Co se můžete naučit od Toyoty?

Pro zkušené manažery není pojem Lean ničím neznámým. Už po druhé světové válce vyvinuli v Toyotě metodu štíhlé výroby (Lean manufacturing), která následně slavila úspěch dalece přesahující areály japonské automobilky. Principy Leanu se ukázaly obecně použitelné i mimo původní kontext výroby. Smyslem této metody je odstranění zbytečného plýtvání (waste), aniž by se přitom obětovala produktivita.

Jako příklady plýtvání můžeme uvést nejrozličnější činnosti a situace. Může se jednat o zbytečné čekání, které nám brání pokračovat v práci: výpadky serverů, čekání na dokončení předchozí fáze projektu kvůli špatné koordinaci, atp. Může se jednat o jakýkoliv zbytečný pohyb: zasedací místnosti na druhé straně areálu, hledání materiálu a vybavení, zbytečné množství prokliků při plnění akce na webu, … Mezi další příklady patří produkce funkcí, které zákazník nevyžaduje a nepotřebuje, nebo jakékoliv procesní nedostatky vedoucí k duplicitě práce či zbytečnému úsilí. Pro potřeby IT si můžeme plýtvání definovat jako jakoukoliv práci, která nepřidává hodnotu produktu či službě, kterou poskytujeme zákazníkovi.

Lean vs. ITIL, DevOps a Agile

Lean sám o sobě nestojí proti uznávaným nejlepším praktikám, jako je ITIL nebo DevOps. Smyslem Leanu je zlepšování a zlepšovat není možné jen tak z ničeho. Vztah Leanu k ostatním přístupům dobře shrnuje Peter Hubbard, konzultant společnosti PinkElephant: Lean není lepší než ITIL nebo jiné rámce. Lean sám o sobě nemůže udělat vůbec nic. Pouze hledá problémy a řeší je. Lean vám neříká, co máte dělat. Radí vám, jak věci zlepšovat. ITIL i DevOps mluví o kontinuálním zlepšování. Neradí příliš konkrétně, jak má k zlepšení dojít. Lean vám dává obrovské množství konkrétních nástrojů, ze kterých si můžete vybrat.

Jak se chová štíhlé IT?

V češtině někdy používáme termín řešení navržená od stolu, za kterým stojí představa vedoucích pracovníků zavřených v izolované pracovně, kteří rozebírají aktuální problémy a navrhují nápravu. Od stolu tedy znamená bez kontaktu s každodenní realitou, bez vhledu těch, které problém nejvíce trápí. Lean je přesným opakem takového chování. Pokud toužíte dát svému IT odtučňovací kúru (bavíme se o procesní složitosti, nikoliv o počtu pracovníků), musíte opustit kanceláře a zasedací místnosti a jít se podívat na místo činu.

Když jsem nastoupil na první studentskou pozici ve velké korporaci, podstatná část práce týmu spočívala v manuálním vstupování dat do systému. V rámci snah o zefektivnění procesů při své návštěvě České republiky navštívil tým jeden z nejvyšších manažerů oddělení a strávil celé dopoledne rutinní studentskou prací. To je Lean přístup. Zkoumejte problémy z první ruky. Běžte se sami přesvědčit. Diskutujte o problémech tam, kde k nim dochází.

Štíhlé IT neřeší problémy vodopádovým přístupem. Jeho jádro spočívá v drobných vylepšeních rychle uváděných do života. Dá se to dělat lépe? Udělejme to. Pije vám nějaký problém krev? Vnímejte ho jako příležitost ke zlepšení a buďte sami součástí řešení. Zavádět takovou kulturu není nic jednoduchého. Výsledky ale stojí za to.

Přidaná hodnota jako zásadní kritérium

Jakmile zavádíte Lean přístup, učíte se rozlišovat aktivity na 3 typy:

1. S přidanou hodnotou pro zákazníka
2. Nutné činnosti bez přidané hodnoty pro zákazníka (například nábor zaměstnanců)
3. Bez přidané hodnoty pro zákazníka a byznys

Třetí kategorie vám poskytuje prostor pro zlepšování. Může sem patřit jakákoliv duplicitní práce, řešení incidentů stále dokola bez opravy kořenové příčiny nebo čas strávený zjišťováním stavu existujících úkolů zmíněný na začátku článku. Abyste objevili zdroje plýtvání, musíte si klást správné otázky. Níže uvádíme několik příkladů:

• Jsou součástí procesu velmi komplexní činnosti?
• Dochází k předání práce mezi týmy?
• Kde dochází ke zpožděním či čekání?
• Má každý krok procesu právě dostatečnou kapacitu?
• Existují zde kroky, které nepřidávají hodnotu pro zákazníka?
• Můžeme snížit množství nutných činností, které nepřináší hodnotu zákazníkovi?

Závěr

Pokud jste v rostoucí organizaci, která se potýká s nárůstem procesní a byrokratické zátěže, Lean IT je praktický přístup, který vám pomůže najít chytřejší a lepší způsob práce.

Lean je v první řadě věcí kultury. Je to způsob přemýšlení a jednání. Je to o zvyšování hodnoty pro zákazníka a odstranění zbytečného plýtvání. Management ve štíhlé organizaci nemá odpovědi, ale otázky. Lean se týká úplně všech zaměstnanců a jeho středobodem je neustále zlepšování (continual improvement), shrnuje Lean přístup Peter Hubbard.

Jan Škrabánek Autor článku je konzultantem ve společnosti ALVAO, kde zajišťuje zákazníkům technickou podporu.