"… ale my nechceme systém pro správu elektronických dokumentů", řekl úředník, "my chceme spisovou službu" a vyprovodil IT manažera z kanceláře …

Je pravdou, že čas od času probíhá diskuse na téma zda realizovat spisovou službu nebo elektronicky spravovat dokumenty. Pokud se na celou věc podíváme podrobněji, rozdíly jsou zřejmé hned na první pohled:

Spisová služba

. poskytuje funkcionalitu komplexní evidence dokumentů a sledování jejich životního cyklu v organizaci (zejména byrokratického typu),

. prostřednictvím subsystémů eviduje podatelna a výpravna dokumenty do organizace došlé a z organizace odcházející,

. pro evidenci dokumentů pracuje s "písemnostmi" a "spisy",

. na základě předem definovaných workflow zajišťuje předávání dokumentů mezi organizačními jednotkami a pracovníky,

. zajišťuje správu dokumentů (písemností), jejich archivaci a skartaci.

Splněním zákonných norem znamená splnění obecně závazných právních předpisů, resortních nařízení či instrukcí, které se vyjadřují k činnostem spisové služby. Tyto předpisy nařizují provádění činností spisové služby. Z nejdůležitějších předpisů přímo souvisejících se spisovou službou lze jmenovat:

. Zákon České národní rady č. 97/1974 Sb., o archivnictví, novelizovaný zákonem č. 343/1992 Sb. Zákon v § 2 definuje pojem písemnost a v § 6 ukládá státním orgánům, obcím, jiným právnickým osobám a osobám fyzickým povinnost zajišťovat odbornou správu písemností vzešlých z jejich činnosti, dbát o řádnou spisovou evidenci, o účelné a bezpečné uložení a o jejich řádné vyřazování.

. Instrukci Ministerstva vnitra České republiky ze dne 25. 5. 1999 o spisové službě.

. Zákon 148/1998 SB., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů.

. Vyhlášku Národního bezpečnostního úřadu č. 244/1998 Sb., změněná vyhláškou téhož úřadu č. 338/1999 Sb.

Systém pro elektronickou správu dokumentů

. podporuje elektronicky životní cyklus dokumentu

Dokumenty mohou být v organizaci různé, vždy záleží na charakteru organizace. Obchodní firma pracuje s dokumenty reprezentujícími marketingové procesy a dokumenty obchodními (nabídky, smlouvy apod.). Firma zabývající se konstrukcí, výrobou nebo řízením projektů nutně spravuje dokumenty s tím související .

Všechny organizace pak musí zajišťovat správu interních norem a ISO norem. Další oblastí správy dokumentů jsou dokumenty vyplývající z platebního styku (faktury přijaté a odeslané), právní a daňové dokumenty a přirozeně i dokumenty personální.

Avšak dokumentem tak, je jej vidí EDMS může být i písemnost a spis. To však znamená, že oba systémy, jak spisové služba, tak i EDMS mají hodně společného. Pojďme tedy uvažovat dále a podrobněji specifikujme pojmy již použité.

Systém elektronické správy a archivace dokumentů EDMS společně se spisovou službou, souvisejícími organizačními, technickými, programovými a finančními prostředky, jakož i pracovníky tvoří základ informačního systému organizace, který pracuje s písemnostmi při naplnění zákonných jakož i interních norem.

Písemností se rozumí písemné, obrazové zvukové či jiné záznamy vzešlé z činnosti organizace nebo do organizace došlé. Písemnosti jsou tvořeny elektronickými dokumenty nebo dokumenty ve své původní papírové formě. Spisem jsou veškeré písemnosti vztahující se k jedné věci.

Charakteristika elektronických dokumentů
Dokumentem rozumíme elektronický nebo fyzický objekt, který tvoří písemnosti. Pro základní kategorizaci v systémech pro elektronickou správu a archivaci dokumentů lze dokumenty rozdělit například takto:

1. Papírový (příchozí/odchozí) dokument - dopis, žádost, podání, fax, vyjádření (takový dokument je pomocí skeneru převeden do elektronické podoby a následně uložen do elektronického archívu).

2. Elektronický dokument vytvořený uživatelem primárně v elektronické podobě např. v prostředí MS Office.

3. Dokument elektronické pošty (příchozí/odchozí).

4. Elektronicky přijatý nebo odeslaný fax.

5. Fotografie pořízená digitálním fotoaparátem nebo "papírová" fotografie či jiný grafický dokument převedený skenerem do elektronické podoby.

6. Digitální videosekvence.

7. Zvukový záznam převedený do digitální podoby.

8. Tisková sestava nebo výstup z jiného informačního systému např. výstup z ekonomického informačního systému (takovou sestavu není třeba již tisknout a následně skenovat - výstup lze směrovat přímo do archívu dokumentů).

Z hlediska práce s dokumenty pak dokumenty dělíme do 2 kategorií:

. Dokumenty statické (např. podání, které bylo doručeno na podatelnu organizace) - statický dokument je takový, který se již dále nemění.

