Podle výzkumu, zpracovaného společností Ketchum Global Research & Analytics, ukládá takřka polovina zaměstnanců mladších 40 let firemní data do cloudových úložišť. Většina z nich přitom dobře ví, že by to dělat neměla, ale nemůže si pomoci. Data v cloudu jsou přece tak krásně dostupná z kanceláře, domova i na služební cestě. Pracuje se s nimi pohodlněji než s firemními informačními systémy, a navíc – dělá to přece každý.

Potenciálních rizik je přitom hned několik. Neprověřená cloudová úložiště mohou být nezabezpečená, a zejména pokud zaměstnanci používají stejné přihlašovací údaje jako do firemních systémů, je na problém zaděláno. A oni to dělají, nenamlouvejte si, že právě ve vaší firmě to tak není. Nehledě na to, že o tom, kde se nacházejí citlivá firemní data, by měla rozhodovat především firma.

Nabídněte alternativu

Zakazovat zaměstnancům používání moderních cloudových služeb je ale stejný nesmysl, jako zkusit zastavit dřívkem od nanuku valící se povodeň. Zkuste místo toho přijít s vlastním řešením a umožnit tak zaměstnancům, aby využívali cloud, který je pod vaší kontrolou. Budete vypadat jako moderní firma, a ještě nad svými daty získáte zpět kontrolu.

Hlavní výhodou cloudu je jeho jednoduché použití, dostupnost dat nezávisle na místě nebo času a rychlá možnost změny potřebné kapacity (počtu uživatelů, výkonu, velikosti dat...). Například u cloudových úložišť si tak můžete objednat určitý diskový prostor a v případě, že přestane dostačovat, jednoduše doobjednat další. Třeba jen dočasně a jakmile dokončíte prostorově náročnou zakázku, zase pronajatý prostor vrátíte. Zkuste totéž udělat s pevnými disky ve firemní síti.

O kvalitní datová centra poskytující cloudové služby navíc 24 hodin denně pečuje tým odborníků, který zajišťuje jejich dokonalé zabezpečení jak proti útokům hackerů, tak proti živelním pohromám. Datové centrum, v němž je cloud provozován, leží umístěno mimo trasy potenciálně padajících letadel, území ohrožených povodněmi nebo zemětřesením. Přístup k nim hlídá jak ozbrojená ostraha, tak i biometrická identifikace oprávněných osob. Proti některému z šestnácti tisíc požárů, které se ročně v Česku objeví, chrání servery propracovaný protipožární systém. Data jsou samozřejmě pravidelně zálohována, na což, jen si to přiznejme, ve firmách občas zapomínáme. Provozovatelé dobrých cloudů také zajišťují zálohovanou internetovou konektivitu a ochranu proti výpadku napájení.

Víte, co dělají vaše data?

Když se zeptáte manažerů, co mají proti cloudům, často zmiňují obavu ze ztráty kontroly nad vlastními daty. Těmto fobiím je třeba dát částečně za pravdu, řada cloudů skutečně rozstrká data na nejlacinější servery po celém světě. Při výběru dodavatele cloudových služeb tak vybírejte mimo jiné podle toho, zda má svá datová centra v Česku, nebo aspoň v právně příbuzném prostředí Evropské unie.

Cloudové služby ale dnes neznamenají jen škálovatelný prostor pro ukládání dat, ale také možnost pronájmu aplikací. Samozřejmě také škálovatelných. Snadno si do firmy objednáte dvacet licencí kancelářského software a když dojde ke zvýšení počtu zaměstnanců, jednoduše deset licencí přihodíte. Nebo naopak pět uberete. Zkrátka podle potřeby.

Provozovatel cloudových služeb se postará o to, aby byl software vždy aktualizovaný na nejnovější verzi se všemi bezpečnostními záplatami. A nemusí jít jen o základní kancelářský software, ale také o účetnictví nebo jednoduchý CRM systém, různý software pro zajištění bezpečnosti, analytický software, nebo řešení pro videokonference. Za používání těchto programů neplatíte jednorázové licenční poplatky, ale měsíční paušál. Náklady na užívání podnikových aplikací se tak stanou zcela transparentní. Za předem jasně stanovenou platbu dostanete jak pronájem aktuální verze softwaru, tak veškerý servis spojený s jeho údržbou a také hardware, na kterém běží.

Cloud je dobrý sluha

Pokud dáte využívání cloudu ve firmě pravidla, můžete svým zaměstnancům zvýšit pohodlí při práci, firmě ušetřit spoustu času a zvýšit bezpečí. Řekněte sami – kdo z vás to má?

Radek Stehno Autor článku je senior manažer řízení produktu ve společnosti T-Mobile Czech Republic a.s.