Pokud dnes zmíníme termín datový sklad (data warehouse, DW), určitě nenajdeme mnoho firem, pro které by byl neznámý. Vdnešním hyperkonkurenčním světě se řešení anástroje na bázi DW staly klíčovými pomocníky pro řízení organizací napříč všemi tržními segmenty. Není proto divu, že v posledních letech jsme byli svědky prudkého růstu těchto řešení.


Stále nové potřeby jednotlivých organizací vznikající v důsledku turbulentního tržního prostředí změnily řešení založené na datových skladech k nepoznání. Na rozdíl od počáteční podoby reportingových systémů pro podporu rozhodování vrcholového řízení organizací jsou dnešní datové sklady a s nimi spolupracující aplikace zaměřeny na plnění odlišných úkolů – pomáhají při operativních analýzách dat v reálném čase, konsolidaci klíčových dat organizace, umožňují získání detailní znalosti zákazníka, jeho chování a preferencí a podobně.
V určitém stadiu vývoje je však třeba zastavit překotný rozvoj řešení, zamyslet se nad jeho vlastnostmi a přínosy a určit takový směr vývoje, který přinese organizaci maximální užitek. V tomto okamžiku nastupuje proces s nepopulárním názvem – audit.

Potřebujeme audit datového skladu?

Toto je první otázka, kterou si organizace položí, pokud o podobné aktivitě uvažuje. Odpovědět na ni jedním slovem určitě není jednoduché, odpověď „ano“ by však měla zaznít, pokud je splněna většina z následujících podmínek:

• řešení na bázi DW je již provozováno po určitou dobu (řádově několik let),
• panuje obecná nespokojenost s řešením, nicméně není zřetelné, odkud pramení; příčiny nespokojenosti mohou být následující – řešení nemá požadovanou funkcionalitu, neobsahuje požadovaný záběr dat (resp. informací), případně nesplňuje očekávané finanční parametry (ať již nákladové, nebo příjmové),
• existuje potřeba porovnat vlastnosti řešení (obsahové, funkční, provozní, finanční apod.) a další směr jeho rozvoje s obecně uznávanými standardy v okolí organizace,
• nejsou jasně definovány role a procesy pro řízení provozu a rozvoje řešení.

Pokud organizace dospěje k názoru, že audit datového skladu je v jejím případě potřebný, ještě nemá vyhráno. Dále je potřeba si uvědomit, co se vlastně od auditu očekává, a následně určit, kdo, jak a co by mělo být auditováno.
Typická očekávání od auditu mohou být:

• porovnat obsah, funkcionalitu, řídící procesy, vhodnost použití technologií, náklady vlastnictví a další atributy stávajícího datového skladu v organizaci s obdobnými řešeními v obdobných organizacích v daném regionu či mezinárodně;
• identifikovat, zda je plánovaný rozvoj řešení v souladu s obecně uznávanými a mezinárodními „best practices“, a to opět v rámci obsahu, funkcionality, řídících procesů, použitých technologií, investovaných prostředků a dalších atributů;
• identifikovat příčiny možné neefektivity (věcné, funkční, procesní, finanční apod.) nebo selhání řešení.

Obr. 4: Ukázky z aplikace ARIS IT architect – jednoho z nástrojů vhodných pro modelování architektury IT

Všechna výše uvedená srovnání by měla být objektivní a vedená s motivem pomoci řešení v dalším rozvoji a úspěchu.
Jak vyplývá z výše uvedeného, auditorem datového skladu by neměla být oddělení zainteresované organizace, ale jednoznačně jím musí být nezávislá konzultační společnost. V případě, že řešení je dodané externí firmou, musí být auditor nezávislý i na této firmě. Ideální je i technologická nezávislost, protože velmi často jsou porovnávány různé technologie a je hodnocena efektivita konkrétně využitých nástrojů.
Auditorská společnost musí mít dostatečné know-how v oblasti datových skladů a business intelligence (BI), a to nejen v rámci regionu, ale i celosvětově. Konkrétní auditoři by měli být zkušení implementátoři řešení DW, současně však musí mít velmi vyspělé schopnosti komunikace a percepce prostředí, ve kterém bude audit probíhat.
Za stranu organizace vlastnící auditované řešení se projektu musí účastnit osoby zodpovědné za jeho obsah, technický provoz a další rozvoj, tedy například manažer řešení datového skladu, resp. BI, business sponzor a další. Pokud business sponzor není již přímo v nejvyšším vedení organizace (což je vhledem k důležitosti řešení preferovaná varianta), měl by na projekt dohlížet některý z top manažerů.

Co auditovat?

Obsah auditu datového skladu je do značné míry ovlivněn očekáváním od projektu. Obecně platnými oblastmi auditu jsou:

• obsah řešení – jaká data a informace řešení poskytuje,
• funkcionalita řešení – jaké prostředky pro získání informací řešení poskytuje, např. statické, dynamické či ad hoc reporty, rozesílání informací e-mailem, publikace reportů na intranetu apod.,
• strategické a plánovací řídící procesy – zahrnující řízení a plánování rozsahu řešení, strategické a metodické řízení provozu a vývoje řešení, řízení finančních atributů řešení apod.,
• dodavatelé řešení – hodnocení jejich schopností, efektivity apod.,
• architektura a komponenty řešení včetně technologií – a to nejen na úrovni zařazení řešení BI do celkové architektury IS/ICT, ale i na úrovni jednotlivých komponent řešení (ETL, databáze, analytické a prezentační nástroje apod.) a procesů běžících na pozadí (řízení kvality dat, konsolidace, správa metadat apod.),
• detailní proces řízení projektů vývoje jednotlivých částí (přírůstků) DW,
• detailní procesy řízení provozu DW – zahrnující řízení termínů DW (aktualizace dat, publikace dat apod.), řízení problémů a chyb, uživatelskou podporu, řízení požadavků rozvoje a změn.

