Než půjdeme dál, tak si trochu připomeňme, o co BYOD vlastně šlo, a všimněte si při tom jedné zvláštnosti. Šlo o to, že si zaměstnanec donesl z domu vlastní zařízení, protože to, co mu dávala firma, nebylo pro jeho práci adekvátní. Což je vlastně neuvěřitelný paradox. Počítače byly dříve velmi drahá zařízení, ale dnes jsou tak levné, že si člověk domů může koupit lepší počítač, než jaký dostává ve firmě. Dokonce i nový chytrý telefon je dnes často výkonnější než některé podnikové počítače, které podporují výrobní procesy.

Dnes před námi ale stojí něco zcela jiného a mnohem významnějšího nežli osobní mobily a tablety v podnikové síti. Novou výzvou je koncept BYOS, tedy využívání vlastních IT služeb, ať už přímo osobních, nebo pořizovaných mimo rozpočet a bez vědomí IT oddělení. Možná to zní fádně, že si zaměstnanci budou přímo kupovat IT služby bez vědomí IT. Ale zkuste si představit, že zaměstnanec nebude muset kupovat servery, serverové aplikace, zálohování a další technologie v řádech miliónů, ale za cenu jedné kávy si může koupit službu, začít ji ihned používat a ona mu ihned zpříjemní jeho práci a zvýší efektivitu.

Nebude to tedy IT oddělení, kdo bude rozhodovat, zda nakoupí nové servery, aplikace, systém a přeškolí IT specialisty, zaměstnance a to vše předloží jako projekt s adekvátní ROI, ale sám jeden zaměstnanec rozhodne. Prostě to jen zkusí, protože ho něco osobně trápí a on hledá rychlé a jednoduché řešení. Šedé IT tak snadno převezme roli inovátora a může to udělat hned dnes. Nebude to projekt na měsíce nebo roky.

Nejde o nějakou teorii nebo vizi budoucnosti. Již dnes BYOS začíná malými službami, které vám zajistí jízdenku na autobus nebo objedná taxi, zajistí letenku, výběr a rezervaci hotelu. Jde o běžné služby a nikoho nepřekvapuje, že jsou vybírány a užívány koncovými uživateli bez řízení a omezení. Pojďme se ale podívat na případy BYOS principiálně stejné, ale mnohem většího významu, třeba na obchodní tým, který nesnáší stávající CRM systém, a proto bude chtít zkusit něco hezčího, co se lépe používá. Jeden z nich to zkusí a představí nový systém obchodnímu řediteli. Pokud se mu bude líbit, těžko někdo potom bude obchodnímu týmu bránit v používání. Stavět se proti obchodnímu řediteli, to už je skutečná výzva i pro sebevědomého IT manažera. Postavte se mu a náhle máte silného vnitřního nepřítele, čímž jste v důsledku ještě více posílili motivaci k BYOSu a pozici šedého IT.

Na mnoha konferencích se dnes zcela otevřeně hovoří o tom, že IT končí, bude minimalizováno, nebo dokonce eliminováno. Je to možné. Ano, je. Před deseti lety bylo možná unáhlené eliminovat IT pomocí „full outsourcingu“, ale dnes je již jiná situace. Druhý pokus pomocí cloudových služeb už bude mnohem úspěšnější. Na konferencích se nechávají slyšet ředitelé úspěšných firem, ve kterých už není žádné IT oddělení. Propagují svůj digitální úspěch a přitom zdůrazňují, že nemají vůbec žádné IT. Že pro digitální transformaci formy nebylo potřeba.

Pokud se řekne „digitální transformace“, tak si mnohá IT oddělení sebestředně myslí, že jde o transformaci řízenou a vedenou ze strany IT, ale to je chybný úhel pohledu. Dochází k transformaci celé organizace nebo firmy. Projekty, jejichž prostřednictvím k proměně firem dojde, se vůbec nebudou jmenovat „digitální transformace“. Budou se jmenovat zcela jinak nebo to možná ani nebudou projekty. Marketingový a obchodní tým prostě začne využívat službu, která jim pomůže generovat leady z webu, newsleteru a LinkedInu. K čemu do toho zapojovat IT? Nebo tým technické podpory vašich výrobků si aktivuje službu, která jim bude monitorovat všechny produkty instalované u zákazníků a bude hlásit jejich aktuální stav a využívání. Proč do toho zapojovat IT? Jde o inovace a konkurenční souboj. Progresivní manažeři jednotlivých oddělení vědí, že pokud přestanou inovovat, zahynou. Pokud tomu bude IT bránit, staví se do cesty něčemu, co nejde vyhrát. Pokud by totiž IT oddělení vyhrálo, zabije celou společnost i sebe. Říkáte si, jak by tedy IT oddělení mělo na tyto trendy reagovat? Začít s vlastní proměnou, s vlastní digitální transformací.

Jak se může změnit IT tým?

