facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 6/2000

ACTIVA přešla na nový informační systém

-alt-


Společnost ACTIVA patří k předním distributorům kancelářských potřeb s několika pobočkami a celorepublikovým pokrytím. Firma se orientuje zejména na katalogový prodej a na obchodní řetězce, jako je např. Tesco, Makro nebo Carrefour.


Když počátkem roku 1999 bylo rozhodnuto nahradit dosluhující informační systém, nikdo netušil, že vítězem výběrového řízení bude v té době téměř neznámý český software Altus Vario.

Požadavky uživatele
Activa používala mnoho let ekonomický systém, který jí vyhovoval po obsahové stránce, ale který časem nebyl schopen zvládnout stále narůstající objem dat a počet uživatelů související s rozvojem firmy. A tak začalo hledání nového informačního systému.

Základní požadavky na IS byly zřejmé: Zachování prověřených rutinních pracovních postupů a přinejmenším udržení stávající efektivity práce. Vzhledem k používání MS Office a s ohledem na vývoj informačních technologií bylo stanoveno, že nový systém musí pracovat na platformě síťového operačního systému MS Windows NT. Integrace MS Office do informačního systému tak byla jen dalším logickým požadavkem.

Více než padesát uživatelů a objem dat přibližně 4 GB (za rok) jednoznačně určilo architekturu systému - klient/server. Další kritéria jako celková cena za licence a implementaci nebo možnost převodu dat byla podstatná, ale sekundární.

Výběr systému
Jednou z nejvýraznějších předností systému Altus Vario ve výběrovém řízení byla možnost detailně se seznámit s kompletním systémem. Přestože se jedná o systém modulární, bylo zákazníkovi možné již od prvních jednání ukázat celý systém v chodu včetně jednotlivých detailních činností. Mohly tak ihned začít diskuse nad nejožehavější částí každé větší implementace - přizpůsobení systému individuálním požadavkům zákazníka. Podařilo se tak výrazně zkrátit časově i finančně náročnou předimplementační analýzu. To nakonec rozhodlo, a tak začalo jednání o smlouvě s pražskou společností ALTUS Development s.r.o. V říjnu 1999 byla podepsána smlouva o dodávce systému ALTUS VARIO a ihned se začalo s přípravnými pracemi.

Slovo o dodavateli
Altus Development se od svého vzniku v roce 1995 orientoval na tvorbu aplikací založených na produktech společnosti Microsoft. Propojení systému Altus Vario s MS Office je takového rozsahu, že byl vytvořen zcela nový pohled na ovládání, design a možnosti ekonomických, obchodních a skladových systémů.

Průběh implementace
Již v průběhu výběrového řízení byly do nového systému převedeny data z původního SW, a tak se po ukončení výběrového řízení mohlo přistoupit ihned k úvodnímu školení uživatelů.

První, čeho si při úvodním školení uživatelé povšimli, bylo prakticky shodné uživatelské prostředí s MS Office. Právě znalost tohoto prostředí výrazně usnadnila školení uživatelů a zkrátila dobu potřebnou pro zvládnutí nového systému. Po seznámení se s možnostmi nového systému byly s vedoucími jednotlivých oddělení a jejich spolupracovníky stanoveny požadavky na doplnění funkcí a vlastností systému. Navržený způsob jejich realizace byl po odsouhlasení oběmi stranami během následujících dvou měsíců uveden v praxi.

V průběhu prosince, po necelých třech měsících od zahájení implementace, byl systém Altus Vario připraven k nasazení v reálném provozu. Dohodnutý termín ke spuštění nového systému, 5. leden 2000, se přiblížil. První lednové dny nebyly pro obě společnosti dny sváteční - odpočinkové. Nutnost převedení aktuálních dat, nastavení počátečních stavů účtů a skladů dali rychle zapomenout na oslavy silvestrovského večera.

Obavy z problémů při zahájení provozu nového systému se však ukázaly být liché. Obrovský kus práce, kterou zaměstnanci obou společností v předchozích třech měsících odvedli se vyplatila.

Skutečnost, že změna informačního systému se neprojevila žádným výpadkem v chodu firmy, byla později vedením společnosti ACTIVA oceněna jako nejvýraznější rys celé implementace. Počátkem ledna tomu napomohla také nepřetržitá přítomnost zástupců dodavatele, kteří v prvních dnech pomáhali jednotlivým uživatelům přímo na jejich pracovišti zvládat nový systém.

Pět měsíců poté
Dnes je zřejmé, že cílů stanovených na počátku bylo dosaženo. Zjednodušily se a zprůhlednily informační toky, odstranily se duplicity při pořizování dat a zejména jsou zajištěny rychlé reakce na požadavky zákazníků. Mezi hlavní přínosy nového systému také patří nový objednávkový systém a tvorba cen.

Těsné propojení nového IS s produkty MS Office umožňuje managementu získávat prakticky v reálném čase všechny požadované informace o stavu a činnosti firmy. Tyto výstupy je snadné dále upravovat či vytvářet zcela nové.

Možnost tvorby doplňků (tzv. Access Add-Ins) a veřejně publikovaná dokumentace objektové knihovny funkcí jádra systému a datové struktury garantuje, že nový systém bude možné rychle přizpůsobit novým požadavkům, které mohou v činnosti firmy ACTIVA kdykoli nastat.

Plány do budoucna
Pravděpodobně ještě letos bude realizováno on line propojení s řadou poboček. Volba padne téměř jistě na v praxi ověřený MS Terminal Server. Použije-li společnost ACTIVA v budoucnu systém čárových kódů, který je v IS Altus Vario integrován, se teprve zvažuje. Ke spuštění se připravuje elektronický obchod a požadavek zní - propojit jej s IS. Na využití, zejména v obchodním styku se zákazníkem čekají ještě další, dosud nevyužívané, funkce systému Altus Vario.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.