facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 12/2000

Implementace řešení pro správu dokumentů v rámci budování IS města Plzně

Vladimír Krásný [ vkrasny (zavináč) pilscom (tečka) cz ]





Základem pro novou koncepci budování Informačního systému města Plzně (ISmP) bylo rozhodnutí o nasazení systému SAP R/3 jako rozhodujícího ERP systému nejen na samotném magistrátu města Plzně, ale i na městských obvodech a v organizacích městem zřízených a vlastněných..

Implementací SAP R/3 na základě výsledků vypsané veřejné obchodní soutěže byla pověřena firma FCC Folprecht (později Logica). Součástí řešení byla i dodávka systému pro správu dokumentů. Úkolem správy dokumentů bylo nejen dodat vhodný doplněk SAP R/3, ale i prostředek pro správu dokumentů, které nemusejí se samotným ERP přímo souviset.

Zde vybral dodavatel celého řešení produkty americké firmy FileNET, a jako implementátora těchto produktů zvolil firmu PilsCom. Od samotného počátku bylo jasné, že se bude jednat významný, mnohostranný úkol, jehož realizace bude probíhat v horizontu několika let a nebude zdaleka jednoduchou záležitostí. Výhodou dodavatelů bylo koncepční budování prostředí ISmP na bázi jednotné technologie hardware a promyšlené konzistentní sítě TCP/IP MS Windows NT, MS SQL Server. Do tohoto dobře definovaného prostředí nebylo technologicky obtížné zasadit jak SAP R/3, tak celý soubor produktů FileNET.

Město Plzeň pověřilo na základě uzavřené mandátní smlouvy organizaci Plzeňský holding, a.s. budováním ISmP jakožto jednoho z rozvojových projektů města. Právě Plzeňský holding, a.s. byl autorem koncepce ISmP, v níž správa dokumentů má své nenahraditelné místo.

V rámci celého rozvojového projektu probíhala implementace řešení FileNET na několika frontách, na několika projektech. Některé probíhaly ruku v ruce s implementací SAP R/3, jiné měly vlastní harmonogram uvádění do života. V dalším budou popsány jednotlivé instalované aplikace.

SAP R/3 Document Warehouse
SAP R/3 Document Warehouse je samostatný produkt firmy FileNET, který zajišťuje dvousměrný link mezi transakcemi SAP R/3 a úložišti dokumentů. V praxi to vypadá tak, že originální dokumenty jsou pořízeny skenerem do úložiště dokumentů a následně spojeny s transakcemi SAP R/3, takže každý uživatel SAP R/3 může kdykoliv na základě jednoduché volby v grafickém rozhraní SAP R/3 vyvolat image originálního dokumentu včetně anotací. S jednou SAP R/3 transakcí lze svázat několik dokumentů, tedy nejen došlou fakturu, ale například také související usnesení orgánů města, která dokládá oprávněnost příslušné faktury. S každou fakturou nebo dobropisem je ukládána takzvaná "košilka", což je sešit MS Excel, který opticky shodný s průvodním papírovým dokumentem.

Zároveň programy vytvořené dodavatelem řešení "dotahují" hodnoty jako splatnost, dodavatel, částka do vlastností dokumentů, takže i pomocí systému pro správu dokumentů lze získat velmi komplexní a úplný přehled o došlých fakturách, aniž by bylo nutno čerpat licence uživatelů SAP R/3.

Další možností SAP R/3 Document Warehouse je archivace dokladů vytvořených systémem SAP R/3. Třetí na budoucnost orientovanou aplikací SAP R/3 Document Warehouse je archivace historických dat SAP R/3 do úložiště dokumentů. Tím bude řešen známý problém dlouhodobějších uživatelů SAP R/3 - nabobtnávání databáze.

Oběh faktur
Oběh faktur je aplikace zajišťující rychlé, flexibilní a spolehlivé odsouhlasení došlých faktur elektronickou cestou. Každá faktura je po naskenování vyslána na cestu zvanou workflow. Workflow na základě vstupních údajů samo zvolí schvalovací cestu a pomocí software FileNET "oběhne" všechny zúčastněné a vyžádá si jejich vyjádření. Podle vyjádření účastníků na začátku běhu se další cesta sama modifikuje.

