V první řadě, ať už se rozhodnete digitalizovat jakoukoli oblast ve firmě a vyberete pro ni vhodný nástroj, po implementaci prostě musí fungovat. Samozřejmě, že chyby jsou a vždycky budou, a konkrétně při nasazování nového systému k nim určitě dojde. To v zásadě není problém, důležité je, že se tyto problémy postupně odstraňují a zaměstnanci vidí pokrok. Skutečný problém nastává, když vám dlouhodobě nefunguje něco zcela zásadního. Například změníte celý personální systém a odezva při jeho používání je dlou­ho­do­bě mizerná, nebo se vám pravidelně stává, že se zaměstnanci nemohou přihlásit. Konkrétně bych vyzdvihl situaci, kdy používáte nějaké vzdálené cloudové prostředí, do kterého se lidé přihlašují například přes vzdálenou plochu. Pokud je toto prostředí pomalé, pak vaše následné překrytí digitalizace může být tou nejúžasnější věcí na světě, ale ve výsledku to bude katastrofa a lidé budou reptat.

Neuvěříte, na čem uvízl velký projekt digitalizace rumunského skladu

Zažil jsem u jednoho velkého projektu v Rumunsku situaci, kdy jsme implementovali skvělé online řešení pro skenování položek a skladových míst ve velkém skladu. Do té doby to všechno dělali zaměstnanci ve skladu na papíře a v excelových tabulkách. Prodali jsme jim obrovskou výhodu a za opravdu velké peníze. Proces měl fungovat tak, že skladníci budou chodit do skladu jen se skenerem. Ten by jim ukázal, kde se daná položka a skladové místo nachází, jaké jsou aktuální zásoby palet ve skladu a jaká sériová čísla jsou k dispozici. Přesvědčili jsme je, pořídili nový systém, zakoupili další skenery. Přišel jsem do skladu, předvedl jsem řediteli, jak úžasně systém funguje, a řekl jsem, že první, co musíme udělat, je online inventura. Sklad se samozřejmě nemohl zastavit, takže jsme se dohodli, že inventuru uděláme přes víkend. Ujistil jsem ho, že všechno půjde „jako po másle“. Proškolili jsme vybrané skladníky, ti v domluvenou sobotu přišli do skladu, začali „pípat“ a prvních 10 minut jsem chodil jako páv – všechno šlapalo jako hodinky. Zásoby ve skladu neustále rostly. Ale pak...

Skladníci začali zacházet hlouběji do skladu a signál WiFi slábl a slábl, až zmizel úplně. Systém pomalu přestával fungovat, až nefungoval vůbec. Byla to naprostá banalita, ale nenapadlo mě, že jejich WiFi bude mít rozumné pokrytí jen na začátku haly a postupně bude slábnout. Později jsme to samozřejmě vyřešili, ale víkendová inventura dopadla bídně – dělala se ručně, museli na ni povolat další lidi, a dovedete si představit, jakou důvěru v nový systém po této zkušenosti měli.

Skladníci z toho měli velkou legraci, já jsem byl na koberečku u ředitele a vysvětloval, jak se to mohlo stát a jaké je řešení. Pochopitelně ho to stálo další náklady na zlepšení infrastruktury. Prostě nic příjemného. Byla to pro mě obrovská lekce, že při jakémkoli vylepšení digitalizace je třeba, aby základní IT infrastruktura šlapala jako hodinky. Pokud cokoliv ze základů nefunguje a zaměstnanci si stěžují na pomalé připojení, dobu odezvy systému a výpadky, pak jakékoli řešení, které postavíte na těchto špatných základech, situaci jen zhorší. Navíc je potom velmi obtížné napravit tento špatný první dojem a získat zpět důvěru lidí.

Nekupujte hned nový systém, ale vylepšete své procesy

V návaznosti na tuto zkušenost jsem si v našich projektech všiml další časté věci, a to, že společnosti mají v oblasti digitalizace velké oči a téměř vždy hledají co nejsložitější řešení. To sice vypadá sexy, ale často nepřináší ani zdaleka takovou přidanou hodnotu, jakou mo­hou přinést výrazně jednodušší a levnější řešení. Často stačí pouze využít potenciál, který systémy ve firmě již mají. Například místo drahého nového řešení pro integraci dat možná stačí zaměstnat stu­den­ta, který naprogramuje 4 makra v nejpoužívanějších excelových tabulkách, a najednou místo složitého ručního přepisování dat z tabu­lek do systému „to“ půjde automaticky. Ano, možná to nezní tak atraktivně jako nový systém, možná to na mobilním zařízení nebude vypadat tak úžasně a bude to podezřelé – nebylo to vůbec drahé, je to IT řešení? Ale může to být velmi funkční a praktické řešení. Lidé často dělají věci stejným způsobem po celá léta. Prostě nastoupím do firmy, někdo mě naučí, že tato data nelze importovat, že je musím ručně přepsat, tak je prostě přepisuju. Rok, dva, tři, pět...

Jenže kolega mi postup ukázal v roce 2015, já mám 2025 a ta data se už dají dávno importovat, jen o tom nevím. Chci tím říct, že než budete investovat do drahého řešení, opravdu se podívejte, jak vaši lidé dělají některé konkrétní věci dnes. Ideálně, ať se na to podívá někdo, kdo ve vaší firmě nemá žádnou pracovní historii, a ať mu vaši zaměstnanci ukážou a vysvětlí, co a proč dělají. Možná budete překvapeni, že některé činnosti, které dnes trvají dva dny a MUSÍ SE DĚLAT TAKHLE, se takhle ve skutečnosti dělat nemusí, místo dvou dnů najednou zaberou půl dne a firmu to bude stát pár tisíc korun.

Co říct na závěr? Za mě: pokud plánujete digitalizaci, ujistěte se, že stavíte na pevných základech, než začnete provádět drahé nákupy. A zda nemáte již dnes zavedený systém, který je plně dostačující. No a pomalu, ale jistě se připravujme na zcela nové typy výzev, které by nás před několika lety ani nenapadly.

Viktor Mečiar Autor článku je výkonný ředitel společnosti TULIP Solutions.