Rychlá reakce na změny

Není tomu ani rok, kdy jsme připravovali dlouhodobé plány, počítali jsme s neustálým růstem a všechny naše propočty „business case“ byly založeny na výnosech. Dnes si málokdo dovolí odhadovat vývoj obchodu v delším období. Je zapotřebí přijímat operativněji taktická rozhodnutí a většina z nich směřuje k úsporám.
Tyto úspory lze provést často několika způsoby. Jeden z nich, a bohužel i velmi častý, je zrušení zaměstnaneckých benefitů, odebrání dostupných nápojů v kuchyňkách nebo škrtnutí plánovaných výdajů na školení. Taková rozhodnutí mohou dělat manažeři i bez informační podpory. Získají tak viditelné a snadno dosažitelné efekty.
Povede ale tato cesta k lepším ekonomickým výsledkům firmy? Pravděpodobně ne. Rozhodování o optimalizaci nákladů lze dělat daleko účelněji. Pomocí skutečných informací, modelování nabídky a poptávky a dalších nástrojů lze efektivně řídit dodavatelské řetězce, optimalizovat výrobní program i skladové zásoby. Taková rozhodnutí sice vyžadují více úsilí a odpovědnosti, mohou ale ušetřit řádově větší prostředky.
K provedení kvalifikovaných rozhodnutí zmiňovaných v předchozích odstavcích je většinou zapotřebí získat poměrně velké množství informací. Manažeři se nyní musí daleko více zajímat, jaké mají k dispozici informace, jak jsou tyto informace získávány a jak je případně mohou využít pro další rozvoj firmy.
Je velmi důležité, aby manažer netrávil většinu svého pracovního produktivního času hledáním potřebných informací, ale spíše snahou pochopit jejich význam a případnou aplikací na situaci ve firmě a jejím okolí. Mezi nejdůležitější změny, které se v posledním roce udály, můžeme řadit změnu priorit sledovaných informací, důraz na co možná největší aktuálnost dat při zachování stávající kvality informací.

Jaký manažer bude úspěšný

Současná světová ekonomika prochází zásadní proměnou. Dochází k přesunu od strategických zdrojů industriální společnosti ke zdrojům znalostní společnosti, za které se považují právě informace, vědomosti a kreativita. Všechny tyto faktory jsou vázány na osobnosti. Lidský faktor je považován za klíčový předpoklad úspěšného fungování společnosti.

Úspěšní manažeři budou:

• manažeři kreativní, kteří dokážou nalézt netradiční postupy v řízení společnosti,
• manažeři, kteří se dokážou rychle rozhodovat,
• manažeři, kteří mají dostatek informací o fungování jejich společnosti, o situaci na trhu a o přáních jejich zákazníků.

Manažeři se nyní musí daleko více zajímat, jaké mají k dispozici informace a jak tyto informace využít ve prospěch firmy. Mnoho společností se dá v současnosti charakterizovat jako datově bohaté, ale informačně chudé. Bill Jensen ve své knize Simplicity: The New Competitive Advantage píše, že množství informací se zdvojnásobuje po každých 1 100 dnech, tedy zhruba po třech letech.
Nicméně čas, kterým člověk disponuje pro zpracování narůstajících informací, je stále stejný: 1 440 minut denně. Hrozí proto, že přestaneme vnímat, co je skutečně důležité, a zvyšujeme také riziko spojené s rozhodováním na základě nesprávných informací.

