Cílem společnosti Vema v oblasti informačních systémů pro podporu řízení lidských zdrojů (HR - human resources) je dodávat zákazníkům komplexní řešení, které kromě základních aplikací pro zpracování mezd, evidenci personálních údajů, správu vzdělávání a evidenci docházky zaměstnanců obsahuje také nástroje určené manažerům. Pro zákazníky, kteří kladou důraz na personální strategii a její vazbu na použité informačně-personální technologie, jsou součástí implementace HR VEMA individualizovaná řešení některých oblastí například personálního portálu, manažerských výstupů a datového skladu personálních údajů.


Podpora personálních procesů v HR VEMA
Personální informační systém HR VEMA je komplexem aplikací, které jsou určeny pro podporu personálních procesů. Základem tohoto systému jsou aplikace, které zajišťují operativní zpracování údajů při výkonu personálních činností. Personální informační systém je vybudován okolo jádra, které je tvořeno aplikacemi pro výpočet mezd a personální evidenci.

Personální evidence a zpracování mezd
Vzhledem k legislativou dané vysoké komplikovanosti výpočtu mezd v ČR je prakticky pro každou organizaci nezbytné řešit tuto problematiku automatizovaně. Naše aplikace patří mezi nejpoužívanější v České i Slovenské republice především pro komfortní a komplexní řešení a garanci aktualizací podle veškerých změn legislativy, která je základem kvality aplikace pro zpracování mezd. Mezi vlastnosti, které odlišují naše řešení od konkurence, například patří: možnost plně automatického přepočtu mzdy zaměstnance až do hloubky 12 měsíců, úplný výpočet pro roční zúčtování daní, stanovení denních vyměřovacích základů pro nemocenské dávky a vazby na peněžní ústavy, poštu, statistiku a další instituce. V oblasti personální evidence se například jedná o komfortní práci s personálními dokumenty v MS Wordu s přímou vazbou na personální databázi a možnost generování dokumentů podle uživatelsky přizpůsobených vzorů.


Obr. 1: Příklad osobní karty

Docházková evidence
Bez elektronické docházkové evidence nemůže dnes fungovat žádná trochu větší organizace. Naše řešení docházky samozřejmě zahrnuje dodávku elektronického docházkového systému, zpracování údajů o příchodech a odchodech zaměstnanců, výpočet denní a měsíční píchačky a možnost on-line sledování přítomnosti na pracovišti. Údaje o vlastní docházce jsou zaměstnancům k dispozici prostřednictvím docházkové karty zaměstnaneckého personálního portálu.

Správa vzdělávání zaměstnanců
S dnes obecně uznávaným faktem, že jediným skutečně aktivním kapitálem ve firmě je lidský kapitál, souvisí zvýšený důraz na systém vzdělávání zaměstnanců. Aplikace zajišťuje komplexní podporu vzdělávacích akcí, od plánování a výběru účastníků přes realizaci až po vyhodnocení včetně sledování vynaložených nákladů a přehledů o úrovni dosaženého vzdělání zaměstnanců.

Personální plánování, systemizace a organizační uspořádání
Naše aplikace pro tuto oblast řeší definici organizační struktury a plánování jejího vývoje. Jednou z hlavních funkcí je obsazování pracovních míst samozřejmě s přímou vazbou na aplikace pro personální evidenci, zpracování mezd a správu vzdělávání. Součástí řešení je možnost změn organizační struktury v čase, vznik nebo zánik pracovních míst a vznik nebo zánik vztahu nadřízený/podřízený. Integrovanou součástí aplikace je grafický editor organizačního schématu, který umožňuje provádět návrh a aktualizace organizačního uspořádání v grafické formě. Právě aktualizace organizačního uspořádání přímo v grafické podobě je základní výhodou integrovaného grafického editoru oproti exportu údajů do externího programu pro zobrazení organizačního schématu, který často používají konkurenční aplikace.


