V dnešní době již každý manažer ví, co musí obsahovat a zvládat program na vedení účetnictví, personalistiky, mezd, logistiky či řízení výroby. Ale informační systém pro řízení údržby? Snižování nákladů a zvyšování efektivity, posílení konkurenceschopnosti na trhu, to vše je předmětem pozornosti manažerů. Je proto zarážející, že jaksi bokem tohoto snažení zůstává činnost, bez které se žádná organizace ať už výrobní nebo nevýrobní neobejde - údržby majetku (strojů, zařízení, budov, distribučních systémů, hasebních prostředků, ale taky třeba trávníků, zeleně). A je to překvapující o to více, že náklady na údržbu patří mezi nejvyšší provozní náklady v organizacích. Mnohokrát jsou ještě významnější ztráty vzniklé při náhlých haváriích a poruchách, které mohou mít příčinu právě v podcenění nebo přímo v zanedbání údržby. Proto si oblast údržby právem zasluhuje pozornost vrcholového vedení


V dnešní době většina podniků disponuje podnikovým informačním systémem, který je kdykoliv schopný poskytnout údaje o aktuálních finančních ukazatelích. Pokud však mají být tyto ukazatele aktuální a přesné, nevyhnutně potřebují mít k dispozici i aktuální informace z oblasti údržby, které nejsou v rámci podniku zanedbatelnou položkou. Předpokladem pro výkonnou a efektivně zabezpečovanou údržbu jsou komplexní, aktuální ale i historické údaje o stavu sledovaných objektů a zařízení, o prováděných údržbářských zásazích, struktuře nákladů apod. 

Tyto požadavky na komplexní a kvalitní informace v dnešní době zabezpečí pouze moderní informační systémy pro údržbu, které se označují jako CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) nebo taky EAM (Enterprise Asset Management) - systémy pro řízení údržby.


Dodavatelem produktů v této oblasti je kupříkladu firma Datastream Systems, která se zabývá řešením údržby pomocí informační techniky od roku 1986, kdy se začaly objevovat požadavky na řešení této problematiky pomocí informačních systémů. Firma Datastream Systems je vedoucí světovou firmou v oblasti CMMS a EAM podle počtu nasazení (přes 56 000 uživatelů), které tvoří asi 55 % světového trhu. 

Její softwarové produkty jsou určeny pro řízení údržby od nejmenších podniků až po ty největší. 

Systém MP5 je určen pro větší a střední společnosti a systémy MP2 (Prefessional, Enterprise) pro malé a střední. Produkty jsou modulární, plně web-podporující systémy, přičemž jednotlivé moduly obsahují funkcionalitu zaměřenou na jednotlivé činnosti související s údržbou. 

Základem jsou moduly Majetek a Údržba a nadstavbové moduly Prohlídky, Plánování, Komerční služby,Sklady, Nákup, Projekty, Rozpočty, Grafy, Integrace. 

Modul Majetek
zaznamenává a udržuje informace o hmotném majetku organizace standardním a zároveň strukturovaným způsobem. Umožňuje sledovat, kde se objekt nachází, jak se využívá, historii jeho údržby, sledování nákladů z různých hledisek, analýzy poruch apod.

Modul Údržba
je určen pro řízení, plánování a monitorování údržby a zdrojů, které jsou potřebné pro její výkon. Zaznamenává důvody pro výkon údržby, co bylo provedeno, náklady a zdroje. Modul automatizuje postup prací a zajišťuje to, že všechny činnosti jsou plánovány a prováděny efektivně. Podporuje všechny základní typy údržby - poporuchovou, periodickou i prediktivní údržbu a umožňuje připojení všech typů multimediálních dokumentů. 

Modul Prohlídky
podporuje především prediktivní (diagnostickou) údržbu, zaznamenává údaje o skutečném stavu zařízení a předpovídá budoucí stav na základě vývoje sledovaných parametrů. 
Modul Plánování je účinným nástrojem plánovacích prací, kdy jde o optimální využití kapacit a dodržování termínů při změnách původního plánu. 

Moduly Sklady a Nákup
zabezpečují veškeré funkce potřebné pro řízení skladového hospodářství, příjmy, výdeje, rezervace materiálů a činnosti spojené s nákupem materiálu a služeb. Udržují informace o dodavatelích a jejich hodnocení, zabezpečují hladinové sledování zásob a automatickou generaci požadavků na nákup při jejich poklesu. 

Modul Rozpočet
umožňuje sestavit rozpočet podle různých kritérií a sledovat všechny náklady a porovnávat je s plánovanými.

Modul Projekty
zabezpečuje plánování, sledování a řízení rozsáhlých zakázek na údržbu jako jsou střední a generální opravy nebo odstávky, označované jako projekty. Automatizuje činnosti pro tvorbu projektu od zpracování rozpočtu a harmonogramu prací až po realizaci poslední zakázky. 

Modul Komerční služby
poskytuje funkce pro naplánování kapacit pro výkon, který si objednal zákazník.

S rozvojem internetu se otevírají další možnosti, jako je možnost obchodování přes internet při nakupování náhradních dílů (k tomu slouží www.iProcure.com), nabízení přebytečných zásob (www.BizSurplus.com) nebo vzdálené připojení do systému (weblink) a také kompletní poskytování a využívaní produktů MP5i nebo MP2i přes internet (MPXconnect).

Závěrem
Ze zkušeností vyplývá, že po nasazením systému pro údržbu je možné dosáhnout úsporu v nákladech na údržbu 10 - 34 %, z čehož plyne poměrně rychlá návratnost vložené investice. Zlepšují se informační toky a automatizují činnosti spojené s údržbou. Roste čas využitelnosti zařízení i efektivnější využití pracovníků údržby. Na základě analýz lze přijímat strategická rozhodnutí a manažeři tak mohou dělat rozhodnutí ne na základě subjektivního hodnocení a intuice, ale na základě ekonomických ukazatelů. 

Zkušenosti z nasazení v různých odvětvích průmyslu i služeb dokazují, že zavedením informačního systému dostává útvar údržby účinný nástroj pro zvýšení efektivnosti své činnosti, což v konečném důsledku znamená vyšší disponibilitu zařízení při současném snížení nákladů na údržbu.

V regionu České a Slovenské republiky nabízí systémy MP5 a MP2 v české i slovenské lokalizaci firma INSEKO.