Připravit své oddělení i celou firmu na využívání cloudových služeb tak není pro IT manažera snadný úkol. Je to dáno celou řadou faktorů. Ne každá služba, která je nabízena pod jeho nálepkou, vykazuje všechny atributy „čistokrevného“ cloudu. Často chybí plastická představa a konkrétní uživatelské scénáře vysvětlující, jak dané služby pomohou rozvoji businessu naší firmy. A ani ekonomické srovnání klasického provozního modelu s modelem založeným na cloudových službách není vždy tak jednoduché, jak se na první pohled může zdát.
Ve výčtu těchto problémů bychom mohli pokračovat. Nicméně vzpomeňme si, kolik nových konceptů v oblasti IT vzniklo za poslední desetiletí. A přestože se žádný z nich neobešel bez porodních bolestí, dnes je považujeme za samozřejmý standard.

Přechod do prostředí cloudu

Pojďme se blíže podívat na jednotlivé fáze transformace stávajícího firemního IT do prostředí cloudu.

Studie proveditelnosti

O transformaci svého IT do cloudu jistě neuvažujete jen proto, že jste fascinováni novými trendy. Chcete firmě přinést konkurenční výhodu, ať už v podobě snížení nákladů, zvýšení produktivity zaměstnanců nebo efektivnější komunikace s externími subjekty. Tyto benefity musí převážit nezbytnou vstupní investici, jinak projekt těžko obhájíte u svých kolegů ve vrcholovém managementu. Současně si potřebujete připravit plán, jak transformaci provést a kolik vás bude stát.
Ideální způsob, jak se s těmito otázkami vypořádat, je zpracování studie proveditelnosti. Ta by měla rozpracovat zejména tato témata – stručná analýza stávajícího stavu, cílový koncept řešení, ekonomické srovnání stávajícího a cílového provozního modelu, plán řízení rizik, doporučení k realizaci, případně návrh hrubého harmonogramu. Je velmi důležité, aby se studie neomezovala pouze na technické otázky. Transformace může znamenat výrazný posun v organizaci a fungování vlastního IT oddělení a měla by přinést pozitivní změny pro koncové uživatele a fungování celé firmy. A právě tyto pohledy musí studie reflektovat.
V závislosti na zkušenostech vašeho týmu si studii proveditelnosti můžete zpracovat sami nebo si ji objednat u nezávislé konzultační společnosti. Každá varianta má svá pro a proti. Nicméně fakt, že studie byla zpracována třetí stranou a obsahuje kvalifikované odhady, vám může usnadnit interní obhajobu investičního záměru.

Výběr dodavatele

Pravidla výběru vhodného dodavatele či dodavatelů by jistě vydala na samostatný článek. Máte k dispozici cílový koncept řešení a chcete vybrat potenciální dodavatele těchto služeb. Zde doporučuji hledat jednoho až dva dodavatele, kteří jsou schopni pokrýt celé portfolio IT služeb. Protože čím víc dodavatelů, tím větší máte režii s jejich řízením a vzájemnou koordinací. Jistě můžete namítnout, že se nechcete stát rukojmím jediného dodavatele. Pokud se však podíváte na rychle rostoucí konkurenci a vezmete v úvahu „komoditizaci“ řady IT služeb, zjistíte, že toto riziko není v případě cloudu zdaleka tak velké a navíc v řadě případů můžete dodavatele jednotlivých služeb vyměnit. To je vaše pojistka, na kterou byste měli myslet i při vyjednávání smluvních podmínek.

