Proč tomu tak je a proč mají řešení performance management tak výraznou úlohu právě v časech špatných? Než odpovím na tuto otázku, sumarizujme nejdříve, co jsou klíčové faktory úspěchu managementu v období recese. V zásadě se jedná o následující čtyři faktory:

Faktor 1: Neustále se měnící podmínky

Z hlediska podnikového řízení už nevystačíme s jedním fixním plánem, ale do popředí se dostávají metody jako kontinuální plánování (přeplánování a úprava plánu kdykoli), forecasting (aktualizace plánu nebo automatická prognóza na základě trendů), inkrementální metody plánu (úprava plánu paušálně o procento, hodnotu nebo rozpouštění plánových hodnot na nižší úrovně, kopírování hodnot aj.). Vzhledem ke změnám vstupních parametrů plánu je nutné je modelovat a tvořit různé varianty předpovědí nebo simulací. Pokud patříte ke společnostem, které plánují tři až šest měsíců, je nejvyšší čas tyto návyky změnit, můžete si být jisti, že recese na vás nepočká.

Schematické znázornění performance managementu (zdroj: materiály Infor)

Faktor 2: Odpovědnost a průhlednost

Jestli se máte právě teď kvalitně, rychle a správně rozhodnout, jistě je vaším cílem tak učinit na základě kvalitních, úplných, strukturovaných a věrohodných informací tzv. jediné verze pravdy, jak se v odvětví performance management často glosuje. Ve špatných časech už není prostor na hledání informací, jejich konsolidaci, kontrolu, přípravu a tvorbu požadovaného výstupu. Není neobvyklé, že se velmi často objevují úkoly pro controlling ve smyslu připravit report srovnání skutečnosti a tříměsíčního aktualizovaného forecastu za určitý segment produktů, segment trhu, a to ve třech variantách dle vývoje měnového kurzu, to vše za pět minut pro manažera před klíčovou poradou. Své si samozřejmě žádá i plánování ve smyslu řízení plánovacího procesu ve smyslu jeho zrychlení, zefektivnění při zvýšení variantnosti a četnosti předpovědí.

Faktor 3: Efektivita a řízení nákladů

Slovo náklady v období recese slyšíme ze všech stran a některé firmy jsou šetřením nákladů zcela posedlé, bohužel zejména „klíčovými“ náklady, jako jsou kancelářské potřeby, občerstvení, cestovné apod. Náklady jsou ale nástrojem pro zvyšování výnosů, paušální „osekávání“ nákladů tak může vést ke zbytečnému zastavení rozvoje firmy. Performance management řešení naopak dávají důraz na cílené řízení nákladů, tj. zaměřovat se neustále na to podstatné a jakýmkoli opatřením tak dosahovat relevantních efektů. Podpora cíleného řízení nákladů je ve standardních nebo sofistikovaných analýzách ve formě business data miningu. Náklady jsou samozřejmě ostře sledovanou veličinou, která se v období recese také může velmi pružně měnit na základě vstupních parametrů či vývoje trhu, což klade opět nemalé nároky na plány a modelování.

Faktor 4: Efektivní rozhodování

Pokud jsme zvládli předchozí tři faktory, zbývá jen z nich patřičně těžit. Znamená to mít k dispozici komplexní informace v souvislostech v podobě ucelených reportů (scorecards, dashboards) a v případě potřeby být z těchto reportů okamžitě navigován na vysvětlení nepříznivého vývoje daného ukazatele. Dostávají se ke slovu grafy, grafiky (tachometry, tubusy, šipky apod.), ale také nečíselné informace jako komentáře či odkazy na dokumenty. Pokud nestačí připravená sada reportů, je možné analyzovat údaje dle aktuální potřeby pomocí bohaté výbavy nástrojů performance management.
Na výše zmíněné faktory je třeba reagovat nejen na manažerské úrovni, ale také v úrovni podpory manažerů. Řešení na bázi performance management přináší zejména v obdobích recesí a finančních krizí významnou podporu, a to v následujících oblastech:

• zvyšují znalost situace – bez znalosti aktuální situace v podniku není možné realizovat kvalitní manažerské rozhodnutí,
• odkrývají těžiště zisků – výrazným způsobem ulehčují znalost rentabilních, ale také nerentabilních oblastí a dávají tak podklady pro optimalizaci portfolia výrobků, zákazníků, dodavatelů, segmentů apod.,
• odkrývají vznik nákladů – zajímavé zisky, respektive marže nejsou leckdy jen otázkou výnosů, ale v řadě případů především řízení nákladové stránky podnikání,
• varují při negativním vývoji – grafika a strukturované informace, komentáře slouží pro upozornění na negativní vývoj v oblasti výnosů, nákladů i v oblasti aktiv a pasiv tak, aby mohly být problémy řešeny dříve,
• zrychlují manažerské a controllingové procesy – reporting, finanční konsolidace, plánování, forecasting, analýzy, to vše je třeba v období recese výrazně urychlit i při nárůstu četnosti těchto činností,
• rozšiřují pohled na podnik – rozhodovat lze pouze v souvislostech, tj. mít informace o prodejích, marketingu, trhu, financích i HR na jednom reportu je bezpochyby účinná podpora.

Management podniků v období recese je jistě zajímavou výzvou pro všechny manažery, a zejména jedinečnou příležitostí, jak zlepšovat, optimalizovat a zajistit tak podniku lepší zítřky. Řešení performance management mohou v těchto nelehkých úkolech zásadně podpořit, napovědět i inspirovat. V každém případě není možné v období recese čekat, co se stane, ale naopak se snažit budoucnost ovlivnit. Ekonomické přežití, jak moudře a vtipně řekl W. Edwards Deming, není povinné.

Autor je obchodním manažerem pro oblast perfomance management ve společnosti Infor.