Základem jsou reporty

Reporty nás provázejí po celý život počínaje rodným listem přes všemožná vysvědčení na různých stupních školských institucí, výplatní pásky až po úmrtní list. Pro tvorbu, správu a doručování BI reportů slouží uživatelům na platformě Microsoft Reporting Services, které jsou součástí SQL Serveru.
Dobrým příkladem pravidelných reportů ze skutečného života o tom, jak se daří či nedaří, jsou právě vysvědčení. Obsahují souhrnnou informaci o tom, jak se poslední rok dařilo v různých odvětvích, tedy od tělesné výchovy až po výchovu hudební. Ve světě byznysu bychom mohli vyměnit školní předměty za různá jiná měřítka, jako jsou příjmy, výdaje, počty spokojených zákazníků, počty prodaných kusů nebo produktů. Interpretace známek na vysvědčení je relativně jednoduchá. Pokud jsme se dobře učili, budou tam jedničky. Pokud se nám vyloženě nedařilo, bude na vysvědčení nějaká ta pětka. Při interpretaci čísel z byznysu to může být složitější. Kolik spokojených zákazníků je ještě dobré číslo, a kolik už je na pováženou? Člověk znalý svého oboru by na podobnou otázku určitě dokázal snadno odpovědět. Jak ale předat informaci uživateli tak, aby nad její interpretací nemusel dlouho přemýšlet a přitom byla zřejmá na první pohled? Nástroje BI umožňují vizualizaci pomocí tzv. KPI (key performance indicator). Jedná se o srovnání skutečné hodnoty s optimem a její grafické vyjádření podobně jako na semaforu pomocí barev. Zelená znamená, že je vše v naprostém pořádku, žlutá upozorňuje na ne zcela naplněná očekávání, červená pak signalizuje skutečný problém.

Ani na vysvědčení nemusí být samotná informace o aktuálním stavu plně vypovídající. Řekněme, že jsme dostali trojku z češtiny. Nabízí se otázka: co jsme měli na vysvědčení loni? Potom musíme dohledat vysvědčení z loňského roku a požadovanou informaci zjistit. Jak je to v byznysu? KPI indikátory kromě zobrazení aktuálního stavu umožňují také jednoduše sledovat vývoj v čase označovaný jako trend. Z jeho symbolického znázornění formou tendenčních šipek na první pohled zjistíme, jestli se u daného ukazatele jedná o pokles, nárůst, nebo udržení stavu na předchozí úrovni. V případě, že potřebujeme znát delší historii, je možné časový vývoj vykreslit formou grafu.

Jak poznáme v reportu, zda jsme jen prospěli, nebo prospěli s vyznamenáním? Kromě několikastavových KPI se dá informace o celkovém fungování byznysu vykreslit grafickou formou podobně jako na teploměru nebo tachometru. Je potom okamžitě vidět, na kolik procent nám byznys „šlape“.
Data se dají v reportu zobrazovat ve formě klasických i souhrnných tabulek s interaktivními prvky. Na první pohled může uživatel vidět pouze souhrny o prodejích za jednotlivá čtvrtletí. Jakmile si všimne, že ve třetím čtvrtletí je potenciální problém, má k dispozici kouzelné tlačítko „plus“, kterým si odkryje další podrobnosti. Případné kliknutí na číslo čtvrtletí může uživatele přesměrovat na další report s detailnějšími informacemi, například na úrovni měsíců či jednotlivých dnů. Kromě výše zmiňovaných údajů mohou reporty obsahovat matice, obrázky, analytické mapy, datové čáry a minigrafy. Reporty velice často využívají parametry, aby uživatel mohl lépe zaměřit svůj dotaz a získal požadovanou informaci, jedním parametrizovaným reportem je přitom možné pokrýt širokou škálu běžných uživatelských potřeb.

K hotovým reportům může uživatel přistupovat přes internetový prohlížeč díky webovému rozhraní Report Manageru nebo mohou být publikovány do dokumentové knihovny na SharePoint Server. Samozřejmostí je export do nejrůznějších formátů, jako například XLS, PDF, CSV nebo HTML. Reporty mohou být také doručovány formou automatického předplatného do e-mailové schránky, podobně jako váš oblíbený časopis do schránky poštovní. Alternativou je ukládání reportu ve zvoleném formátu do sdílené složky, například pro účely archivace. Příklad hotového reportu s manažerským dashboardem prodejny vidíte na obrázku 1.