Obr. 2: Příklad manažerského personálního desktopu

Zaměstnanecký personální portál
Aplikace, kterými jsem se dosud zabýval, jsou v prvé řadě určeny personálním specialistům. Přirozeným dalším krokem využití personálního informačního systému je zpřístupnění vybraných údajů z personální databáze zaměstnancům. K tomu je určen zaměstnanecký personální portál. Přístup je ve formě intranetových stránek. Každý zaměstnanec se může seznámit se základními údaji, které jsou vedeny o jeho osobě. K dispozici je osobní karta s personálními údaji, mzdová karta s údaji o poslední provedené výplatě spolu s kumulací vybraných údajů od počátku kalendářního roku a docházková karta s evidencí docházky. Příklad osobní karty je na obrázku č. 1. Pokud zaměstnanec nalezne chybu v osobní kartě nebo došlo ke změně osobních údajů, má možnost iniciovat elektronicky opravu v databázi HR VEMA. Vedoucí zaměstnanec má na intranetu kromě osobních dat také ve stejné formě přístup k údajům o svých podřízených. Zaměstnanecký personální portál je možno dále rozvíjet podle individuálních požadavků zákazníka. Mezi základní výhody zaměstnaneckého personálního portálu patří zkvalitnění obsahu personální databáze a snížení nákladů na tiskové sestavy.

Manažerské rozhraní HR VEMA
Kvalitní personální informační systém poskytuje manažerům řadu nástrojů pro různé varianty manažerských výstupů a prezentací personálních údajů zaměstnanců. Mezi tyto nástroje v HR VEMA patří především manažerský personální desktop a personální dynamické dokumenty. V obou variantách se jedná o přístup k aplikačnímu serveru prostřednictvím tenkého klienta z libovolného osobního počítače, který má přístupová práva k personální databázi HR VEMA.


Obr. 3: Nabídka připravených dynamických dokumentů

Manažerský personální desktop
Příklad manažerského personálního desktopu vidíte na obrázku č. 2. Prostřednictvím připraveného desktopu má manažer na jediné kliknutí k dispozici libovolný personální přehled. Tyto přehledy jsou nejčastěji ve formě připravených tiskových sestav, které je možno zobrazit na obrazovce nebo vytisknout. Prostřednictvím personálního desktopu je možno získat také přístup přímo k vybraným detailním personálním údajům zaměstnanců.

Personální dynamické dokumenty
V tomto případě využíváme vlastní technologii. Manažer má k dispozici sadu připravených dokumentů, které jsou v okamžiku otevření naplněny údaji z personální databáze. Protože se chovají dynamicky podle aktuálního obsahu databáze, označujeme je jako dynamické dokumenty. Typické dynamické dokumenty jsou ve formátu webových stránek a obsahují tabulky s personálními údaji s možností odkazů do jiné tabulky. V okamžiku kliknutí na odkaz se dynamicky vytvoří nová webová stránka s další tabulkou. Dalšími možnostmi jsou dynamické dokumenty ve formátech MS Excelu a MS Wordu. Příklad nabídky připravených dynamických dokumentů vidíme na obrázku č. 3. Příprava dynamických dokumentů je obvykle součástí implementace HR VEMA.

Datový sklad personálních údajů
Základním cílem datového skladu personálních údajů je poskytovat údaje pro analýzy vývoje lidských zdrojů. Operativní databáze personálního informačního systému je orientována především na standardní zpracovatelské procesy a obsahuje historická data jen do nezbytné hloubky s ohledem na zpětné opravy vstupních dat. Datový sklad je integrovanou personální databází, která je uspořádána tak, aby poskytovala kvalitní podklady pro analytické výstupy i v časových řadách. Základem datového skladu jsou záznamy o zaměstnancích s řadou hodnotových a klasifikačních údajů, které jsou do datového skladu ukládány s měsíční periodicitou. Velká pozornost je věnována prezentaci výsledků z datového skladu. Výstupy určené především pro manažery podniku jsou řešeny ve známém prostředí MS Excelu. Řešení integruje MS Excel do našich aplikací, příslušné sešity MS Excelu jsou plněny automaticky a údaje v nich zpřístupněny manažerům podle definovaných přístupových práv. Mezi základní analytické výstupy patří přehledy čerpání mzdových prostředků a vývoj počtu zaměstnanců, vývoj mezd, fluktuace zaměstnanců a přehledy pro vrcholový management podniku.

Autor článku, Ing. Bc. Jaroslav Šmarda, je místopředsedou představenstva a ředitelem Divize obchodně provozní společnosti Vema.