Proof of concept

Cílový koncept bude jistě obsahovat řadu témat, která jsou pro vás zcela nová. Také z něj vyplyne řada technických otázek. A stejně tak možná budete potřebovat prokázat, že nové služby skutečně zvýší produktivitu uživatelů a přinesou firmě předpokládané benefity. Zde přichází ke slovu ověření konceptu řešení, tzv. proof of concept (PoC).
V rámci PoC tedy zpravidla vznikne část cílového řešení, která umožní otevřené otázky zodpovědět. Mezi technická témata obvykle patří autentizace a autorizace uživatelů, optimalizace sítě pro přístup k on-line službám, přístup z mobilních zařízení, správa identit, bezpečnost obecně a řada dalších. Z funkčního konceptu řešení je většinou vybráno několik klíčových uživatelských scénářů či obchodních procesů, na kterých lze dobře demonstrovat rozdíl oproti stávajícímu řešení. Sekundárním, avšak neméně důležitým přínosem PoC je, že si ověříte spolupráci s vybraným dodavatelem.
PoC lze v případě některých služeb pojmout nejenom jako ukázku řešení, ale přímo jako pilotní provoz pro vybranou skupinu uživatelů. V každém případě je vhodné už v této fázi myslet na zlatá pravidla řízení změny (organizational change management) a nominovat mezi uživateli šampiony, kteří si nové služby vyzkouší a budou jejich myšlenku propagovat ve svých týmech a odděleních.
Provedení PoC je samozřejmě na vašem uvážení. Pokud však chcete eliminovat technická i obchodní rizika, lze ho jen doporučit. Pokud je PoC dobře navržen a naplánován, nemusí ani nutně znamenat zvýšení celkových nákladů transformace IT.

Projekt migrace

V drtivé většině případů nebudete k migraci přistupovat metodou „velkého třesku“. Budete spíše postupnými kroky směřovat k naplnění cílového konceptu. V případě některých služeb vlastně ani nemáte jinou možnost. Aplikaci, která není připravena pro provoz formou služby, můžete například přenést na infrastrukturu provozovanou formou služby a pak plánovat její budoucí transformaci na plnohodnotný model SaaS (software as a service). Půjde tedy o dlouhodobý projekt, rozdělený na etapy.
Z ekonomického i realizačního hlediska je velmi důležité správné načasování migrace. Nejvýhodnější moment pro přechod je konec životního cyklu stávajícího hardwaru a softwaru, kdy byste byli tak jako tak nuceni investovat do jeho obnovy.
Rozhodně neopomeňte fakt, že nové služby mohou přinést zásadní změnu způsobu práce jejich uživatelů. Pokud chcete dosáhnout stanovených cílů, musíte je přesvědčit o smyslu změny a věnovat patřičný prostor jejich školení a motivaci. To platí v případě on-line služeb snad více než kdy jindy.

Provoz služeb

Znovu připomínám, že je od samého začátku třeba přemýšlet o tom, jak budou vypadat organizace i procesy vašeho IT oddělení po přechodu na cloudové služby. Jsou zřejmé rozdíly mezi tím, zda hovoříme o privátním, nebo veřejném cloudu, zda si chcete privátní cloud provozovat sami, nebo ho pro vás bude provozovat třetí strana apod. Nicméně, dlouhodobý trend je jasný – redukuje se provozní režie spojená se správou a údržbou hardwaru a softwaru. To znamená, že se uvolní část kapacity vašeho provozního týmu a vy byste měli mít jasnou představu o tom, jak s touto kapacitou naložíte. Nabídnete svým interním zákazníkům nové služby s vyšší přidanou hodnotou? Proč například nevyužít nové možnosti integrace se zákazníky a obchodními partnery, které cloud přináší? Nebo nabídnete zvýšení produktivity zaměstnanců tím, že podpoříte využívání osobních zařízení pro práci – BYOD (bring your own device)?
Vedle otázky využití volné kapacity se musíte zamyslet i nad změnou IT procesů a způsobem řízení. Ve stále větší míře pro vás budou provoz jednotlivých služeb zajišťovat externí dodavatelé. Vy je musíte umět řídit od návrhu smlouvy až po případnou výměnu dodavatele. A to je pro řadu IT oddělení vůbec ta nejzásadnější změna a nejdůležitější úkol do budoucna.

Cloud není cíl, ale prostředek

Určitě i tady platí ono známé „těžko na cvičišti, lehko na bojišti“. Proto neváhejte přiměřeně investovat do kvalitní studie proveditelnosti a PoC. Nejedná se o zásadní nákladovou položku a dobrá příprava se vám v tomto případě určitě vrátí. Nezapomínejte na to, že nepřecházíte do cloudu kvůli IT, ale chcete firmě přinést konkurenční výhodu. Sestavte jasnou nabídku služeb a jejich přidané hodnoty pro svého interního zákazníka. Připravte se na změnu role vašeho IT oddělení a definujte jasnou strategii toho, jak chcete fungovat v horizontu několika let a jak chcete, aby vás vnímala vaše firma.

Petr Doležal
Autor působí jako business consultant ve společnosti Ness Technologies.