Manažéri často pociťujú nedostatok informácií pre riadenie ľudských, materiálových a finančných zdrojov podniku. Ak nie je dostatočne mapovaný proces podnikových aktivít a navyše "dvorný" dodávateľ softvéru nie je schopný pružne reagovať, potom nastal čas na zmenu. Ale ako ďalej postupovať? Pre manažéra podniku je to často komplikovaná úloha. Možností je veľa. A nie každého hobby je počítačový svet.

Definícia požiadavkou
Najskôr je treba definovať vlastné očakávania od nového informačného systému (IS). Definovať, ktoré procesy podniku má pokryť. Tu môže pomôcť napríklad hrubé rozkreslenie si vnútropodnikových činností s napojením na svojich dodávateľov a odberateľov. Netreba zabudnúť napríklad ani na požiadavky riadenia údržby, kvality, či marketingu. Nevyhnutná je potreba elektronického obchodovania cez Internet, spravovanie dokumentov a podobne.

Ďalej je potrebné zamyslieť sa, či bude pri zavádzaní softvéru potrebný náročný "reeingineering" podnikových procesov a ľudí. Dobrý softvér tu môže pomôcť optimalizovať podnikové procesy. Naopak, ktoré zo zaužívaných logistických, výrobných procesov a činností nechcete meniť a mienite ich zachovať.

Kategorizovanie podniku
Dôležité je kategorizovanie si vlastného podniku. O aký typ podniku ide. Ak výrobný, s akým typom výroby. Ak obchodná spoločnosť, potom či je zameraná na distribúciu tovaru veľkoodberateľom, alebo má sieť vlastných malopredajní a podobne. Aký je podnik veľký. (Vo svete sa totiž investuje do informačného systému priemerne ročne 2-4% z obratu spoločnosti.) Aké sú špecifiká podniku. V logistike, spôsobe výroby, vzťahu k okoliu, v riadení ...

Pozor na skryté náklady
Takto vyzbrojení začneme so samotným výberom budúceho informačného systému. Pri softvére platí ešte viac ako pri známom príklade s topánkami, že najlacnejšie riešenie nemusí byť z dlhodobejšieho hľadiska najlepšie. Na podnikový softvér sa v žiadnom prípade nepozerajme ako na jednorázovú investíciu.

Želaním je vybrať informačný systém s väčšou životnosťou ako napríklad 5 rokov. Avšak, počas tohto obdobia celková investícia do údržby IS podniku bude oveľa väčšia ako jeho zriaďovacia cena.

Zriaďovacia cena obsahuje obyčajne licenčný poplatok aplikačného softvéru, cenu za hardvér, komunikácie a siete, cenu za základnú implementáciu. Ďalšia údržba hardvéru, databáz, ale najmä samotného softvéru býva veľmi drahá, pričom práve tu možno dosť ušetriť vhodným výberom aplikácie a jej hardvérovej platformy. Pri výbere softvéru a jeho dodávateľa je potrebné sa rámcovo rozhodnúť podľa ceny riešenia v celom spektre dodávateľov. Od miestnych najlacnejších, ale so zvýšeným rizikom úspechu implementácie, až po drahé, obyčajne zahraničné riešenia, avšak s rizikom reálnej návratnosti na ne vynaložených prostriedkov.

Dôležité je minimalizovať počet stabilných dodávateľov, ktorí budú schopní poskytovať kvalitné služby aj o niekoľko rokov. Zmena nekvalitného, nespoľahlivého dodávateľa, obyčajne, ako následok spôsobí zmenu IS. To je veľmi bolestivý a drahý proces.

Požiadavky na funkčnosť IS rastú v špirálovitej krivke.

Dnešné požiadavky manažérov na IS niekoľko násobne prevyšujú tie spred 5 rokov. Je preto potrebné orientovať sa na technológie s možnou perspektívou rozvoja. Ak sa tak o nestane, riešenie sa stane postupne zastaraným a spolu s vašim podnikom konkurencie neschopným.

Čím je výpočtové prostredie informačného systému technologicky jednoduchšie t.j. s minimálnym množstvom rôznych platforiem, tým sa ľahšie (lacnejšie) udržuje a je stabilnejšie ako celok. Éra distribuovaných databáz je preč. Dnes je trend umiestniť všetky údaje podniku na jedno miesto. Jeden server, jedna správa údajov a bezpečnosti. A najmä aktuálne informácie z rôznych odvetví činnosti podniku, informácií o dcérach, vzdialených obchodných zastúpeniach atď. V nadnárodných spoločnostiach sa dokonca čoraz častejšie presúvajú databázové servery do ich centrál.

Komunikácie sú totiž stále lacnejšie a stabilnejšie. Je dnes potreba vôbec vlastniť servery?

Budujte otvorený systém
V súčasnosti sa na IS ešte stále pozerá ako na čosi uzatvorené, fungujúce v priestoroch konkrétneho podniku. Avšak dobrý softvér by mal tiež umožniť obchodovať elektronicky. Podnikový informačný systém by mal byť vybudovaný tak, aby jeho údaje boli k dispozícii kedykoľvek a prostredníctvom Internetu kdekoľvek z ľubovolného PC zariadenia. Samozrejme po patričnej autorizácii.

Záleží tiež na ľuďoch
Výber, kúpu a zavedenie informačného systému podniku nemožno vôbec porovnať napríklad s obstaraním si drahého služobného auta. Je to totiž zložitý proces, ktorého úspech vo veľkej miere ovplyvní kvalita konkrétnych ľudí dodávateľa, ale aj schopnosti a motivácia vlastných zamestnancov podniku. Dnes je prepracovaných niekoľko metodík zavádzania IS, ktoré by mal dodávateľ zvládať. Vo všeobecnosti platí, že čím je základná implementácia kratšia, tým je pravdepodobnosť jej úspechu väčšia. Okrem iného znižuje sa tým aj frustrácia zamestnancov, budúcich používateľov softvéru.

Inak povedané aj vynikajúci softvér bez kvalitných ľudí stojacich za ním je bezcenná kopa jednotiek a núl.

Autor článku pracuje ako projektový manažér v HT Computers a.s., Bratislava, najväčšej slovenskej IT spoločnosti za posledné tri roky. Poskytuje komplexné služby, vyvíja vlastný úspešný ERP systém ESO/400 Software.