Jsou též hlídány termíny splatnosti faktur a jsou generována upozornění na případné prodlevy. V průběhu celého workflow se modifikuje průvodní dokument zvaný "košilka". Ta se na samém konci workflow (je-li úspěšné) vytiskne a osoba disponující pravomocí nařídit bankovní operaci (platbu) ji fyzicky podepíše. V dalším rozvoji se počítá s aplikací elektronického podpisu.

Usnesení orgánů samosprávy
Tato aplikace zajišťuje zpracování usnesení orgánů samosprávy v celém jejich životním cyklu. Usnesení komisí, rady a zastupitelstva jak města samotného, tak městských obvodů jsou zpracovávána od stadia prvotního návrhu přes proces schválení k předložení, projednání a konečného schválení nebo naopak zamítnutí.

Podchycen je i proces návaznosti, zrušení překonaného usnesení, revokace, vyhledání případných usnesení k revokaci apod. V usneseních od roku 1990 je možno hledat pomocí vlastností dokumentů, vzájemné souvislosti (revokace, zrušení apod.) a pomocí fultextového nástroje Fulcrum, který je součástí knihoven dokumentů FileNET.

Spisová služba
Spisovou službou se rozumí zpracování veškeré došlé pošty elektronickou cestou za použití produktů pro zpracování dokumentů. Došlá pošta je naskenována, uložena do knihoven systému správy dokumentů a vyslána na cestu zpracování a vyřízení. Tato cesta k zpracování a vyřízení písemnosti může být značně variabilní a mít libovolný počet hierarchických úrovní. Pro každou písemnost se stanoví, kdo je za její vyřízení odpovědný, kdo rozhodne na dané hierarchické úrovni, zda je vyřízení adekvátní nebo ne. Během celého procesu se též mění dynamicky zabezpečení dokumentů podle toho v jakém stádiu dokument momentálně je.

Důležitou součástí spisové služby je i možnost zakládání a údržby spisů. Každý dokument, který přijde do organizace může být během vyřizování přiřazen do spisu, nebo iniciovat vytvoření spisu nového. Je k dispozici prohlížečka spisů a prohlížečka zodpovědných manažerů nebo členů vedení radnice za účelem informovanosti o průběhu vyřizování spisů. Samozřejmostí je též ošetření chybného přiřazení úkolu.

Součástí aplikace je kromě jiného vazba na registry města a na ostatní aplikace. Ošetřena je též soukromá pošta a výběrová řízení. Spisová služba bude v roce 2001 přepracována do technologie "tenkých" klientů, kdy celá funkcionalita bude přístupná prohlížečem internetu.

Podněty k nakládání s majetkem
Tato rozsáhlá aplikace je vybudována na technologii FileNET Panagon Workflow. Byl použit pro zpracování veškerých podnětů k nakládání s majetkem města. Každý podnět, jímž může být typicky žádost občana nebo firmy o prodej, odkup, nájem atp. je zaevidována, z registrů města dotaženy majetkové údaje a vše včetně situačního plánku uloženo do knihoven dokumentů. Pak nastupuje opět cesta složitého oběhu dokumentů pomocí Panagon Workflow. Vše je realizována technologií www.

Veškerá průkaznost je realizována pomocí přihlášení uživatelů do domény NT. Během procesu zpracování se vytvářejí dokumenty, mění se jejich zabezpečení a všechny procesy jsou centrálně administrovány.

Proces pokračuje vytvořením návrhu do komisí, rady a zastupitelstva. Všechny dokumenty a workflow na sebe váží se spisovou službou, správou usnesení a registry.

Hlášenky bytů a nebytových prostor
Tato aplikace v mnohém podobá aplikaci předchozí. Spočívá v tom, že správci bytového a nebytového fondu se zabezpečeně přes internet dostanou k databázím města a provedou nahlášení volného nebo uvolněného bytu nebo nebytové prostory. Nakládání s nimi je dle Zákona o obcích ve výlučné pravomoci orgánů samosprávy.

Aplikace pomocí internetových technologií řeší celý proces zpracování až po konečné rozhodnutí.

Výhodou použití technologie Panagon Workflow je že změna procedur a procesů, které jsou realizovány pomocí workflow se odbude jen za pomoci vizuálního nástroje pro návrh workflow silami "nepočítačových" uživatelů bez nutnosti jakéhokoliv programování dodavatelem.


www.pilscom.cz
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.