Digitální transformace se stala ústředním prvkem strategií téměř každé organizace, ať už velké, nebo malé. Používání digitálních technologií k automatizaci procesů se stalo středobodem pro získání strategických výhod. Jedna z jejich částí, využití virtuální pracovní síly, oblast Robotic Process Automation (RPA), hraje jednu z klíčo­vých rolí při rychlém a snadném dosažení mety automatizace lidské práce. Nástroje, které umožňují automatizaci pracovních činností a procesů, jako je robotický proces automatizace (RPA), se dostaly do popředí transformačních a IT projektů posledních několika let.

Automatizace však již dávno není pouze tématem pro jednoduché, opakující se úkony. Pokroky v nástrojích, umělé inteligenci dávají manažerům možnost automatizovat i mnohem komplexnější činnosti a procesy, které mohou plnohodnotně nahrazovat určitá povolání. Moderní technologie s sebou přináší nové možnosti pro zvyšování produktivity nebo snižování nákladů. Často se výhody robotické automatizace procesů (RPA) soustředí na úsporu nákladů a času, i když pro každé podnikání přináší mnohem více.

Pro firmy zavádějící tyto technologie znamenají možnost získat kompetitivní nebo finanční výhodu. Další výhodou implementace RPA s běžně dostupnými low-code platformami je, že nejsou potřeba žádné hluboké technické, programovací znalosti a žádné zásahy do architektury softwaru, který provozuje zákazník.

Tento článek pro vás může být návodem, jak úspěšně zavést RPA technologii u vás ve firmě.

V jednoduchosti je její síla: Softwarový robot na základě předem stanovené definice ovládá aplikace na PC a vykonává činnosti stejně jako běžný uživatel. Tajemství úspěšného využití virtuální síly, RPA, je automatizace vhodných úkolů a procesů. Významná část RPA přínosů spočívá v možnosti využít zaměstnance k hodnotnějšímu pracovnímu zatížení než k jednoduchým, opakujícím se úkolům. Běž­ně se používá k automatizaci úkolů, jako je zadávání dat, potvr­zo­vá­ní dat, převádění dat, reporting, třídění a správa e-mailů, činností související s zákaznickou podporou, apod. Virtuální pracovní sílu lze bez obav použít k automatizaci opakujících se úkolů. Software napo­do­bu­je činnosti, jako by je prováděl člověk – až po jednotlivé kliky.

RPA však není jen snížením pracovní zátěže vašich zaměstnanců. Zvyšuje kvalitu dat a procesů, snižuje, popř. eliminuje lidskou chybu, zvyšuje řízení a dodržování předpisů a může pomoci rychle zavést nové služby nebo procesy.

RPA se stává základem pro digitální transformaci, protože rychle a s nízkými náklady dosáhne mnoha organizací cíle bez rozsáhlých změn nebo úprav stávajících systémů. RPA nabízí jasně kvantifikovatelnou návratnost, typicky jen v řádu měsíců. Kromě toho poskytuje podporu pro další transformační technologie – jako je digitalizace dat a vytěžování, AI strojové učení, nebo další optimalizaci procesů pomocí Business Process Management nástroje.

Jak vybrat, které procesy je vhodné automatizovat?

Jak správně sbírat informace o realizaci jednotlivých procesů a mít tak správné podklady pro rozhodování o tom, které procesy by byly nejvhodnější k automatizaci? Pro každé úspěšné využití RPA nástroje existuje bohužel více příkladů s ohromujícími negativními výsledky, s nejasnou návratností investice nebo neúspěšnou implementací; pokud se zanedbá správná příprava a dojde ke špatnému výběru procesů k automatizaci. Pokud ve vaší firmě řešíte, jak zavést robotizaci, jak získávat strukturovaná data o reálném chodu procesů, fungování vašich poboček, oddělení a zaměstnanců, tak vám mohou být naše zkušenosti užitečnou inspirací.

Hledání potenciálu, takzvaně Process Discovery, začíná u zaměstnanců – pomocí otázek, dotazníkovým šetřením, analýzou na místě, měřením prováděných činností a sledováním jejich charakteru můžete dojít k odhalení vhodných činností. Často taková analýza může být zkreslená, pokud zaměstnanci nespolupracují.