. Dokumenty dynamické (např. návrh směrnice - k návrhu se vyjádří několik pracovníků, postupně vznikne více verzí, než bude odsouhlasena finální verze), které se již dále nebudou měnit a stanou se statickým dokumentem.

Závěrem z hlediska porovnání spisové služby a EDMS je, že spisová služba tvoří ucelený subsystém funkcionalit EDMS.

Důležité pro realizaci jak spisové služby tak EDMS je realizace. K tomu musí být splněno 6 základních principů řešení EDMS:

" Princip funkcionality a ekonomické efektivity.
" Princip systémové integrace.
" Princip podpory procesů.
" Princip ochrany investic.
" Princip zabezpečeného provozu a trvalé podpory.
" Princip úspěšné implementace.

Princip funkcionality a ekonomické efektivity
Základním principem řešení je princip optimalizace řešení z hlediska funkcionality a ekonomické efektivity. Je nepochybné, že řešení spisové služby/EDMS musí být koncipováno tak, aby splňovalo současné i budoucí potřeby organizací. Znamená to důkladně analyzovat známé současné i předpokládané budoucí potřeby, identifikovat kritické oblasti a úzká místa tak, aby bylo možné porovnat jednotlivé varianty řešení nejen z hlediska očekávaných přínosů, ale rovněž z hlediska vynaložených nákladů a výsledné návratnosti investic.

Princip systémové integrace
Princip systémové integrace znamená nasadit v organizaci pouze jeden centrální archiv dokumentů. V praxi se totiž stává, že organizace vedle svojí hlavní aplikace (např. ekonomický informační systém) nasazuje i různé dokumentově orientované aplikace (elektronická pošta, spisová služba, evidence norem apod.). Každá z těchto aplikací vytváří svůj vlastní archiv dokumentů, takže se běžný uživatel jen obtížně orientuje. Při návrhu spisové služby/EDMS musí být respektován princip jednotného archivu elektronických dokumentů.

Princip podpory procesů
Každodenní činnost organizace je založena na optimalizovaných procesech, které maximálně zefektivňují práci uživatelů. V praxi to znamená definování pracovních toků, což je ovšem založeno na sdílení a pohybu dokumentů mezi pracovníky organizace. Navíc musí být zajištěna možnost jednoduché změny pracovních toků, a to jak fyzicky, tak jejich podpory v dokumentově orientovaném informačním systému.

Ze zkušeností získaných při nasazování systémů spisové služby/EDMS, je zřejmé, že jsou signifikantní rozdíly mezi pracovními procesy založenými na toku papírových dokumentů a mezi procesy podporovanými tokem elektronických dokumentů. Tento fakt musí být při návrhu elektronického archivu dokumentů jednoznačně respektován.

Princip ochrany investic
Každá organizace již investovala do informačních technologií a komunikační infrastruktury. Jakákoliv další investice musí zajistit:

. Maximální využití stávajících investic do IT (HW, SW, sítě, investice do proškolení uživatelů).

. Budoucí ochranu investic učiněných v souvislosti se zavedením systému elektronické archivace dokumentů.

. Rozšíření stávajících informačních technologií tak, aby došlo k jejich dalšímu, kvalitativně vyššímu využití.

Návrh systému spisové služby/EDMS musí být koncipován tak, aby přímo zajišťoval ochranu již vynaložených investic.

Princip zabezpečeného provozu
spisové služby/EDMS je považován za strategický a za kritický pro chod organizace. Návrh systému spisové služby/EDMS musí zajistit:

. Spolehlivý provoz, dostupnost dokumentů a dostatečnou odolnost proti výpadkům.

. Dostatečnou záruku strategického rozvoje elektronického archívu - tzv. "mrtvý archív" je v konečném důsledku pouze plýtvání financemi.

. Trvalou účinnou podporu administrátora i uživatelů při provozu systému.

. Odpovídající záruky na provoz systému elektronické archivace dokumentů (HW, SW), dlouhodobou záruku na uložení dokumentů v elektronickém archivu.

Princip úspěšné implementace
Ze studií renomovaných výzkumných agentur (např. Gartner Group, Delloite & Touche, IDC) i ze zkušeností autora jednoznačně vyplývá, že kritickým faktorem pro úspěšnou implementaci jakéhokoliv informačního systému je:

. Vzájemný soulad přístupu, cílů a priorit dodavatele a zákazníka, vytvoření solidního a dlouhodobého partnerského vztahu mezi nimi.

. Vytvoření dostatečných a snadno dostupných disponibilních zdrojů (poradci pro implementaci, podpora ze strany vývojového oddělení nejlépe v ČR, nasazení a motivace pracovníků organizace, kde probíhá implementace).

. Kompetentnost poradců dodavatele pro implementaci spisové služby/EDMS.

Úspěšnou implementaci podle interních ukazatelů kvality lze pak definovat jako implementaci v předem dohodnutém termínu, podle rozpočtu a s dohodnutou funkcionalitou.

Pozn.: Autor článku pracuje ve společnosti IXOS SOFTWARE, která je jedním z předních dodavatelů produktů a řešení pro správu dokumentů.