Podobně jako pro jakýkoli jiný široce rozšířený pojem, také u pojmu „procesní řízení“ hrozí mnohdy velice odlišené interpretace různými lidmi. Mnozí si i v současné době představí pod tímto pojmem pouze jakési grafické schéma průběhu vybraných podnikových procesů, v lepším případě pak doplněné textovým komentářem a publikované do mnohostránkové papírové dokumentace, případně pak na podnikový intranet.
Procesní řízení však za dobu své existence urazilo pořádný kus cesty a jeho dnešní chápání je již mnohem komplexnější než dříve, řekněme v osmdesátých či devadesátých letech dvacátého století. Většina společností dnes oprávněně očekává od zavádění procesního řízení mnohem více. Současné tržní podmínky, efekty globalizace, obrovská dynamika trhu a konečně i nelehká ekonomická situace, ve které se nacházíme, vedou k tomu, že od procesního řízení očekáváme mnohem více než jen precizně a graficky úhledně zpracovanou procesní dokumentaci. A je to právě ona dynamika ve smyslu frekvence provádění změn, která se kromě jiného projevila i v oblasti procesního řízení tím, že mnohé dokumentace procesů zastarávají dříve, než je vůbec management stihne schválit a administrátoři publikovat.
Pro mnohé je asi právě tento fakt hlavním důvodem, proč od jakýchkoli aktivit spojených se zaváděním procesního řízení ustupují. Což je jistě škoda, protože ty nejlepší softwarové nástroje na trhu jdou s dobou a plně se přizpůsobují všem aktuálním trendům. A co všechno tedy současná softwarová podpora pro oblast procesního řízení zvládá? Předně je třeba konstatovat, že škála těchto oblastí je již velice široká a vlastní popis, respektive modelování procesů je jen prvním dílčím krokem. Současné trendy v oblasti softwarové podpory pro procesní řízení lze v zásadě shrnout do čtyř základních oblastí.

Komplexní podpora procesního řízení

První a zároveň nejzásadnější oblastí je komplexnost. Firmy již nechtějí mít jeden nástroj na procesy, druhý na strategii, třetí na kvalitu, čtvrtý na vývoj, pátý na řízení rizik atd., protože v takovéto situaci už jenom udržet všechny tyto nástroje vzájemně propojené bývá mnohdy nadlidský úkol. Zákazníci proto často volají po pokud možno univerzální platformě, neboli vzájemně integrované modulárně koncipované množině nástrojů od jednoho dodavatele, jenž jim umožní rozšiřovat či naopak zužovat rozsah použitých komponent flexibilně dle vývoje svých potřeb, podle toho, jak daná společnost v oblasti procesního řízení „vyspívá“. Většina lidí si je již vědoma toho, že ryzí modelování procesů samo o sobě žádný významný posun v efektivitě organizace nepřinese, pokud není zaváděno v širším kontextu, zejména ve vazbě na strategický záběr organizace (business model) ze strany jedné a zavádění IS/IT podpory ze strany druhé. Dnes si je většina firem již plně vědoma, že procesní řízení nezavádějí proto, že je to „módní“, tak jako kdysi, ale proto, že procesy jsou velice vhodný způsob jak na firmu nahlížet, aby ji bylo možné efektivně uchopit a následně řídit.
Procesní modely jsou proto dnes základním vstupním bodem pro celou řadu navazujících aktivit, jakými jsou nákladová optimalizace, vývoj aplikací, měření výkonnosti, řízení rizik, řízení kvality, reorganizace při změnách, jakými jsou akvizice, fúze apod. Přední dodavatelé softwarových nástrojů pro podporu procesního řízení si zřetelně uvědomují, že pokud má být jejich nabídka konkurenceschopná, pak se v současné době již nestačí omezovat pouze na oblast návrhu a analýzy procesů, ale že funkcionality jejich nástrojů musí jít mnohem dále. Asi nejvíce je to patrné na oblasti automatizace procesů, kdy v rámci jednoho softwarového nástroje, respektive platformy je možné procesy nejenom popsat a optimálně navrhnout, ale též v kompletním rozsahu zprovoznit, „rozhýbat“, tedy jinými slovy zautomatizovat. To znamená, že jeden a tentýž nástroj, který je v úvodních fázích vývojového projektu využíván zejména procesními analytiky, je ve fázích navazujících postupně využíván též procesními inženýry a následně pak i vývojovými pracovníky. Pryč jsou doby, kdy se během projektu musela vystřídat řada nesourodých softwarových nástrojů a kdy se modelový „obraz reality“ musel postupně konvertovat z jedné notace do druhé. Dnes již není neobvyklá situace, kdy se prakticky po celou dobu pracuje s jedním znázorněním procesu od začátku až do konce a využívá se při tom jeden společný modulárně koncipovaný nástroj.
Na tomto místě je vhodné zmínit pro mnohé bezesporu zajímavý fakt, že dnes již není při vytváření popisu procesů nezbytně nutné postupovat „tradičním“ způsobem, kdy procesní analytik „zakresluje“ procesní modely nejčastěji formou interview s firemními zaměstnanci či jejich odvozením z dostupné dokumentace. Dnešní nejmodernější softwarové nástroje již umožňují do značné míry automatizovanou tvorbu procesních modelů pomocí jakési „vizuální rekonstrukce“ průběhu procesů na základě transakčních či logovacích záznamů z podnikových informačních systémů, které daná společnost, respektive její zaměstnanci při realizaci svých procesů využívají. Největší výhoda této „převrácené“ metody ve srovnání s tradičními metodami pro konstrukci procesních modelů je ta, že se významně snižuje časová náročnost ve srovnání s manuálním popisem. Další nespornou výhodou tohoto přístupu je objektivita dat, která je bezesporu mnohem méně subjektivní, než je tomu v případě tradičního popisu procesů. Avšak z praktického hlediska je v této oblasti nejvíce přínosné to, že procesní modely konstruované na základě monitorování reálného průběhu těch procesů, které zanechávají své „stopy“ v IT (kterých je, přiznejme si, většina), lze velice dobře využít pro řízení výkonnosti procesů. Konkrétně se jedná o sledování zejména časových, ale též kapacitních parametrů zabezpečovaných procesů a průběžné monitorování jakýchkoli možných odchylek od žádoucího stavu, kterým mohou být smluvní ujednání mezi organizací a zákazníkem ve formě SLA, smluvně stanovené termíny dodávek apod. A jsou to právě tyto oblasti monitorování reálné výkonnosti firmy, které dávají kdysi již mnohými odepisovanému procesnímu řízení „druhý dech“. Zmiňovaná komplexnost, respektive vysoká širokorozchodnost a škálovatelnost ve využití stávajících softwarových nástrojů pro podporu procesního řízení je zcela jednoznačně nejzásadnějším trendem současné doby. Software dnes dokáže podpořit nesrovnatelně větší repertoár úloh, než tomu bylo dříve. A nejde pouze o různorodost těchto úloh či oblastí, na něž lze tyto nástroje použít, ale též o značnou schopnost udržet konzistentní provázanost mezi jednotlivými dílčími výstupy (modely, objekty, služby, aplikace apod.), které se během projektů produkují. Přesto si alespoň stručně uveďme i další trendy, které jsou v oblasti softwarových nástrojů pro podporu procesního řízení patrné.

