Vlastníci společností či jejich manažeři si nyní pokládají otázky, zda bude investice rentabilní, zda se budou zaměřovat na zvýšení obratu, nebo zda raději budou maximalizovat zisk. Jak nejlépe zvolit ze svého portfolia výrobků a služeb svou vlajkovou loď? A naopak, které produkty jsou nyní ztrátové? Jak zoptimalizovat práci svých obchodníků, jak co nejefektivněji využít marketing? V neposlední řadě si chtějí porovnat dosahované výsledky z pohledu časového vývoje se stavem před rokem, dále zjistit, kde současný hospodářský útlum nejvíce ohrožuje vlastní podnikatelské aktivity.

Business intelligence

Obr. 1: Schéma business intelligence (zdroj: materiály společnosti Anywhere)

Pojem business intelligence se již pár let používá běžně. Velmi stručně lze říci, že se jedná o proces či soubor prostředků, materiálních zdrojů i odborných znalostí na podporu podnikatelských aktivit a procesů. Na počátku je jen velké množství získaných dat. Často velmi diferencovaných, redundantních, i zcela neužitečných. To vše je zdrojem pro systém, který přes své jednotlivé složky extrakce, transformace, zpracování, distribuce a závěrečného publikování zobrazí to, co potřebujeme.
Hledáme odpovědi na konkrétní otázku, nebo je naším cílem spíše data mining – hledání a nalézání skrytých podnikatelských příležitostí, odhalování nových hrozeb a nebezpečí? Lze totiž s jistotou říci, že pokud máme správná, pravdivá a relevantní data (což je již otázkou kvality sběru dat), pak dostaneme odpověď na libovolnou otázku. Rychle, účelně, a hlavně efektivně.

Reporting

Jsem top manažer a potřebuji znát stav a vývoj kritických aspektů ve firmě. Nebo jsem vedoucí pracovník určitého oddělení a je nezbytně nutné znát efektivitu mých podřízených a výroby produktů. Jsem soukromník a zvyšují se mi náklady vstupních zdrojů, jak je to s mými dodavateli? Realita pak nabízí rozdílné situace z pohledu množství potřebných dat, rychlosti rozhodovacího procesu, potřeby plánování. Co je však v těchto i ostatních situacích společné? Potřebuji se rychle a správně rozhodnout, aniž bych znal celý proces business intelligence. Důležitý je pro mě až validní výsledek.
Reportingem tak lze nazvat právě tento poslední stupínek celého procesu. Prostřednictvím reportingu získá oprávněná osoba informace ve formě, která je mu graficky příjemná, funkcionálně dostatečná a se snadnou obslužností tak, aby nebyl uživatel zdržován a zahlcován úkony, které nejsou bezpodmínečně nutné.
Posledně zmiňované je pak ústředním tématem a tím pravým důvodem, proč je celý BI proces dovršen právě ve fázi reportingu. Během ETL procesů se data čistí, zajišťuje se jejich konformita, unifikace, validita, konzistence, pravost atd. Data jsou uložena v datovém skladu, případně v datamartech, podle potřeby se provádějí pokročilé postupy výběru a modifikace dat – master data management, competitive management – ale bez jasně a účelně zobrazeného výstupu ve formě přehledné tabulky či grafu, ve kterém se cílový uživatel neztratí, by to nemělo valný význam. Pro příjemce informace jsou stěžejní zejména čas a peníze. Procesem BI s finálními reporty, jakožto výstupem reportingové aplikace, se čas nejen ušetří, ale podle typu zvoleného reportingového nástroje se získají i další benefity.

