V době nepříznivých střednědobých ekonomických vyhlídek je samozřejmé, že se firmy snaží šetřit. Stojí za to zamyslet se ale nad tím, jaké škrty jsou skutečně ekonomicky efektivní – a seškrtání rozpočtu na obnovu IT vybavení to rozhodně není.

Ideální výši investice do IT na zaměstnance můžete odhadnout od jeho mzdových nákladů. Rámcově by se měla pohybovat mezi 5 a 10 procenty vůči jeho hrubé mzdě. U zaměstnance s hrubou mzdou padesát tisíc korun tak vyčleníte ročně alespoň 30 000 korun na základní obměnu hardware, díky čemuž mu budete moci pořídit jednou za dva roky nový pracovní telefon a alespoň jednou za 4 roky počítač.

Platí jednoduchá rovnice – čím novější IT vybavení zaměstnanec má, tím efektivněji pracuje. V naší profesi se často setkáváme s extrémy – například s firmami, kde zaměstnanci pracují na 10 let starých zařízeních. Člověku, který u takto starého stroje sedí, pak jeho běžné činnosti trvají mnohem delší dobu. Je otrávený, protože svůj čas v práci nemůže využívat efektivně, a zároveň nemůže pracovat tak dobře, jako by mohl s novým přístrojem. To se týká například grafiků nebo designérů, kteří potřebují pracovat s nejnovějším softwarem, nebo třeba kontrolorů výroby, kteří ke své práci potřebují co nejlepší monitor, aby byli schopni vidět i ty nejmenší odchylky u výrobků. Důležité je ale přemýšlet i o bezpečnosti. Každé zařízení, které je nositelem cenných dat (firmy či klientů), je potenciálně ohrožené. U starých a neaktualizovaných zařízení je hrozba toho, že data budou zneužita, násobně větší.

Naše zkušenost je jednoduchá. Pokud firmu vybavíme novým hard­warem, setkáváme se při sběru zpětné vazby s několika pozitivními postřehy. Firmy reportují, že se u nich zrychlila řada procesů a zefektivnila se práce zaměstnanců. Stejně tak dochází ke zvýšení spokojenosti zaměstnanců s prací. Nové stroje také vypadají de­signo­vě mnohem lépe než ty staré, což zase působí lépe na klienty.

Hardware na trhu je

Pozitivním faktem je, že firem s takto zastaralým vybavením je čím dál méně. Během koronavirové pandemie firmy začaly přemýšlet o svém hardwarovém vybavení; narazily totiž na limity toho, co při práci z domova jejich stará technika zvládá a začaly s procesem její obměny. Dokázaly to i přesto, že v té době byl na trhu akutní nedostatek elektroniky způsobený jak zvýšenou poptávkou, tak i výpadky v dodavatelských řetězcích. Ještě dnes se trh částečně musí s chybějícími komponenty vyrovnávat, nicméně nedostatek lze snadno kompenzovat výběrem jiného, ale odpovídajícího zboží.

Vidět to můžeme například u dostupnosti kancelářských notebooků. V podstatě všichni prodejci již mají na skladě výrobky různých cenových kategorií s paletou hardwarových specifikací, které dokážou uspokojit potřeby v podstatě všech firem. No a samozřejmě dnes už není problém ani vytváření hardwarových řešení na míru potřebám různých firem.

Je třeba se starat

Cesta za vyšší efektivitou práce ale nekončí jen nákupem hardwaru, je potřeba se o něj i starat. Některé firmy to vědí, a tak spolu s nákupem hardware u prodejce poptávají rovnou i servis. Ušetří jim to spoustu času i starostí – pokud se stroj pokazí nebo ho někdo rozbije, stačí zvednout telefon a technik už je na cestě. Je to mnohem jednodušší řešení než shánět autorizovaný servis značky a přístroje na opravu do něj posílat.

Část prodejců dokáže firmám vyřešit celý životní cyklus zařízení. Od prodeje, přes průběžný servis, až po jeho odkup. Ať už staré zařízení firma odprodá prodejci anebo svému zaměstnanci (jako jednu z formu benefitů), vyplatí se to mnohem více, než zařízení likvidovat. Firma tak získá dodatečné prostředky pro obnovu svého IT. A samozřejmě platí, že čím dříve se rozhodně životní cyklus zařízení ukončit, tím větší zůstatkovou hodnotu zařízení má.

Radoslav Jonák Autor článku řídí divizi péče o firemní zákazníky ve Smarty.cz, jeho tým pracuje na využití ICT technologií ve firemním prostředí a poskytuje odborné konzultace. Na telco/IT trhu sbírá zkušenosti 20 let.