Práce s nekvalitními daty předjímá jediné – nekvalitní výsledky. Firmy s nepřesnými informacemi chybně prognózují svůj vývoj, zbytečně navyšují náklady, zpomalují své rozhodování a v neposlední řadě riskují dobré vztahy se zákazníky, partnery i dodavateli. Kvalita dat je dána několika znaky, mezi které neodmyslitelně patří provázanost, dostupnost, bezchybnost a bezpečnost. Všechny jmenované atributy může podpořit vhodně vybraný a správně naimplementovaný komplexní ERP systém.

Provázanost

Data, která nejsou kontinuální, mohou Vaší firmě ublížit hlavně v procesní rovině: přibývají vícepráce, plýtvá se zdroji nebo opětovně chybí materiál. Pro zabezpečení kvalitního a provázaného datového základu jsou vhodné komplexní softwary, které zabraňují tvorbě duplicit. Bohužel ale není výjimkou, že firma používá řadu (různě starých) systémů. Ty mezi sebou nejsou propojeny a zaměřují se jen na dílčí agendy. Podnik je tak informačně rozdělen na řadu izolovaných ostrovů, z nichž každý sleduje svá data a především své cíle.

Dostupnost

Změna pracovních návyků, kdy lze s postupem moderních komunikačních technologií pracovní činnost vykonávat mimo kancelář, pootevřela dveře mobilním aplikacím, které kooperují s kmenovým ERP systémem. Jejich hlavním přínosem je všudypřítomná dostupnost dat, eliminace chyb při jejich předávání a časová úspora. To platí ve stejné míře pro malé i střední firmy. Naopak rizikem by mohla být ztráta mobilního zařízení, na kterém je uživatel trvale přihlášen. Aplikace, které jsou nadstavbou informačního systému s podrobně propracovanou strukturou přístupových práv, ale umí čelit i tomuto problému.

Bezchybnost

Kvalita dat není stálá, mění se. Mnohdy stačí, aby se zákazník přestěhoval nebo změnil banku. V tomto případě lze opět stavět na výhodách komplexních ERP systémů, u kterých stačí aktualizovat informace jedenkrát s tím, že se do ostatních formulářů samy propíší. Chybám v datech můžete zamezit i pevně zakotveným know-how. Deformování znalostí v důsledku špatného předávání informací je totiž zcela zbytečnou chybou, za kterou se neúměrně platí. Stejně jako evidenci obchodních případů lze tyto osvědčené struktury zaznamenávat a vést v ERP systému.

Bezpečnost

Informace a firemní know-how jsou mnohdy cennější než peníze, proto je důležité vybírat takového dodavatele informačního systému, který zajistí bezpečnost Vašich dat. Pokud informace chrání třívrstvá architektura, která je pro robustnější řešení trendem, mohou odpadnout obavy z jejich ztráty a poškození. Její výhodou je pružnější rozdělení výkonu mezi zařízení. Veškeré aplikace jsou uloženy v databázi a uživatelům jsou interpretovány pomocí aplikačního serveru a klienta. Pro menší firmy s méně citlivými daty jsou vhodná i cloudová řešení.

Vnitřní bezpečnost by měl v ideálním případě zajišťovat komplexní systém přístupových práv. Software totiž mohou současně využívat i stovky uživatelů s různorodými potřebami, čímž vzrůstá riziko chyb. Dle zaměření pracovní pozice je proto výhodné zajistit různé úrovně oprávnění, tzn. určit, kdo může data čistit, kdo aktualizovat a kdo je smí pouze prohlížet. Velkým nedostatkem zastaralých systémů bývá nedostatečné reflektování specifik oborů a pracovních rolí z nich vycházejících. Zcela jiné potřeby a požadavky totiž mají strojírenské firmy, potravináři, síťová odvětví (například vodárenství), obchodníci nebo poskytovatelé služeb. Proto ani nelze jednoznačně odpovědět na otázku, který typ dat je nejcennější. Dá se ale říct, že tmelicí prvek většiny organizací jsou ekonomická a obchodní data, která přímo souvisí s finančním zdravím podniku.

Martin Bubeníček Autor článku je obchodním ředitelem společnosti DC Concept a. s., která vyvíjí informační systém QI.