facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přihlášení SystemNEWSPřehledy
 
Tematické seriály

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 
Nové!

RPA - automatizace procesů

Softwaroví roboti automatizují obchodní procesy.

články >>

 
Nové!

IoT – internet věcí

Internet věcí a jeho uplatnění napříč obory.

články >>

 
Nové!

VR – virtuální realita

Praktické využití virtuální reality ve službách i podnikových aplikacích.

články >>

 
Nové!

Bankovní identita (BankID)

K službám eGovernmentu přímo z internetového bankovnictví.

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
 
Partneři webu
IT SYSTEMS 1-2/2022 , ITIL – Řízení IT

ITAM musí být proaktivní a hledět do budoucnosti,

říká David Foxen, zakladatel poradenské agentury SAM Beast

Jan Škrabánek


David Foxen má dlouholeté zkušenosti v oblasti IT Asset Managementu (ITAM). Svým klientům ušetřil miliony liber díky implementaci a rozvoji fungujících ITAM procesů. Je zakladatelem poradenské agentury SAM Beast. Svou vášeň pro ITAM sdílí prostřednictvím živých kanálů na LinkedIn a YouTube. Požádali jsme ho o rozhovor, ve kterém jsme hovořili o tom, proč by se ITAM měl dívat více do budoucnosti.


Jak zmiňujete na LinkedIn, ITAM doslova milujete. O důležitosti ITAM sice nikdo nepolemizuje, ale málokdo se pro něj opravdu nadchne. Co se vám na ITAM tak líbí?

David FoxenITAM je pro mě nejlepší věc na světě. Nikdy jsem ve své kariéře nedělal nic jiného, ale miluji to, protože opravdu věřím v hodnotu, kterou může přinést organizacím a všem zúčastněným. Vezměte si například bezpečnost informací. Tam ITAM nesmírně pomáhá tím, že identifikuje starší hardware a software, kterému končí životnost. Můžeme pomoci při nákupu a sestavování rozpočtu. Je tolik oblastí, se kterými můžeme pomoci. Pak tu máme moderní trendy, jako je FinOps. ITAM můžeme využít ve vztahu k FinOps, abychom ušetřili peníze. Můžete udělat gap analýzu a okamžitě začnete šetřit peníze. ITAM rozhodně není nuda! Je skvělý!

Jaká je největší hodnota, kterou ITAM organizacím přináší?

Tradičně to byla finanční optimalizace a dodržování právních předpisů, ale s nedávnými událostmi přináší ITAM mnohem větší kontinuitu a stabilitu. Vzpomeňte si, jak to vypadalo, když udeřila pandemie COVID: Všichni popadli veškerý dostupný hardware a začali pracovat z domova. A teď si každý říká, kde to všechno je? V tomto prostředí přináší ITAM kontrolu a přehled po celou dobu životního cyklu. To je klíčové. ITAM nyní podporuje byznys a hraje mnohem proaktivnější roli než kdy dříve.

Pravděpodobně největší revoluce v oblasti ITAM v poslední době přišla s dominancí SaaS. Jednou z jeho výhod je usnadnění nákupu softwaru pro koncové uživatele. Na druhou stranu se to může IT oddělení rychle vymknout kontrole. Jaké jsou největší problémy při správě SaaS?

Kdysi jste mohli mít obrovské množství různých aplikací a téměř žádné licence. SaaS vám pomůže udržet váš IT majetek v souladu s právními předpisy. Stále sice musíte hlídat sdílení účtů, ale dodržování licenčních podmínek je díky SaaS jednodušší. Z hlediska dodržování předpisů také pomáhá, že dodavatelé mají svůj portál. Pokud nemáte ITAM nástroj, můžete se alespoň podívat na portál. Již nemáte žádnou výmluvu, proč neoptimalizovat výdaje na SaaS.

Na druhou stranu je správa cloudového prostředí složitá. Z tohoto důvodu vznikl FinOps. I v případě cloudu je třeba dbát na konfiguraci, abyste měli jistotu, že skutečně šetříte náklady a správně jej optimalizujete. Společnosti, které začaly využívat cloudová řešení, se nyní při výběru softwaru primárně soustředí na poskytovatele takovýchto služeb. Způsoby pořizování softwaru se tak rychle mění. ITAM musí těmto změnám porozumět a umět se přizpůsobit.

Další věcí, na kterou je třeba myslet, je stínové IT. Pokud začnete detailněji analyzovat všechny firemní výdaje, najednou si uvědomíte, že je toho spousta, o čem nemáte žádný přehled. Jedním ze způsobů, jak získat větší kontrolu, je zavést proces, kdy všichni uživatelé, kteří žádají nový software, komunikují přímo s pracovníky zodpovědnými za ITAM. Nechovejte se jako softwarová policie, ale vysvětlete jim, proč to děláte a jak to pomáhá celé firmě.

Součástí vaší práce je firemní poradenství v oblasti softwaru pro ITAM. Kdy má organizace začít uvažovat o investici do nástroje pro ITAM? Jaká je hranice, kdy už si firma nevystačí s tabulkovou evidencí v Excelu?