V rámci všech oblastí by měl být současný stav řešení podroben porovnání s:

• požadavky uživatelů řešení dané organizace,
• best practices v rámci dané tržní vertikály a regionu, respektive země,
• mezinárodními best practices.

Konkrétní výčet použitých oblastí a hloubka analýzy jsou pak determinovány očekáváním od projektu, vyspělostí řešení BI a podnikovou kulturou organizace.

Jak auditovat?

Vlastní projekt auditu pak probíhá formou interview auditorů s:

• hlavními řídícími pracovníky řešení – business sponzorem, manažerem řešení apod.,
• klíčovými business uživateli řešení, případně hlavními analytiky zodpovědnými za dodávku informací těmto klíčovým uživatelům,
• architekty celkového IS/ICT organizace a architekty DW,
• dodavatelem řešení DW (ať se jedná o interní oddělení v organizaci, nebo třetí stranu),
• IT zástupci systémů, které přímo komunikují s DW (zdrojové systémy, systémy přebírající data apod.).

Interview jsou pak doplněna studiem relevantní dokumentace, případně praktickými testy hodnoceného řešení. Nezřídka jsou vlastní výstupy auditu ještě doplněny doporučeními pro další rozvoj a akčním plánem jejich implementace. Doporučení by měla být strukturována do stejných oblastí jako celkový audit a navíc doplněna o parametr důležitosti (např. velká/střední/nízká) a úrovně jejich implementace (strategická/ taktická/operativní). Akční plán by měl kromě identifikace a popisu jednotlivých kroků obsahovat také jejich časovou a finančních náročnost, společně s požadavky na personální zajištění jejich nasazení. Samozřejmostí je pak identifikace přínosů jednotlivých kroků. Výstupy auditu by měly být před jejich finálním dokončením komunikovány s klíčovými osobami v organizaci s cílem získat prvotní zpětnou vazbu. Projekt by měl být ukončen prezentací výsledků auditu a případných doporučení top managementu organizace.

Možná úskalí projektu

Stejně jako jakýkoliv jiný projekt, i audit DW skrývá určitá rizika, která je potřeba si uvědomit a vyhnout se jim. Jedná se zejména o následující:

• V rámci projektu je potřeba komunikovat s mnoha zaměstnanci organizace a dodavatelů na všech úrovních a je potřeba zajistit jejich čas a pozornost.
• Výsledky projektu nezřídka mohou ovlivnit další způsob řízení provozu a rozvoje řešení, stejně jako podobu ostatních spjatých procesů.
• Proces auditu jako takový je v určitých případech subjektivně vnímán hodnocenými pracovníky jako útok na jejich osobu a postavení, ti poté zaujímají defenzivní pozici a nemusí být ochotni spolupracovat s auditory.
• Audit může objevit závažné chyby v řízení a financování řešení a objektivně tak ohrozit pozice a moc některých zaměstnanců organizace, a to i na nejvyšších úrovních řízení.
• Doporučené změny mohou znamenat odepsání významných investic, procesní změny, změny technologií a další nepopulární kroky, a to nejen v rámci DW, ale i v rámci návazných řešení a systémů.

Z výše uvedených důvodů je potřeba zapojit do projektu top management organizace a získat si jeho pozornost. Ze stejných důvodů je potřeba prezentovat výsledky a doporučení projektu na této úrovni a získat souhlas top managementu se zavedením doporučení. Jak již bylo zmíněno, absolutní nutností pro vyhnutí se těmto rizikům je zapojení externího nezávislého zkušeného partnera se znalostmi předmětné oblasti. Auditoři pak musí disponovat výbornými komunikačními a diplomatickými schopnostmi. Volba vhodného partnera také znamená snížení pravděpodobnosti dalšího rizika, jímž je nutnost projít velké množství informací a dokumentů, které ne vždy musí být objektivní a korektní. Potřebná je proto schopnost izolovat relevantní a korektní údaje, schopnost vytvořit si na jejich základě objektivní názor a tento názor obhájit.

Závěr

V rámci uplynulých zhruba patnácti let si řešení na bázi datových skladů prošla stejným vývojem jako člověk. Od počátečních stadií, kdy si hledala své místo na slunci, přes období dětských nemocí a období prudkého růstu se dostala do stadia dospívání, ve kterém se sluší ohlédnout se zpět, trochu rekapitulovat a přizpůsobit se světu „dospělých“ informačních systémů organizace.
Nebojme se tohoto ohlédnutí. I přes svou nelichotivou nálepku nám určitě pomůže ušetřit nemálo úsilí i prostředků a ve svém důsledku přinese rychlejší a efektivnější rozvoj a větší hodnotu celkového řešení datového skladu. Vždyť první vlaštovky jsou již vidět nejen na mezinárodním, ale i na českém trhu!

Autor působí jako business analyst director ve společnosti Adastra.