IT by mělo digitální transformaci pomoci, nikoliv jí bránit. Samo na sobě ukazovat, že to jde. Navrhovat příležitosti a malé pilotní projekty. Na nich připravit celou organizaci na větší změny. IT by se mělo soustředit na hledání vhodných služeb pro byznys. IT by se mělo pokusit detekovat již používané služby typu BYOS, nikoliv aby je eliminovalo, ale aby v nich vidělo potenciál a analyzovalo, jak je správně využít. Identifikovat nejaktivnější uživatele, kteří stále zkouší nové věci (tzv. early adopters) a využít je pro sdílení zkušeností dál do organizace. Nestavět tyto lidi do pozice „šedého IT“, ale zapojit je co nejvíce do oficiálního IT. IT může vytvořit integrovaný katalog IT služeb a nabídnout ho byznysu formou e-shopu. Katalog může udržovat právě s early adopters. Samo se pak může více soustředit na integraci, orchestraci a bezpečnost služeb. To umožní nad nimi získat alespoň vrcholovou kontrolu.

IT by přitom mělo být nositel znalosti. Vidí dál a hlavně dovnitř těchto služeb až na úroveň technologií. Může tak vysvětlovat souvislosti a pomoci identifikovat a snižovat rizika. Samozřejmě nesmí při eliminaci rizik zastavit rozvoj firmy. Role IT by pak mohla vypadat například takto: „Ano, tato služba je skvělá, ale pozor na tuto funkci… to dělá toto… odešle data tam a tam. Bude vám to vadit?“ Nebo radit uživatelům těchto služeb například takto: „Pokud chcete používat Booking.com pro firemní účely, je nutné postupovat takto…“

IT by tak mohlo zvýšit znalosti všech ostatních ředitelů a manažerů a udělat z nich inovátory. Například by IT mohlo školit na Facebook nebo LinkedIn. Proč právě Facebook? Nikdo dnes nedokáže předem určit, která služba odstartuje digitální inovaci ve vaší společnosti. Jaký koncept vedení zaujme a který nikoliv. Naopak právě školení na Facebook může přilákat celé vedení.

Jak se může změnit informační systém?

Nové informační systémy musí uživatelé milovat. Musí to být zábava tam něco zapsat. Uživatel se musí těšit tu aplikaci zapnout. Jinak lidi tyto systémy odmítnou používat. Pokud je nebudou používat, budou obcházet procesy. Jak udělat informační systém atraktivním? Odpověď nabízí nové trendy v podnikovém IT, jejichž společným jmenovatelem je UX (user experience), tedy optimalizace uživatelského zážitku. Patří sem například „gamifikace“, která může do systému dostat hravost a soutěživost. Dnes se tento model již objevuje např. v bankovních aplikacích (viz elektronické bankovnictví mBank). Podnikové systémy musí v budoucnu fungovat v neformální organizaci. Kdy různí lidé z různých firem pracují na jednom projektu nebo zakázce. Všichni společně přímo se zákazníkem potřebují společně komunikovat a sdílet informace.

Pokud na to IT nezareaguje, dojde opět k neřízenému využití BYOS. Projekt manažer se domluví se zákazníkem, že budou společně sdílet data například na Google Drive a komunikovat skrze Hangout. Protože tyto služby zná z projektů, které dělal na škole nebo mimo pracovní čas. Jak na to reagovat? Potrestáme ho? Nebo z něho uděláme vzor pro ostatní a naučíme ho používat tyto technologie, aby nedošlo k zásadnímu narušení informační bezpečnosti?

Samozřejmě budou konzervativní části informačního systému, které se například týkají financí. Tyto části pak budou mnohem méně inovované a bude zde tlak na stabilitu. Bude nevyhnutelné umožnit tyto konzervativní části napojit na ty agilní, které vzniknou rychlým vlastním vývojem nebo nákupem nějaké služby, nebo dokonce přijetím určité BYOS za vlastní.

Dá se očekávat, že malé firmy budou stavět informační systémy z nakupovaných služeb a ty integrovat. Velké firmy samozřejmě také, ale navíc budou schopny i některé unikátní věci si agilně vyvíjet. Pak budou muset mít dva týmy „konzervativní“ a „agilní“. Agilní týmy prošlápnou rychle cestu. Pokud se ukáže, že to je správná cesta, konzervativní tým to přepíše a stabilizuje. Může to také znamenat mít dvě platformy: konzervativní a agilní (např. SAP vs. MS Azure). Jak a co je potřeba změnit rychleji, bude také ovlivňovat, zda do daného systému vstupuje zákazník, nebo ne. Zákazník tu aplikaci musí také milovat. Nejde říct, zda je důležitější zákazník, nebo vlastní zaměstnanci. Obvykle jedno bez druhého nemůže existovat.

Závěr

Doufám, že se mi podařilo nehovořit pouze o buzzwordech typu: BYOD, BYOS, Agility, SaaS, ale ukázat, jak aktuální trendy již v praxi mění nebo budou měnit fungování IT v blízké budoucnosti. Pokud se na BYOD dnes díváte tak, že to byla jen taková módní záležitost, nakupování nesmyslných hračiček, typu iPhony a iPady, kterou se vám podařilo ustát a podobně se vypořádáte s BYOS, tak mám obavu, že se stále příliš soustřeďujete na technologie. Dnes již ale nejde o technologie. Jde o to, jakou výslednou službu zajišťují a jakou má tato služba hodnotu pro zákazníka. Věřte, že BYOD byla jen malá revolta a čeká náš větší revoluce v podobě BYOS. Je nejvyšší čas na ni naskočit. A tím nemyslím rychle nakupovat SaaS služby, jak se vám někteří dodavatelé snaží vysvětlit, ale hledat v organizaci inovátory a pomoci jim rozšířit změnu do celé organizace.

Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.