Excel je stále světově nejpoužívanější nástroj pro ITAM. I když máte fantastický ITAM software, stále budete pro některé účely používat Excel. Existují určité spouštěče, které odstartují přechod z tabulkové evidence. Jedním z nejčastějších je externí nebo interní audit. Viděl jsem například i společnosti, které používaly tabulky s 10 000 řádky. Ve skutečnosti však neexistuje žádná konkrétní hranice. Záleží spíše na tom, jak vážně lidé ve firmě berou ITAM. Obvykle si v určitém okamžiku začnou sami uvědomovat, že zavedení vhodného ITAM nástroje je investice s dobrou návratností. Protože stejně jako v jiných oborech, lidé nejvíce rozumí řeči peněz a návratnost investic je nejlepším argumentem pro zavedení ITAM nástroje.

Jak lze spočítat návratnost investice do ITAM?

Nejprve je třeba počítat přímé úspory, které získáte díky konsolidaci podrobné evidence softwaru a hardwaru nebo konsolidaci SaaS řešení. Dále ušetříte značné množství času, který lidé tráví nad nepřehlednými tabulkami. A za třetí, usnadníte práci všech zainteresovaných stran. Všichni zaměstnanci jsou zákazníky ITAM. Pokud máte notebook, jste zákazníkem ITAM. Proto je důležité mít vždy na paměti své koncové uživatele a další zúčastněné strany.

ITAM je poměrně rozsáhlá disciplína. Pro firmy, které s ní teprve začínají, to může být velmi náročné. Kde bych měl při zavádění ITAM ve firmě začít? Jak lze rychle prokázat jeho přínos?

Obvykle provádím GAP analýzu ve správě majetku a hodnotím celkovou úroveň firemních postupů. Detailně se pak podívám se na kontrolní mechanismy a procesy. Pokud hledáte rychlý způsob, jak prokázat přínos ITAM, stačí se podívat na využívání Microsoft365. Vyžádejte si report z HR, vyjeďte si report využití Microsoft365 a porovnejte. Díky této jednoduché analýze zjistíte, že za licence zbytečně utrácíte. Tímto způsobem rychle prokážete hodnotu ITAM.

Další důležitou věcí hned na začátku je zapojení všech zúčastněných stran. Prezentujte, co plánujete v rámci ITAM dělat. Jaké konkrétní výhody může ITAM přinést do jejich každodenní práce a jejich oddělení jako celku. Investujte do vztahů a získejte si důvěru. To je k nezaplacení.

Rovněž konzultujte plánové změny přímo s koncovými uživateli. Vždy jim ukažte reálný přínos: S použitím nových postupů ušetříme tuto částku v nákladech.

Bezpečnost IT je dnes jedním z nejdiskutovanějších témat. Jak může ITAM přispět k bezpečnosti IT?

Spousta organizací utrácí nemalé prostředky na zabezpečení dat, zatímco ITAM sedí v rohu s obyčejným Excelem. IT bezpečnost je však pro ITAM jeden z nejdůležitějších partnerů a existuje zde řada synergií. Co se týká softwaru, ITAM schvaluje používání softwaru a poskytuje lidem z IT bezpečnosti informace o tom, co se ve firmě skutečně používá. Můžeme také snadno dohledat starý software představující bezpečnostní hrozbu.

Také lze Bezpečnost IT zapojit do kontroly a prověřování nových softwarových nástrojů, které organizace plánuje implementovat. Pokud někdo požaduje nový software, který neznáte, požádáte je nejprve o kontrolu.

Co se týká hardwaru, můžete jim reportovat hardware, kterému končí životnost a podpora. Spolupráce je důležitá i pro celý související postup vyřazení: Likvidace zařízení způsobem, který zajistí, že jsou všechna data nenávratně smazaná před tím, než hardware opustí firmu. Na druhou stranu bezpečnost IT může zase pomoci nám: například identifikací rizik v podobě stínového IT.

Je evidentní, že vás ITAM nesmírně baví. Jak vidíte jeho budoucnost?

ITAM se tradičně dívá spíše zpět. Rád bych, aby se ITAM díval více dopředu. Místo toho, aby zpětně vyhodnocoval chyby a obviňoval lidi za špatné výsledky auditu, měl by být proaktivní a lépe rozumět, co se ve firmě chystá. Přecházíme na cloud? Jak s tím můžeme pomoci? Jak můžeme snížit náklady? Vidím, že server je využíván jen pár minut denně. Když to víme, můžeme zajistit, aby spotřebovával jen odpovídající množství cloudové kapacity, a ušetřit peníze. Vidíme, že se chystá zdražení? Uzamkněme cenu aplikace. Můžeme být proaktivní při obnovování. Atd.

Nemůžeme změnit minulost a napravit ji, ale můžeme napravit budoucnost. Aby se vám to povedlo, potřebujete mluvit se všemi zúčastněnými a zjistit, jak můžete pomoci. Opravdu musíme změnit mentalitu směrem k budoucnosti.

Jan Škrabánek Rozhovor připravil Jan Škrabánek, konzultant společnosti ALVAO.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.