BPM a mobilní platformy

Druhým současným trendem v oblasti procesního řízení a jeho softwarové podpory je patrný příklon k mobilním platformám, který dnes vidíme doslova na každém kroku. Ať již se nám to líbí či nikoli, jedním ze znaků dnešní doby je prakticky neustálá dostupnost informací, a to odkudkoli, ať již jste doma, v restauraci anebo na cestách. Zákazníci preferují spolupráci s dodavateli, kteří jim nabízejí kromě jiného též mobilní formu přístupu k jejich službám a datům. A ač se to nemusí zdát na první pohled patrné, též v oblasti procesního řízení je v poslední době patrný příklon k dostupnosti informací na mobilních platformách. Nejčastěji je to patrné právě v oblasti výše zmiňovaného řízení výkonnosti, kdy si příslušný řídící pracovník přeje být o případném problému či nastalé situaci informován pokud možno s co nejkratší časovou prodlevou, ať se nachází kdekoli. Pro tyto účely je využití mobilních platforem v oblasti softwarových nástrojů pro oblast procesního řízení velice vhodná.

BPM a cloud computing

Třetím trendem současné doby, který se nevyhnul ani oblasti řízení procesů, je cloud computing. Celá řada předních dodavatelů systémů pro procesní řízení již je nebo v blízké době bude schopna nabídnout provoz svých systémů v cloud technologiích. Tímto svým zákazníkům umožní ať již zčásti, či zcela „vytěsnit“ provoz svých informačních systémů ze svého vlastního nákladově a kapacitně náročného technologického parku. Významně se tím zjednoduší i potřeba škálovatelnosti výkonu. Další velkou výhodou tzv. veřejných (public) cloud platforem je možnost provozování systémů (a to včetně těch zaměřených na procesní řízení) metodou pronájmu služeb, tj. zvýšit jejich okamžitou dostupnost, bez nutnosti jak pracné instalace softwaru, tak často nemalých finančních investic na jeho pořízení. Přestože jsou možnosti veřejných cloudů vhodné zejména pro jednorázové aktivity a projekty, mezi něž procesní řízení nespadá, lze též v této oblasti částečně těchto výhod využít.

BPM a sociální sítě

Konečně čtvrtým trendem v současném světě IT, který se nevyhnul ani oblasti procesního řízení, je integrovaná podpora pro sociální sítě. Lidé spolu potřebují komunikovat stále častěji a více než dříve, což souvisí kromě jiného i s tím, že celá řada dnešních oborů se stává komplexnějšími, a proto se i týmy, které zde působí, stávají více interdisciplinárními. V současné uspěchané době již není možné a ani časově efektivní scházet se v takto široce koncipovaných týmech formou tradičních porad v zasedacích místnostech, kde jsou všichni zúčastnění fyzicky přítomní. Proto se stále častěji i v rámci nástrojů pro podporu procesního řízení začíná objevovat podpora pro komunikaci v on-line režimu s podporou videokonferencí, ukládáním audio či video záznamů, a to včetně jejich provázání na odpovídající místa v procesní dokumentaci.
Tolik alespoň stručné nastínění nejaktuálnějších trendů v oblasti procesního řízení, a zejména pak jeho podpory ze strany IT. Samozřejmě nadále platí, že ani ty v současnosti nejlepší softwarové nástroje na trhu neumějí dělat zázraky, pokud se použijí nevhodným způsobem, pokud není vhodně nastavena metodika práce, a zejména pokud s nimi nepracují rozumní a inteligentní lidé. Nicméně v případě, kdy je toto všechno splněno, jednoznačně platí, že procesní řízení s využitím současné softwarové podpory je úplně o něčem jiném, než tomu bývalo dříve. Jak z hlediska záběru využitelnosti, tak z hlediska komfortu práce. Proto bude v tomto ohledu jistě velice zajímavé seznámit se v dalších dílech naší tematické sekce věnované procesnímu řízení s aktuálním přehledem našich nejvýznamnějších dodavatelů IT řešení pro oblast BPM.

Michael Hanke
Autor působí jako produktový manažer ve společnosti Software AG.