Obr. 1

Kde předpřipravené reporty nestačí

I když reporty dokáží pokrýt většinu uživatelských potřeb, občas je potřeba pohled z trochu jiného úhlu, než nabízí vývojářem definovaný report. V takovém případě můžeme sáhnout po dalším nástroji a pustit se do hlubší analýzy. Pohledy z nejrůznějších perspektiv dokáží poskytnout datové kostky – datové struktury určené pro analýzu typicky modelované nad datovým skladem (OLAP je zkratkou z anglických slov on-line analytical processing). Obsahují měřítka (číselné ukazatele byznysu) a dimenze, které se svými atributy dávají měřítkům význam. Atributy v dimenzích jsou typicky uspořádané do hierarchií pro navigaci z širšího pohledu na detailnější. Příkladem dimenzí mohou být například Čas, Produkt, Geografie či Zákazník. Atributy dimenze produkt mohou být například Název produktu, jeho Kategorie nebo Barva. Příkladem hierarchie v dimenzi produkt může být uspořádání Název kategorie – Produkt.

Jak se v takovémto multidimenzionálním prostředí pohybovat? Pro získání požadovaného pohledu na data můžete použít pivotování kontingenčními tabulkami v aplikaci Excel. Stačí vědět, že měřítka patří do datových položek, položky dimenzí do záhlaví sloupců, či řádků, položky pro filtrování do oblasti report filtru a analýza je na světě. Pokud nestačí samotná tabulka, můžeme ji jednoduše doplnit i kontingenčním grafem. Některé klientské aplikace včetně Excelu podporují i přímou vizualizaci KPI indikátorů. Tím ale možnosti analýzy zdaleka nekončí. Pokud datová kostka obsahuje definici tzv. akcí, může uživatel přímo z klientské aplikace zavolat například report uložený na serveru nebo vyvolat třeba domovskou stránku zákazníka.
Co dělat v případě, když se vám zobrazované hodnoty získané při analýze z nějakého důvodu nelíbí a chtěli byste je optimalizovat? Například potřebujete upravit plán na základě nově získaných informací. Do OLAP datových kostek se dá zapisovat přímo z klientských aplikací, protože datové kostky umožňují tzv. writeback, který slouží právě k tomuto účelu. Pokud klientská aplikace tuto funkčnost podporuje, stačí přepsat data přímo v kontingenční tabulce, přepočítat je, a pokud jste spokojeni s výsledkem, můžete změny „vypublikovat“ na analytický server.

Pokud vlastníte MS Excel 2010, můžete si stáhnout doplněk PowerPivot. PowerPivot je samoobslužný nástroj pro BI. Obsahuje nástroje umožňující slučování dat z různých zdrojů, čištění dat pro zajištění jejich kvality, tvorbu logických vazeb mezi daty a také nástroje pro tvorbu reportů formou kontingenčních tabulek a grafů. To vše se dá provádět v prostředí Excelu, jako je vidět na obrázku 2.

Obr. 2

Veškeré výpočty probíhají přímo v operační paměti a odpadá zde omezení Excelu na milion řádků v tabulce. Jediným omezením je velikost operační paměti. Excelový soubor potom můžete publikovat na SharePoint Server a o svoji analýzu se podělit s ostatními, kteří mohou k reportům vytvořeným v PowerPivotu přistupovat přímo z internetového prohlížeče.

Pokud potřebujete data podrobit náročné statistické analýze, SQL Server obsahuje nástroje pro dolování dat (data mining). Mezi jeho typické aplikace patří například předvídání budoucího vývoje, efektivnější zacílení reklamy na správnou cílovou skupinu, segmentace zákazníků nebo odhalování pojistných podvodů. Pro prohlížení výsledků data miningu můžeme použít klientské aplikace v balíku Office (Excel a Visio) nebo je zapracovat například do reportu.

Závěrem

Uživatelské nástroje business intelligence poskytují v jasné a srozumitelné podobě informace, které se získávají složitým procesem ze surových dat. Jsou tlumočníkem mezi moderními technologiemi a informacemi, kterým rozumí úplně každý. Bez těchto nástrojů by svět BI nemohl existovat.

Jiří Neoral
Autor je konzultantem business intelligence ve společnosti BI Experts.