Fikce a fámy

Obr. 2: Ukázka pracovního prostředí aplikace InfoMaker

Časté porovnání mezi produkty balíku MS Office, zvláště pak Excelu, a specializovanými reportingovými nástroji, je dnes již zcela scestné. Ačkoli pro Excel hovoří jeho nízká pořizovací cena, při nákupu s operačním systémem leckdy téměř nulová, proti stojí řada důležitých vlastností, které na první pohled nevadí, na druhý pohled tristně omezují samotné výhody BI řešení. Namátkou lze uvést kapacitní omezení (počet listů v sešitu, počet buněk v listu), které se sice s příchodem MS Excel 97 zase o trochu zlepšilo, ale ke zpracování pro větší firmu dostatečně relevantního množství dat nemusí být dostatečné. V Microsoft Excelu je vrcholným prvkem kontingenční tabulka. U reportingu je to odrazový můstek pro další reportingové funkce, jako slide and dice, merging, drilling atd.
Zabezpečení jednotlivých uživatelských úkonů je jedním ze základních, avšak stěžejních vlastností reportingových nástrojů. Administrátor dané aplikace může spravovat nejen standardní sadu uživatelských účtů či skupin, ale nastavuje pravidla přístupu u jednotlivých reportů i jejich kategorií a složek. Lze stanovit časové období, kdy má uživatel oprávnění si prohlížet či modifikovat report nebo refreshovat poslední data v databázi. Bezpečnostní politiku lze uplatnit na vzniklé metavrstvy, přístupové konexe do databází, přímé dotazování do datového skladu atd. Také je možné nastavit, komu, kdy a za jakých podmínek je report automaticky vygenerován a doručen do osobní složky na aplikačním serveru. Díky zabezpečenému připojení se pak může uživatel přihlásit odkudkoli z internetu.

Realita

Už delší dobu není nutný několikadenní administrativní proces od žádosti manažera o reporting důležitého firemního parametru po skutečné obdržení informace v jakékoli formě. Dnes řada reportingových nástrojů nabízí nejen standardní dělení na statické versus dynamické reporty (u dynamických reportů si může koncový uživatel sám dodatečně stylizovat report), ale i ad-hoc dotazy, data mining, funkce jako slide and dice, drillování up i down v datových strukturách, filtrování na úrovni reportu či samotného dotazu do databáze apod.

Reportingové nástroje

Co se týče hodnocení kvality reportingové aplikace (funkčnost, bezpečnost, výkonnost, portabilita, integrace atd.), lze v porovnání s její cenou hovořit o přímé úměře. Pořízení produktu jako například Business Objects není vůbec levná záležitost, ale přinese komukoliv velmi mocný analytický a reportingový nástroj. Výhodami jsou přehledné interaktivní grafy, snadná obsluha, rychlost práce, bezproblémová portabilita, vysoká forma zabezpečení, integrace s LDAP, Win NT, Win AD. Reporty mohou být rozesílány poštovním serverem. Je zcela reálné a pohodlné si z vlastního smartphonu prohlížet firemní reporty na sedačce lanovky při pobytu na horách. Ovšem ne každý potřebuje tak sofistikovaný nástroj a leckdo dá přednost jednoduchosti před množstvím dodatečných funkcí.
Funkčnost a modifikovatelnost i bez dokonalého grafického kabátu pak nabízejí nástroje, které na sebe upozorňují svou funkcionalitou a zároveň jednoduchostí obsluhy i správy. Například pomocí reportingového nástroje InfoMaker se vytvářejí reporty vkládáním jednotlivých objektů a nastavováním jejich vlastností, podobně jako například v MS Excelu. Report zobrazí tabulky, propojené grafy, nastavitelné proměnné, přes vstupní formulář se uživatele zeptá na konkretizující informace, které umožní již selektovaný výběr, export výsledku reportu do sešitu Excelu, souboru PDF atd.

Obr. 3: Ukázka reportu vytvořeného v software InfoMaker

Závěr

V době, kdy leckterá odvětví stagnují, či se dokonce propadají do červených čísel, zažívá BI řešení jakožto pomocník podnikatelských aktivit stálý růst. Majitelé, manažeři i ostatní řídící pracovníci si uvědomují, že otázky, jak, kam a kdy správně vložit finanční prostředky, jsou zásadními pro další budoucí postup.
Samotný reporting je pak jen završením celého náročného procesu. Vybrat si ten nejvhodnější reportingový nástroj a získat z něj včas důležité a relevantní informace pomáhají díky svému širokému přehledu a zkušenostem profesionálové z řad IT konzultantů. S vhodným reportingovým prostředkem a kvalitní konzultantskou podporou se každý stane na business trhu konkurenceschopnějším a úspěšnějším.

Autor je konzultantem společnosti Anywhere.