Podstatnou komponentou řešení manažerského nástroje pro reporting je centrální datové úložiště – datový sklad. Tvoří klíčovou datovou komponentu architektonického návrhu a je základní vrstvou systémové architektury celého řešení. Datový sklad slouží jako jeden z hlavních datových zdrojů pro reportovací nástroj a je plněn ze všech datových zdrojů firmy, které mají poskytovat data pro analytické a reportovací úlohy.

Datový model takovéhoto skladu je optimalizovaný pro konkrétní využití. Na rozdíl od provozních systémů je schéma přizpůsobeno typu informací, které jsou v datovém skladu uloženy. To umožňuje vyhledávání vztahů a souvislostí. Informace jsou dále v datovém skladu integrovány ve smyslu sjednocení formátů, měrných jednotek, odstranění duplicit, apod. Datový sklad obsahuje kompletní historii údajů a umožňuje tak analyzovat vývoj údajů v čase.

Další důležitou komponentou uceleného řešení manažerského nástroje pro reporting je oblast ETL (Extract, Transform and Load). Vrstva ETL zajišťuje komunikaci s okolím datového skladu, plnění datového skladu daty extrahovanými z primárních systémů a zároveň transformace datových struktur a business pravidel – tím předpřipravuje data pro následné analýzy v reportovacím nástroji. Důvodem a cílem nasazení ETL nástroje je plně automatizovaný provoz datového skladu a reportovacího nástroje s maximální eliminací ruční práce při přípravě dat.

Základní komponentou uceleného řešení je pak vlastní business intelligence. Zpravidla se jedná o sadu nástrojů pokrývajících jednotlivé dílčí potřeby manažerského rozhodování:

• Analytický server. Škálovatelný BI server, který poskytuje centralizovaný mechanismus přístupu k údajům, jejich agregacím a výpočtům. Umožňuje tvorbu logického business modelu pro různé fyzické datové zdroje. Zajišťuje vysokou škálovatelnost, spolehlivost a rychlý přístup k informacím prostřednictvím cachování dat.
• Ad-hoc analýzy. Nástroj poskytuje koncovému uživateli možnosti provádění dotazů ad-hoc v čistě webové architektuře. Uživatelé pracují s logickým zobrazením informací, přičemž složitost datových struktur je před nimi naprosto skrytá, a mohou tak snadno vytvářet grafy, kontingenční tabulky a sestavy, které jsou všechny plně interaktivní, lze na nich používat přechod na nižší úrovně dat a lze je ukládat, sdílet, modifikovat, formátovat nebo vkládat do interaktivních panelů.
• Sestavy reportů. Portálové řešení sdružující více reportů (grafů, tabulek) na jedné ploše pro ucelený přístup k informacím. Jsou personalizované podle role a identity uživatele.
• Tisk a publikace. Nástroj umožňující tisk, export a automatické rozesílání a publikaci reportů.
• Proaktivní monitorování. Proaktivní monitorování podmínek (plnění/neplnění klíčových ukazatelů) a rozesílání upozornění zvolenými kanály – e-mail, SMS, pop-up, atd.
• Integrace s kancelářskými aplikacemi. Nástroj musí zajistit uživatelům rychlý a snadný přístup k informacím přes kancelářské aplikace a další analýzu informací v těchto nástrojích.

Nasazení manažerského nástroje pro reporting s sebou nese jistá úskalí. Ta se týkají volby technologie a implementátora, nastavených očekávání od řešení a požadované součinnosti.

Volba technologie a implementátora

Při volbě technologie manažerských nástrojů pro reporting obvykle zákazník volí mezi rozšířením stávajícího ekonomického systému o modul reportingu a nasazením zcela nového.

Nasazení reportovacího modulu v rámci stávajícího informačního systému se jeví jako jednodušší a potažmo levnější. Je však třeba srovnávat srovnatelné a dát pozor mimo jiné na funkční omezení takového reportingu. Zdrojem dat pro reporting je totiž pouze daný informační systém, a datová základna pro manažerské rozhodování je tak velmi omezená. Pokud každý z firemních informačních systémů má své vlastní reporty, tyto pak nelze snadno vzájemně propojit a rozhodovat nad sdílenými informacemi. Zákazník tedy musí vyžadovat dodržení výše uvedené koncepční architektury se zahrnutím datového skladu a integračního (ETL) nástroje.

Dále je nutné vybírat dlouhodobě podporované řešení, které je výrobcem nadále rozvíjeno – tím je zajištěno dodávání nových funkcí odpovídajících zvyšujícím se business potřebám. Kvůli možné budoucí rozšiřitelnosti (např. o úlohy typu planning, budgeting, finanční konsolidace) je vhodné volit řešení postavené na IT standardech se zárukou dlouhodobé podpory. Implementací standardizovaného řešení zůstává know-how u zákazníka a eliminuje se závislost na implementátorovi.