Nebo využijete k tomu vhodný nástroj, využijete technologii robotic process mining, task mining. Task mining software přímo zazna­me­ná­vá, jak pracovník při zpraco­vá­ní úkolů prochází jedno­tli­vý­mi aplika­ce­mi, a vy tak máte objektivní data z reálného provozu; bez zkreslení, že by pracovníka sledoval konzultant, který by práci zazna­me­ná­val. Díky takové analýze jsme schopni poskytnout velmi detailní pohled, velkou granularitu dat až do úrovně konkrétního zaměstnance, konkrétního úkolu a např. obrazovky/​tlačítka v interním systému. Vy tak víte, jak se jednotlivé činností provádějí, jak dlouho trvají a jak často se opakují. Díky tomu získáte pohled i napříč týmy, divizemi a jste schopni bez obav stanovit prio­ri­ty pro robotizaci činností a také vyčíslit přesné úspory pro zavedení automatizace. Pro tyto účely doporučujeme využít tuzemský nástroj UltimateSuite, který Gartner označil ve svém reportu o Task Miningu za vzorovou ukázku ve své kategorii třídy softwaru.

Obr. 1: Task mining software přímo zaznamenává, jak pracovník při zpracování úkolů prochází jednotlivými aplikacemi a poskytuje tak objektivní data z reálného provozu.

Jak získat maximum z RPA nástrojů?

Po výběru vhodných činností si stanovte prio­ri­ty pro jejich automatizaci a ověřte business case. Před samotnou realizací je potřeba vytvořit dokumentaci popisující změny procesů, automatizované kroky a výslednou architekturu. Vyhnete se tak výběru špatně zvoleného procesu. Často je první volbou typicky výběr procesu, který lze snadno zautomatizovat, ale přináší jen málo nebo vůbec žádný dopad nebo přínos. Opačným příkladem je, že se organizace snaží automatizovat komplexní a složitý proces od začátku do konce, a selže.

Zapojte od samého začátku i IT oddělení. IT pomůže stanovit prio­ri­ty procesů, protože vědí, které systémy jsou stabilní a které se chystají upgradovat. IT tým má typicky podporu veškerého nasazení softwaru, zabezpečení a správu. Má zkušenosti se zaváděním podni­ko­vých technologií, které vám pomohou RPA dále úspěšně škálovat.

Připravte si také komunikační strategii, vysvětlujte změny a jejich přínos. Je vhodné prezentovat přesvědčivé případy použití, abyste nezklamali počáteční nadšení a získali zaměstnaneckou podporu. Pokud lidé začnou navrhovat další kandidáty na automatizaci, tak víte, že je vše na dobré cestě.

Vytvořte si také plán pro opakovanou kontrolu případných změn v podnikových aplikacích nebo revizi přínosů automatizace.

Na základě našich praktických zkušeností jsme sestavili doporučení, jak nejlépe zavádět RPA:

• Vytvořte inspirativní podnikovou vizi automatizace.
• Spočítejte pozitivní business case.
• Získejte sponzora z vedení. Ve firmě musí být o změnu zájem.
• Zapojte zainteresované oddělení, osoby od začátku projektu a získejte podporu zaměstnanců.
• Investujte včas do budování interních dovedností v analýze nebo realizaci.
• Nastavte procesy i pro údržbu automatizovaných činností.

Inspirací vám může být příklad zavedení automatizace do logistické společnosti.

Příklad nasazení inteligentní automatizace v logistické společnosti

V našem modelovém příkladu figuruje logistická firma, která zpracovává desítky tisíc přijatých nákupních faktur ročně. Faktury zpracovává ve svém ERP systému, přičemž se dříve účtovaly ručně. Část faktur přichází v listinné podobě, většina ale už e-mailem.

Před zavedením RPA účetní oddělení všechny faktury před zaúčtováním fyzicky kontrolovalo oproti schváleným objednávkám, podkladům k fakturaci. Následně docházelo k ručnímu zaúčtování v ekonomickém systému. Tento proces měl několik kritických míst:

• Časová náročnost manuálního skenování/importu obrazu faktury do informačního systému;
• Časová náročnost manuálního přepisu hlavičky a položek faktury do informačního systému;
• Chybovost při manuálním přepisu údajů z faktur do informačního systému;
• Pracnost s ukládáním faktur do centrálního archivu.