Manažerský informační systém

Dříve jsme považovali za nejsledovanější hodnoty v manažerských informačních systémech plnění plánovaného růstu, růst profitability firmy, ukazatele bonusového systému, tržního podílu a další. Je zřejmé, že ukazatele podobného charakteru je vhodné a potěšující sledovat spíše v době ekonomického růstu než v současné době ekonomické krize. Tato má svůj dopad i na sledované veličiny v manažerských informačních systémech.
V mnoha systémech mají nyní prioritu hodnoty typu vytíženost zaměstnanců, plánovaný a poptávaný objem výroby v krátkodobém horizontu, aktuální a predikované cash flow a počet a kvalita pohledávek. Změna sledovaných veličin je pochopitelná, důležité ale je, aby byl systém na tuto změnu připraven. Mnoho firem se nyní dostává do problémů, neboť jejich systémy nikdy nepočítaly s velkými změnami sledovaných veličin a nejsou schopné poskytnout požadované výstupy.
Tato situace není zcela optimální, protože následné úpravy systému a jeho přenastavení často trvají neúměrně dlouhou dobu, což může zapříčinit neschopnost managementu řídit firmu jako celek. Proto je velmi dobré se již při návrhu manažerského informačního systému neomezovat pouze na aktuální potřeby podniku, ale mít na mysli, že situace se může poměrně radikálně změnit a se změnou přijde i potřeba akutního sledování typově jiných ukazatelů.
V oblasti manažerských informačních systémů můžeme pozorovat i posun v klasickém trojúhelníku kvality, rychlosti a úplnosti dodávaných informací. V případě stabilního ekonomického prostředí bylo možné velmi často pozorovat například různé dohody o ručním rozdělení obchodu v systémech, aby byl bonus vyplacen více manažerům, nebo dohody o přesunech obchodů mezi obdobími.
Často nebyl vyvíjen dostatečný tlak na rychlost dodávaných informací, neboť všichni tušili, že se firmě daří, a jedinou otázkou bylo jak dobře. Spíše se upřednostňovala úplnost informací a kvalita. Jednou reportovaná data by se již nikdy neměla měnit.

Dnes mají manažeři jiné priority

V současnosti jsou priority odlišné. Není možné čekat na ruční úpravy a případné dohady o výsledné podobě dat. Díky zaměření se na operativní řízení se nyní preferuje rychlost dodaných informací i za cenu jejich neúplnosti. Zachování kvality poskytovaných informací ale zůstává klíčovým faktorem pro úspěšné rozhodování.
Bez úrovně kvality by se mohlo stát, že manažeři přestanou daným informacím rozumět a věřit a následně nebudou manažerský informační systém vůbec používat. Díky tomu se vrátí do stavu, že jim budou chybět potřebné informace pro rozhodování, což může být v současné době turbulentních změn pro firmu naprosto kritický faktor.
Manažerské informační systémy jsou jedním ze základních pilířů moderního managementu, založeného na skutečných faktech, a nikoliv na intuitivním rozhodování. Při vývoji těchto systémů je dobré vzít v potaz nejen potřeby aktuálního uživatele a jeho situace, ale sám konzultant manažerského informačního systému by měl přinést do tvorby systému takovou zkušenost a invenci, že bude systém použitelný i po výměně uživatelů nebo po obratu v ekonomickém vývoji společnosti a jejím okolí.

Pro úspěšnou tvorbu systému je třeba dodržet tři zásadní pravidla:

• orientace na data – data jsou tím nejcennějším, čím informační systémy disponují,
• orientace na uživatele – cílem je pokrýt odpovídajícím způsobem potřeby všech uživatelů tak, aby to bylo užitečné pro jejich práci,
• proces inspirace a učení – využívání postupů a technologií, jež umožní využít na patřičné úrovni aktivní zkušenosti uživatelů ve všech etapách vývoje.

Na druhou stranu hlavním nástrojem manažerského rozhodování byl, stále je a pravděpodobně také ještě dlouho bude člověk. Se svými schopnostmi, rozumem a intuicí, ale také se svými chybami a slabostmi.
Ať se firmy působící v oblasti MIS snaží sebevíc, lidský faktor se jim zatím nahradit nepodařilo a je zřejmé, že ani dlouho nepodaří. Sebelepší systém nedokáže zlepšit rozhodování špatného manažera. Dokáže být ale cenným společníkem pro kvalitního manažera.

Autoři pracují jako konzultanti ve společnosti Ness Czech.