Automatizované informační systémy se staly v současné době nedílnou součástí každé firmy.

Co však představuje problém v této oblasti, je jakost informačních systémů! Přitom termín JAKOST je zde použit ve smyslu řady norem ISO 9000, namísto také používaného pojmu KVALITA. Stačí zavést s několika manažery nebo řadovými pracovníky hovor, který se týká používaného informačního systému, a člověk se doví celou řadu výhrad kritizujících jakost automatizovaného systému, jež firma provozuje.

Zajímavým faktem je skutečnost, že tato nelichotivá hodnocení používaných automatizovaných informačních systémů jsou v převážné většině neoficiální, verbální, osobní názory. Jen ve výjimečných případech bychom v některých firmách objevili existenci písemného dokumentu, který by představoval objektivní hodnocení jakosti firemního automatizovaného informačního systému.

Velký problém představuje fakt, že dokument, který by analyzoval současný stav používaného automatizovaného informačního systému, není často zpracován ani ve firmách, kde se vedení firmy rozhodlo inovovat stávající systém! Manažeři zřejmě často podceňují skutečnost, že provoz a inovace automatizovaných informačních systémů představuje jejich důležitou životní fázi (viz obr.1) a domnívají se, po předání navrženého systému do provozu o něj ztratí zájem. Z jakých hledisek bychom měli přistoupit k hodnocení používaného automatizovaného informačního systému? Zodpovězení jakých otázek by nás mělo zajímat?

Následující část je zpracována jako kontrolní seznam (Checklist), který by mohl být použit k hodnocení používaného automatizovaného informačního systému. Zkratka AIS - automatizovaný informační systém - byla použita pro zkrácení kontrolního seznamu. Jednotlivé oblasti kontrolního seznamu vyplývají z modifikovaného Ishikawova diagramu faktorů jakosti. (obr.2).

Doporučený kontrolní seznam

Funkční hledisko
1. Podporují funkce AIS všechny důležité firemní funkce a firemní procesy?
2 .Vyhovují funkce AIS jednotlivým uživatelům AIS?
3. Jsou funkce AIS integrovány tak, aby se vzájemně účelně doplňovaly?
4 .Přinášejí funkce AIS firmě potřebné přínosy?
5. Nevykazuje provádění funkcí AIS chyby, které je nutno následně opravovat?
6. Pokud je pro výpočetní funkce stanoven legislativní předpis, je dodržován?
7. Produkují jednotlivé funkce AIS dokumenty tak, jak vyžadují předpisy?
8. Jak je AIS připraven podpořit změny, které jsou ve firmě plánovány?

Provozní hledisko
1. Vykazují doby odezvy AIS na zadané dotazy přijatelné hodnoty?
2. Je obsluha jednotlivých funkcí AIS jednoduchá a uživatelsky přívětivá?
3. Jaké jsou náklady na provoz AIS?
4. Jaká je střední doba mezi poruchami AIS?
5. Jsou všechny provozované funkce AIS správně a vhodně koordinovány?
6. Je prováděno účinné monitorování provozu AIS?
7. Mají uživatelé potřebné znalosti pro efektivní používání AIS?
8. Na jaké úrovni jsou znalosti pracovníků oddělení informatiky?
9. Jak rychle jsou prováděny opravy technických prostředků a programových chyb?

Bezpečnostní hledisko
1. Jak účinná je používaná antivirová ochrana AIS?
2. Jsou podle plánu prováděny bezpečnostní kopie dat pro důležité soubory AIS?
3. Odpovídá bezpečnost AIS bezpečnostní politice firmy?
4. Splňuje AIS požadavky zákona na ochranu osobních údajů?
5. Neporušuje provozování používaných programů AIS licenční práva jejich autorů?
6. Vyhovuje požadované bezpečnosti stav přidělování hesel a přístupových práv?

Hledisko používaných prostředků
1. Odpovídají používané programové a technické prostředky AIS současné úrovni?
2. Představuje používaná filozofie poskytování dat a informací v AIS přínos pro řízení?
3. Nezpůsobuje používání některých zastaralých komponent HW a SW potíže?
4. Jsou používány současné progresivní informační technologie?
5. Využívá se automatizovaných monitorovacích prostředků pro snížení pracnosti údržby?

Hledisko dokumentace
1. Jsou všechny funkce AIS popsány s ohledem na aktuální stav?
2. Mají všichni uživatelé k dispozici potřebnou dokumentaci pro obsluhu?
3. Je tato dokumentace uložena v elektronické formě a průběžně aktualizována?
4. Používá se názorných grafických prostředků tak, aby byla srozumitelná a přehledná?

Závěr
Doporučený kontrolní seznam je možno doplnit o určité otázky, které se zaměří i na konkrétně diskutované problémy firemního automatizovaného informačního systému. Odpovědi na tyto a jiné otázky je možno získat jednak přímo od uživatelů automatizovaného informačního systému prostřednictvím ankety s využitím elektronické pošty, jednak externím auditem od specializovaných firem (to platí zejména pro oblast bezpečnosti AIS, licenční čistoty AIS a správnosti účetních operací). celý průzkum by měl komplexně vyhodnotit jakost používaného systému.

Výše uvedené otázky je potřeba považovat za námět k vyhodnocení jakosti automatizovaného informačního systému. Pro konkrétní požití je potřeba je rozpracovat pro potřeby určité firmy. Např. pro otázku: "Podporují funkce AIS všechny důležité firemní funkce a firemní procesy?", je nutno zpracovat seznam všech firemních funkcí a procesů. které jsou vedením firmy považovány za důležité.

Hodnocení jakosti automatizovaného informačního systému je potřeba naplánovat a provádět v určitých intervalech (např. ročních). Řada skutečností se totiž s ubíhajícím časem mění. Bylo-li např. při uvádění automatizovaného informačního systému do provozu provedeno rozsáhlé školení uživatelů přímo dodavatelskou firmou, takže bylo dosaženo velmi dobré úrovně znalostí u všech pracovníků, může se za nějaký čas situace změnit. V důsledku fluktuace pracovníků je větší počet odkázán jen na informace od odcházejících pracovníků, takže se úroveň znalostí neustále snižuje, až může představovat nemalý problém. Podobně to platí i o úrovni používaných technických a programových prostředků, protože v oblasti informačních technologií probíhá velmi rychlý progresivní vývoj. Důkladné zpracování získaných informací umožňuje připravit pro vedení firmy návrhy na efektivní inovaci automatizovaného informačního systému tak, aby podporoval firemní činnost a procesy co nejlépe, a přinášel tak pro firmu potřebné přínosy.

Jakost informací, které poskytuje automatizovaný informační systém, přímo ovlivňuje jakost rozhodovacích procesů ve firmě, a logicky tím i prosperitu firmy v současném tržním prostředí. Vyplatí se proto jeho jakosti věnovat patřičnou pozornost.

Doporučená literatura
[1] Molnár,Z.: Efektivnost informačních systémů. GRADA Praha 2000
[2] Tvrdíková, M.: Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách. GRADA Praha 2000