Pořádek je základ…

Tradiční přístupy ke správě licencí podporuje celá řada nástrojů (Symantec Altiris, LANDesk apod.), jejichž základní myšlenky jsou v podstatě obdobné. Z jedné strany se do databáze naplní evidence nakoupených licencí, z druhé strany se více či méně automatizovaně doplní skutečný stav, obě množiny se porovnají a výstupy v podobě manažerských reportů pak slouží jako podklad k realizaci nápravných opatření (dokoupení, nebo naopak zakonzervování licencí). Automatizována může být řada činností – „discovery“ (tj. vyhledání softwaru instalovaného na stanicích), audit, monitoring (kontrola programů spouštěných uživatelem) apod.

Tyto nástroje mají bezesporu velký přínos – firma si natrvalo udělá jasno ve svém majetku, a to nejen v oblasti licencí, ale softwaru a hardwaru obecně. Jejich aparát však špatně pokrývá software, v jehož licencování se uplatňují složitější pravidla než „instalovaná stanice rovná se licence“. Jde o tzv. plovoucí licence (výrobci je nazývají různě – floating, concurrent apod.), které umožňují vlastnit méně licencí, než kolik je instalací produktu. V těchto produktech určených pro vyvolenou skupinu uživatelů jsou přitom alokovány někdy až řádově vyšší finanční prostředky než v kancelářských balících, které jsou na každé stanici.

… ale stačí to?

Princip plovoucích licencí spočívá v tom, že nelicencujeme každou instalovanou instanci softwaru, ale, jednoduše řečeno, počet naráz pracujících uživatelů. Software může být nainstalován třeba na všech stanicích v podniku, ale v jednu chvíli s ním může pracovat například jen dvacet uživatelů (máme-li koupeno dvacet plovoucích licencí). To pochopitelně vyžaduje, aby někdo řídil mechanismus přidělování licencí. Tím někým je licenční server, který se zprovozní buď na dedikovaném stroji, nebo se jako drobná komponenta doinstaluje na kteroukoli pracovní stanici dostupnou ze sítě. Licence se nahrají na server, ten s nimi dále disponuje a „půjčuje“ je jednotlivým stanicím, na kterých je zrovna licencovaný software spuštěn. A právě toto schéma představuje pro klasické Asset a Inventory managery problém – to, že je software na stanici nainstalovaný, ještě neříká nic o tom, zda a kolik licencí potřebujeme.

Dalším důležitým aspektem je fakt, že u těchto drahých softwarových produktů se licencování často odehrává až „uvnitř“ produktu – licence umožňuje spouštět například jen některé funkce produktu, různé funkce mohou vyžadovat různé licence apod. Tyto detaily samozřejmě také zůstávají inventarizačním nástrojům skryty. Použití plovoucích licencí pak ve výsledku degraduje běžné softwarové správce na katalog zakoupených licencí. A přitom, jak by řekl klasik, jsou informace o využití licencí někde zaznamenány, a dokonce archivovány. A to právě na licenčním serveru.

FlexLm a ti druzí

Licenční server je komponenta, kterou výrobci softwaru obvykle nakupují od třetích stran – jde přece jen o velmi specifickou oblast, ve které se nevyplatí objevovat již objevené. Podobně jako je InstallShield asi nejpoužívanějším produktem pro tvorbu instalátorů a instalačních balíčků, je nejrozšířenějším licenčním serverem produkt FlexLm. V obou případech je autorem společnost Flexera Software (dříve Acresso a ještě dříve Macrovision). O tom, že FlexLm běží zrovna ve vaší firmě, třeba ani nevíte, ale stačí vyjmenovat pár značek, které tento licenční server využívají: IBM, SUN, Borland, Autodesk (AutoCAD a další konstrukční nástroje), Mathworks (simulační prostředí Matlab), ArcGIS (geografické informační systémy) a řada dalších. Licenční server má jedinou, relativně jednoduchou úlohu – spravuje portfolio licencí, vyřizuje požadavky jednotlivých uživatelů/stanic na poskytnutí licence a určuje například, na jak dlouho se licence zapůjčuje. Server přitom ale manipuluje s velmi zajímavými údaji – kdo si licenci vyžádal, kdy se tak stalo, na jak dlouho je poskytnuta, kolik jich je zapůjčeno zároveň atd. Tyto údaje se ale nikde neshromažďují, což je určitě škoda. Proto Flexera přišla s dalším produktem, určeným tentokrát již pro koncové klienty/konzumenty licencí, který tato data sbírá a dále analyzuje.

FlexNet Manager

Tímto produktem je Flexera FlexNet Manager (dále jen FNM). Jde o nástroj, který k licenčním serverům doplňuje centralizovaný monitoring, řízení a reportování využití licencí. Jeho hlavním cílem je optimalizovat využití licencí a snížit investice do softwaru, a to nejen u produktů běžících na licenčních serverech Flexery vyjmenovaných výše, ale také Oracle, SAP, Catia a dalších. Technicky celá věc funguje celkem jednoduše – na jednotlivé licenční servery se nainstalují agenty, které sbírají data a posílají je na FNM server. Tam jsou data analyzována pomocí známého BI enginu Cognos a výstupy jsou pak prostřednictvím webového uživatelského rozhraní prezentovány ve formě reportů.

