kterou je tento proces základní činností
-uvolnění investičního plánu pro základní podnikatelskou ideu
-využívání profesionálního knov-how bez nutnosti investic do vlastního personálu a majetku

Outsourcing reprografických a tiskových služeb začíná využívat řada společností. Zde několik našich a zahraničních firem, které jej již implementovaly.

Johnson and Johnson CR
JETE Temelín ČEZ a.s.
TKB Kovoprojekta Brno a.s.
Benzina a.s.
DS holding a.s.
IPS a.s. 
Kaučuk a.s.
Philips B.V. (NL)
EU - Brussel (EU)
City of Utrech (NL)
Alcatel Group (Italy)
Citibank HQ (USA)
Rolls Royce (UK)