Potřebujete rychle a efektivně seznámit vaše zaměstnance s novou aplikací? Potřebujete zaškolit nové zaměstnance, aby mohli co nejdříve používat aplikace potřebné k jejich práci? Anebo pracujete s některou aplikací jen občas, a proto byste měli rádi k dispozici jednoduchý návod, jak který proces provést? Právě tyto úkoly může pomoci řešit aplikace User Productivity Kit (dále jen UPK), jejíž novou verzi nedávno uvedla na trh společnost Oracle.
UPK je aplikací pro efektivní tvorbu a následné úpravy dokumentace procesů, návodů pro podporu práce koncových uživatelů, školicích příruček pro kurzy vedené lektorem i webové semináře a v neposlední řadě i testovací podklady a skripty určené k hodnocení znalostí koncových uživatelů.
Prostřednictvím UPK lze zaznamenávat práci s téměř libovolnou aplikací. Nezáleží přitom na tom, zda se jedná o rozsáhlé ERP aplikace, standardní kancelářské softwarové balíky či vlastní interně využívaný aplikační software. V rámci jednoho zaznamenávaného procesu je navíc možno dokumentovat práci s více různými aplikacemi – lze tedy zaznamenat skutečný průběh procesů v rámci dané organizace.

Jak to funguje?

Základní princem UPK je záznam procesů prováděných v aplikaci. Pomocí UPK se snímají obrazovky a zaznamenávají akce, které je nutné provádět v rámci korektního průběhu daného procesu. Samotný záznam je velmi intuitivní a efektivní (doba nutná pro záznam určitého procesu odpovídá době provedení daného procesu). Nezáleží na tom, zda požadujeme pouze jeden druh výstupu, či naopak širokou paletu výstupů – záznam se vždy provádí pouze jednou. Zaznamenaný obsah se ukládá do jediného zdroje v rámci aplikace UPK. Z tohoto zdroje se následně publikují požadované druhy výstupů, proto je automaticky zajištěna kontrola konzistence jejich obsahu. Nemůže tedy nastat situace, že by například dokumentace určitého procesu obsahovala něco jiného než materiály určené pro školení či testování uživatelů.
 

Obr. 1: Ukázka záznam procesu v rámci aplikace OKmzdy

Snadný je i záznam změn v rámci dříve zaznamenaného procesu. Záznam určité změny opět probíhá pouze jednou a obsah se ukládá do jediného zdroje v rámci aplikace UPK. Je tedy automaticky zachována konzistence obsahu všech druhů a formátů výstupů.

K čemu je to dobré?

Mezi hlavní přínosy UPK patří rychlé seznámení stávajících i nových uživatelů s danou aplikací. Naše interní zkušenosti jasně ukazují, že čím je využívaná aplikace složitější, tím větších přínosů lze prostřednictvím UPK dosáhnout. Využití aplikace UPK výrazně zvyšuje úroveň přijetí nově zaváděné aplikace koncovými uživateli, což je poměrně zásadní při implementaci rozsáhlých aplikací typu ERP či CRM.
UPK poskytuje výstupy s příjemným grafickým prostředím a intuitivním ovládáním, které nekladou vysoké nároky na IT znalosti koncových uživatelů. Průměrně zkušený uživatel dokáže výstupy efektivně využívat již po krátkém zaškolení. Výstupy z UPK přitom nevyžadují instalaci žádného dodatečného softwaru na koncové stanice uživatelů. Pro práci s výstupy postačuje operační systém Windows 2000 či vyšší verze a webový prohlížeč Internet Explorer od verze 5.5.

Druhy výstupů

UPK umožňuje tvorbu širokého spektra výstupů určených pro oblasti dokumentace, školení, testování, diagnostiky, reportingu a sdílení vytvořeného obsahu. První a zároveň nejvýznamnější skupinou výstupů jsou spustitelné interaktivní výstupy, které je možné dle konkrétní potřeby umístit na internet, intranet nebo na jednotlivé lokální stanice koncových uživatelů. Interaktivní výstupy lze spustit prostřednictvím přehrávače, který je integrální součástí aplikace. V rámci přehrávače je možné spustit následující čtyři módy:

• Prohlédni si (See It) – animace korektního průběhu daného procesu,
• Vyzkoušej si (Try It) – uživatel si může daný proces sám vyzkoušet („proklikat“) v rámci simulovaného prostředí cílové aplikace,
• Otestuj se (Know It) – testování schopností uživatelů korektně provádět procesy v rámci cílové aplikace,
• Proveď (Do It) – poskytuje uživateli podporu (návod krok za krokem) při práci s cílovou aplikací (v reálném prostředí dané cílové aplikace).