Úvodní přehledový dashboard zobrazující stav

Obrazovka modulu Software Investment Planner

Report základních metrik využití licencí

Report využití licencí v čase

Reportů je k dispozici celá řada, od manažerských dashboardů až po detailní statistiky využití konkrétní licence konkrétními uživateli, využití jednotlivých funkcí licencovaného softwaru, rozložení využití licencí podle času, geografické lokality, organizačních jednotek atd. Navíc není nutné se omezovat jen na předpřipravené reporty, pomocí reportovacího jádra Cognos je možné vytvořit z dat, která jsou na licenčním serveru sesbírána, prakticky jakýkoli report. Databáze FNM je otevřená, takže je možné data analyzovat i jinými analytickými a reportovacími nástroji.

FlextNet Manager toho samozřejmě nabízí ještě mnohem více – data o využití licencí je možné propojit s organizační strukturou firmy importovanou z Active Directory (tj. dělit licence podle nákladových středisek, projektů apod.), reporty je možné generovat ad hoc, nebo naplánovat jejich pravidelné generování atd.

Takto získané informace pak už lze velmi jednoduše transformovat v konkrétní nápravná opatření, a to buď vlastními silami (např. s využitím modulu Software Investment Planner, který je volitelnou součástí produktu), nebo s využitím konzultačních služeb výrobce.

A čeho vlastně můžeme dosáhnout?

• Získáme přesné podklady pro plánování nákupu licencí. Požadavky uživatelů bývají obvykle nadsazené, je proto lepší pořídit nejprve menší počet licencí, analyzovat jejich využití, a teprve když se ukáže, že jsou počty nedostatečné, dokoupí se další. Tím odpadá problém se „shelfwarem“, tj. s nikdy nevyužitými licencemi.
• Díky přehledu o využití licencí v čase můžeme identifikovat „přelicencovanost“, tj. že počet využívaných licencí ani ve špičkách nedosahuje počtu nakoupených licencí. U nadbytečných licencí pak můžeme vypovědět technickou podporu, což představuje přímou finanční úsporu.
• Zjistíme množství tzv. license denials, tedy odepření poskytnutí licence (např. kvůli překročení maximálního počtu licencí). Jde o nenápadný jev, který ale způsobuje značné škody, protože snižuje efektivitu práce uživatelů licencí (nemohou pracovat, když zrovna potřebují). Je tedy nutné stanovit správný kompromis mezi počtem a cenou licencí a business dopady nedostatku licencí, a přesně k tomu jsou výstupy FNM ideálním podkladem. Denials je možné odstranit buď dokoupením dalších licencí, nebo zavedením plánování jejich využití tak, aby měli uživatelé o dostupnosti potřebných softwarových nástrojů přehled a mohli si podle toho rozvrhnout svou práci. A k tomuto plánování lze opět s úspěchem využít FNM.
• Výstupy FNM můžeme použít jako podklad pro spravedlivé rozúčtování nákladů na licence jednotlivým útvarům či projektům v podniku – každý projekt uhradí poměrnou část nákladů například podle toho, jak dlouho software skutečně využíval.
• Zajistíme soulad mezi licenčními podmínkami výrobce a skutečným nakládáním s licencemi, získáme podklady pro případné softwarové audity.

Jako bonus navíc nabízí FlexNet Manager možnost řídit celou licenční infrastrukturu (jednotlivé licenční servery) z jednoho místa. Díky tomu jednak klesají náklady na administraci a jednak se zvyšuje dostupnost licenčních serverů – odpadá tedy riziko, že výpadek licenčního serveru a s tím spojená nedostupnost licencí znemožní na několik hodin práci například všem projektantům ve firmě.

Relativní nevýhodou FlexNet Manageru je, že jde o komerční, a tedy placený produkt. Volně dostupná alternativa se ale v tomto případě hledá těžko, protože autoři podobných nástrojů jsou si vědomi jejich vysoké přidané hodnoty, a proto je zpoplatňují. Návratnost investice do podobného řešení je nicméně velmi rychlá – konkrétně například právě Flexera uvádí, že firmy používající FNM průměrně dosáhly okamžité třicetiprocentní úspory nákladů na softwarové licence, což představuje prakticky okamžitou návratnost investice.

Díky podpoře dlouhé řady licencovaného softwaru je FlexNet Manager jedním z nejzajímavějších produktů na trhu v oblasti licenční optimalizace, ale nejde samozřejmě o produkt jediný – před pořízením podobného řešení je vždy vhodné se nejprve zamyslet, jaký software ve firmě provozujeme, čeho chceme docílit či jakou podporu očekáváme od výrobce, a podle toho vybírat vhodný nástroj. V každém případě je licenční optimalizace velmi zajímavý obor, který může mít pro firmy, zejména v dnešní době, velký přínos.