Reportingové řešení postavené mimo stávající informační systém oproti tomu umožňuje napojení heterogenních datových zdrojů a manažerské rozhodování je tak podporováno analýzou informací pocházejících z různých informačních systémů, databází, externích datových zdrojů a souborů. Nevýhodou zcela nového nástroje je zpravidla neznalost nové platformy (školení administrátorů, řešení zálohování, atd.) a u zákazníka „nezavedený“ implementátor. Při výběru vhodného řešení je třeba dbát na doložení relevantních referencí zvolené technologie a implementační společnosti. Například referenční návštěva může odhalit spoustu skrytých úskalí, jako třeba nedostatečně rozvinutou aplikaci, dlouhou dobu implementace, malou zkušenost s business oblastí působnosti zákazníka, nezastupitelnost členů realizačního týmu, atd. Výběr implementačního partnera také usnadní doložení odborných certifikací jednotlivých členů realizačního týmu či požadavek na produktovou specializaci implementační společnosti. Všichni hlavní dodavatelé informačních systémů mají zavedený proces, který po doložení náročných obchodních a kompetenčních kritérií vede k získání statusu specializovaného partnera pro konkrétní produkty. Takováto specializace na konkrétní produkt je pak zárukou náležitě vzdělaného realizačního týmu s praktickou zkušeností na jiných zakázkách.

Nastavení očekávání

Před začátkem implementace reportovacího nástroje je třeba náležitě nastavit očekávání koncových uživatelů / manažerů od nového informačního systému. Výsledky nasazení nástrojů BI se nedostaví automaticky po dokončení prvotního implementačního projektu. Prvotní projekt tradičně cílí zejména na zpřístupnění nástrojů pro reporting. Využívání BI ve společnosti je dlouhodobý proces. Rozvoj BI je tak zpravidla realizován v iteracích. Iterativní přístup, který zohledňuje postupné dozrávání představ a schopnosti firmy využít svá data, umožňuje upravovat prostředí BI s ohledem na změny v obchodních a strategických záměrech.

Je žádoucí koncovým uživatelům osvětlit základní principy používání nástrojů business inteligence, a kdy budou mít nástroje k dispozici pro daný typ činnosti: reportování, analýzy, optimalizace.

Při reportování se sestavují přehledy nad daty a informacemi, které popisují minulý a současný stav a nacházejí se ve zdrojových informačních systémech společnosti. Jde o prohlížení dat, která jsou korektní, jsou zobrazena ve správném čase, správném kontextu a správným lidem. Pokročilé nástroje umožňují uživatelům dynamický přístup k těmto datům. Uživatelé mohou samostatně tvořit reporty, zobrazovat detail nebo tvořit vlastní pohledy na připravená data.

Analytická činnost cílí na informace, které nejsou přímočaře dostupné pouhým zobrazením. Hledají se souvislosti mezi daty a informacemi. Jde například o identifikaci příčinného vztahu mezi chováním zákazníků (nákupní košík) a geografickou alokací provozovny (vzdálenost ke konkurenčním prodejnám), nebo o zkoumání příčin nízké profitability v daném segmentu podnikání, nebo analyzování efektivity jednotlivých variant výrobního procesu.

Optimalizační aktivity pak obnášejí nalezení efektivní kombinace parametrů podnikání. Prostředkem k tomu může být například odhad trendu na základě minulého vývoje, simulace vývoje obchodního/výrobního plánu při změnách dílčích parametrů, velikost a hustota poboček v daném regionu podle sociodemografické struktury obyvatelstva a podobně.

Požadovaná součinnost

Aby manažerské nástroje pro reporting byly aktivně využívány a přinášely žádoucí zvýšení efektivity chodu firmy a snížení nákladů, je třeba se aktivně zapojit do procesu implementace business intelligence. Součinnost zákazníka je nutnou podmínkou.

Nejlepší představu o tom, jakou strukturu by měly mít reporty, sestavy a analýzy, mají koncoví uživatelé a management zákazníka. Prvním bodem požadované součinnosti je tedy odpovědnost za odborné a business know-how. Je třeba, aby byl zákazník připraven na projekt implementace business intelligence a byl schopen předat implementátorovi zadání – své požadavky a představy. To se promítne také do spolupráce při definici akceptačních kritérií, testovacího plánu a testovacích případů.

Z pozice smluvního vztahu s dodavateli ostatních informačních systémů, které mají být zdrojovými systémy pro nový datový sklad, je třeba zajistit komunikaci s dodavateli ostatních informačních systémů, spolupracovat na vývoji datových extraktů z informačních systémů a zajistit požadovanou kvalitu dat pro zpracování v datovém skladu.

Předání nového systému do produkčního provozu předchází fáze uživatelských akceptačních testů (UAT). Pro toto testování je třeba zajistit dostatečnou součinnost přímo koncových uživatelů, aby byl zajištěn soulad prvotních představ s vytvořeným řešením a potažmo spokojenost s dodaným manažerským nástrojem pro reporting.

Tomáš Niederle
Autor působí jako obchodní ředitel společnosti Neit Consulting.