Jak v takovém případě probíhá implementace inteligentní automatizace

• V prvním kroku proběhne u fyzických faktur naskenování. Naskenované faktury jsou automaticky přeneseny do inteligentního vytěžovacích softwaru. Elektronické faktury z více dedikovaných e-mailových schránek automaticky, bez zásahu uživatelů, naimportuje vytěžovací systém s následným automatickým zpracováním.
• Systém v obou případech provede separaci, indexaci, úpravu obrazu pro vytěžení a samotné vytěžení požadovaných hodnot, včetně čísla objednávky s následnou automatickou kontrolou vůči datům v informačním systému. V případě, že byl některý z požadovaných údajů na faktuře špatně uvedený, systém zašle automaticky zprávu dodavateli. Všechny příchozí doklady jsou zároveň zaznamenány v aplikaci End-to-End Monitor pro detailní reporting, uživatelský přehled, audit stavu zpracování celého procesu příjmu faktur až po zaúčtování.
• Automaticky zpracované faktury jsou předány RPA nástroji pro zaúčtování faktur do informačního systému bez zásahu uživatelů. Faktury vyhodnocené jako chybové jsou připraveny k uživatelské verifikaci. Všechny příchozí faktury jsou v PDF formátu uloženy do zabezpečeného centrálního elektronického archivu pro budoucí uživatelsky jednoduché vyhledávání.
• Virtuální pracovní síla – softwarový robot, RPA nástroj následně vytěžené a případně uživatelsky verifikované faktury automatizovaně zaúčtuje do informačního systému. Robot pracuje s ERP systémem pod specifickým uživatelským účtem, přečte data ze zpracovaných faktur, zadá a zaúčtuje je do informačního systému, tak jak by to učinil uživatel. Zároveň zaznamená stav zpracování do databáze End-to-End Monitoru pro následný reporting nebo audit ve webovém rozhraní.

Shrnutí a přínosy uvedeného příkladu inteligentní automatizace

• Úspěšná implementace systému zrychlila proces zpracování měsíčního objemu faktur z týdnů na dny. Samotné zaúčtování faktury softwarovým robotem trvá do minuty.
• Po nasazení inteligentního zpracování se již více než 60 % příchozích faktur nemusí kontrolovat ani je nemusí zhlédnout lidé a automaticky se zaúčtují, v případě formální a legislativní správnosti a shody s objednávkou. V ostatních případech je potřeba faktury uživatelsky zkontrolovat z důvodu špatné kvality faktury nebo chyby Dodavatele. Uživatel kontroluje v průměru 2 pole z celkového počtu vytěžených údajů. Správně rozpoznaných polí ve fakturách je více než 85 %.
• Na předem definované chyby odesílá systém notifikace dodavatelům, aby opravili chyby na dokladech.
• Míra úspěšnosti zpracování závisí především na kvalitě příchozí faktury. Sofistikovaný systém kontrol zajišťuje, že i v případě dokladů s nízkou kvalitou neprojdou k zaúčtování sporné nebo chybné údaje, ale budou předloženy uživateli k ověření.
• Oproti stavu před implementací, pracnosti s příjmem faktur, jejich tiskem, kontrolou, archivací a zaúčtování klesl podíl ruční práce o 75 %.
• Nasazením řešení inteligentní automatizace došlo k výraznému zjednodušení dohledání informací v E2E Monitoru nebo v centrálním elektronickém archivu. Sdílení informací o fakturách v rámci společnosti šetří čas pracovníků s jejich vyhledáváním, kontrolou a archivací.
• Pro zobrazení faktur mohou uživatelé využívat i přímý odkaz na PDF fakturu z informačního systému.
• Automatizace a zavedení celého E2E řešení zabralo jen pár týdnů.

Michal Jäger Autor článku je CEO společnosti Process Point, která poskytuje zákazníkům řešení v oblasti inteligentní automatizace.