To může být, stejně jako složení typů lidí v organizaci, velmi pestré řešení. Vychází z praktického poznání, kdy manažera nelze děsit analytickými funkcemi, a naopak analytika neuspokojíte reportem s několika „budíky“. Důraz na rozmanitost BI vyplývá z požadavků organizací na podporu rozhodování a zvýšení informovanosti o výkonnosti napříč spektrem příjemců informací. Trendy v požadavcích na BI lze najít například ve studii od společnosti Aberdeen Group, kde jako hlavní byly identifikovány:

• větší využití možností BI koncovými uživateli
• zlepšení rychlosti přístupu na relevantní data
• přístup na data z více oblastí businessu

Jaká témata by měla BI pokrýt pro širokou podporu vaší organizace? Krátce si je představme.

Dashboarding

Dashboard (kokpit) je jednou z nejoblíbenějších forem reportingu pro zprostředkování souhrnných informací. Zpravidla jej používají manažeři. Dashboard je anglický název pro přístrojovou desku u automobilu a vychází také z její jednoduchosti. Obsahuje pouze nejpodstatnější informace, zpravidla ve formě „budíků“ nebo kontrolek. Na rozdíl od přístrojové desky v automobilu je ale počítačový dashboard velmi interaktivní a má široké možnosti grafických prvků pro zobrazení informací (tachometry, mapy, grafy, obrázky, ...). Navíc může sloužit nejen k náhledu na sumární informace, ale i k simulacím typu what-if.

Reporting

Pro dobrého manažera je důležité být informován o dění v podniku. Jedním z hlavních úkolů BI je tyto informace poskytovat. V pojetí konceptu BI se v oblasti reportingu zdaleka nejedná o sadu reportů nebo sestav s tabulkami či grafy a o častém hledání, kontrole, sběru informací nebo manuálním zpracovávání nemůže být ani řeč. Reporting se stává integrovaným živým systémem reagujícím na to, kdo je přihlášený, jaké informace potřebuje a jaké oblasti a ukazatele sleduje, přičemž všechny informace jsou získávány z jednotného informačního zdroje, včetně stejné logiky uspořádání informací nebo výpočtu ukazatelů.

Analýzy a vyhledávání

Bez analýz není poznání a nejsou ani klíčové podklady pro zlepšení. Analýza může být ve formě „dodvacetisekundpožadovanéhoreportupromanažera“ nebo v sofistikovanější formě v podobě analýz časových řad, závislostí, odchylkových analýz nebo různých hitparád. Zajímavou formou analýzy je tzv. postup search & navigation, který má tři etapy. První je nalezení správných informací, což probíhá velmi podobně jako v internetovém vyhledávači typu Google. Druhou etapou je vlastní analýza vyhledaných informací. Třetí možnou etapou je pak sdílení výsledků například ve formě linku zaslaného do e-mailu.

Distribuce, publikování a komunikace

Neméně důležitou částí business intelligence je schopnost informovat o dění v podniku za použití firemního intranetu, automatické distribuce reportů v podnikové síti nebo elektronické pošty. Standardem pro business intelligence je dnes již nabízet dynamický přístup k informacím přes internet. Celou řadu analýz, které jste prováděli lokálně, tak můžete provádět kdekoli a kdykoli je to třeba. Zajímavým trendem je také zobrazení a analýza firemních informací na mobilních zařízeních nebo tabletech typu iPad.
 

Proč se o BI mluvilo, mluví a jistě i do budoucna bude mluvit? Důvod je velmi praktický. BI přináší řadu nezanedbatelných výhod, které zlepšují celkové fungování organizace. Zde je několik bodů, které stojí za zamyšlení:

Existuje jen jediná verze pravdy

Zdánlivě samozřejmá věc do té doby, než se sejdete na poradě a všichni zúčastnění plní plán na sto dvacet procent, a přesto se firmě nedaří. Odhalit příčiny tohoto rozporu pomůže BI.

Více času

Pokud jako manažeři využíváte IT profesionály v controllingu pro zdlouhavé hledání, zpracování údajů, ruční úpravy a jsou to jedni z posledních pracovníků opouštějící pracoviště, je tento bod k zamyšlení právě pro vás. Nebylo by výhodnější, abyste měli informace k rozhodnutí ihned, správně a zobrazené tak, jak vám to vyhovuje a tito pracovníci by váš controlling, tj. reporting, plán, forecast, analýzy aj. rozvíjeli a upozornili by vás pouze na nejdůležitější události ve firmě?

Prostor pro zlepšování

Na zlepšování v praxi a reálném životě není mnoho času. Proč si čas neušetřit automatizováním rutinních činností? Lidský potenciál, znalosti, invence i nadšení pro věc jsou mnohem cennější aktivum než rutinně zpracovaná úloha, kterou může provést technologie. S BI začnete pokládat ty správné otázky a získávat správné odpovědi.

Lepší výsledky

Celé snažení v podobě podpory manažerských a controllingových procesů za pomoci BI má samozřejmě v konečném důsledku také jasný finanční přínos. Ten je dosažen díky časovým úsporám, nižším rizikům, novým zakázkám, optimalizaci firemních procesů nebo proaktivnímu přístupu na trhu, který vede k vyšším tržbám.

BI je přínosné pro jakékoli odvětví a jakkoli velkou organizaci. Klíčovou schopností pro obchodní společnosti je předvídat a pokrýt poptávku zákazníků. Nemožnost zachytit zvyšující se poptávku a zajistit její pokrytí včas a správným produktem může mít zásadní dopad na prodeje, loajalitu zákazníků či ztrátu tržního podílu. V opačném případě může zase dojít k přezásobení zbožím a ztrátám na maržích. Řízení obchodu bez spolehlivých, včasných a strukturovaných obchodních informací a analýz je obtížná věc. Snadná dostupnost takovýchto informací naopak umožňuje efektivnější plánování a řízení obecně. Bezpochyby bude pro manažera obchodní firmy zajímavý přehled o regionálním rozložení prodejů, marží, zásobování nebo nákladů, případně výkonnost obchodních zástupců. Manažer nákupu a logistiky ocení tzv. GAP analýzu, která spočívá ve sledování úplnosti a kvality zásobování jednotlivých prodejen zbožím a analýzu tohoto GAPu. BI navržené speciálně pro obchodní firmy by mělo umět zpracovávat a analyzovat všechna tato data a samozřejmě celou řadu dalších, která se týkají například marketingových kampaní nebo CRM.
Jedním ze zajímavých trendů řešení BI je jednoznačně trend přístupu k informacím na mobilních zařízeních typu Blackberry, Nokia apod. nebo moderních zařízeních, jako je iPhone či iPad. Pohodlný a rychlý přístup k těmto datům okamžitě a účinně pomáhá při obchodních jednáních, schvalovacích procesech, stejně jako při servisních zásazích nebo manažerských analýzách. Informace tak máte kdykoliv, kdy jste mimo kancelář nebo potřebujete být okamžitě v obraze, aniž byste s sebou nosili notebook a vždy ho zdlouhavě zapínali.
BI je jistě zajímavým tématem, a pokud je i při rozsáhlých a komplexních řešeních tohoto typu dodrženo pravidlo „v jednoduchosti je krása“ a vlastní technologie je vhodně doplněna konzultační znalostí i pochopením potřeb dané společnosti, je vše na dobré cestě k využití jeho potenciálu a být zase o krok napřed.

Jiří Přibyslavský
Autor působí jako business consultant společnosti SAP.