Obr. 2: Přehrávač (v rámci internetového prohlížeče) umožňující spuštění interaktivních výstupů

Druhou velkou skupinou výstupů jsou dokumenty, které je možné publikovat ve formátu Microsoft Word, nebo PDF, případně obou formátech najednou:

• Dokumentace procesu (Process Document) – obsahuje popis daného procesu (obrazovky a prováděné akce),
• Pracovní příručka (Job Aid) – obdoba dokumentace procesu obsahující pouze popis prováděných akcí v rámci daného procesu (návod „krok za krokem“ ve formátu vhodném pro hromadný tisk),
• Průvodce školením (Training Guide) – automaticky generovaný výukový materiál určený pro školení vedené instruktorem,
• Testovací dokument (Test Document) – výstup připravený pro testování uživatelů (test znalosti daného procesu mající podobu písemného testu).

Aplikace UPK nabízí poměrně širokou paletu dalších formátů, mezi které lze zařadit zejména:

• HTML – výstup předpřipravený tak, že jej lze okamžitě bez jakýchkoli úprav umístit na internet,
• LMS – formát umožňující integraci do vzdělávacího systému organizace (learning management system), splňuje požadavky standardů AICC a SCORM,
• Standalone Topic File – výstup obsahující zaznamenaný obsah (umožňuje sdílení, archivaci apod.),
• XML – využití zejména pro účely diagnostiky.

Využití v oblasti školení uživatelů

UPK zefektivní školení uživatelů, protože poskytuje podklady nejen v klasické formě (typicky dokumenty Microsoft Word či PDF), ale i ve formě interaktivních výstupů. Praktické zkušenosti ukazují, že průměrný uživatel zapomene během dvou týdnů po ukončení školení významnou část naučených postupů. Díky interaktivním výstupům, které je možné zpřístupnit například na intranetu, si mohou uživatelé po ukončení školení kdykoliv připomenout obsah školení. V módu See It si mohou prohlédnut korektní průběh procesů nebo si daný postup v rámci Try It módu vyzkoušet v simulovaném prostředí dané aplikace, aniž by hrozilo, že něco poškodí či nenávratně smaže v ostrém režimu cílové aplikace. Případně si uživatelé mohou spustit Do It mód, který jim bude poskytovat nápovědu „krok za krokem“.

Integrace výstupů UPK do vzdělávacího systému

V přehledu výstupů poskytovaných aplikací UPK byl zmíněn formát LMS, který umožňuje okamžitou integraci do vzdělávacího systému organizace (learning management system). Formát výstupu odpovídá požadavkům rozšířených standardů AICC a SCORM. Pokud vámi využívaný learning management system podporuje tyto standardy, pak je možné výstupy UPK přímo integrovat bez nutnosti dalších úprav.

Vývojový nástroj Developer

Součástí aplikace UPK je i vývojový nástroj Developer, který slouží pro záznam procesů a zároveň je jednotným zdrojem pro ukládání zaznamenaného obsahu. Tento nástroj je určen pouze pro ty, kteří budou procesy zaznamenávat a publikovat požadované druhy výstupů. Koncoví uživatelé přicházejí do styku pouze s publikovanými výstupy.
Užitečnou vlastností Developeru je možnost libovolně definovat role a těmto rolím pak přiřadit zaznamenaný obsah. Je tedy možné konkrétním uživatelům přiřadit pouze oblasti, které jsou pro jejich potřeby relevantní, respektive zabránit vybraným uživatelům v přístupu k určité části dokumentace.

Na závěr

Znáte větu, že software je pouze tak dobrý, jak dobří jsou uživatelé, kteří jej využívají? Produkt UPK může výrazně přispět k tomu, aby se uživatelé aplikací stali opravdu dobrými uživateli. Není již třeba nijak zvláště zdůrazňovat, že to s sebou přináší zefektivnění práce a ve svém důsledku úspory, a to nejen z hlediska návratnosti investic do daných aplikací. Neméně důležité je též ulehčení práce uživatele. Místo toho, aby se probíral manuálem nebo poznámkami ze školení, spustí si jednoduše aplikaci UPK a nechá si ukázat krok po kroku příslušný proces.

Tomáš Jirovský, Jan Obruča
Autoři článku působí ve společnosti OKsystem.