10 důvodů, proč implementovat web content management

1. Náhled a přístup k aktuálním informacím z jednoho místa
Řešení WCM nabízí možnost přístupu k našim dokumentům a informacím, k našim úkolům, ke vnitrofiremním informacím, k informacím o zákaznících a obchodních partnerech, k různým statistikám a reportům vždy z jedné aplikace, z jednoho místa.
2. Zvýšení efektivity práce s menším počtem lidí
Umožňuje společnostem zvýšit efektivitu práce díky rychlé práci s informacemi, které se zobrazují například v prostředí portálové aplikace bez zásahu administrátora či webmastera, na základě předem definovaných pravidel a kritérií a po průchodu publikačního schvalovacího workflow.
3. Nastavení jedinečných pravidel pro publikaci různých typů obsahu
Publikovaný obsah je většinou z různých zdrojů a různých typů dokumentů (MS Office, PDF, CAD, ...). Řešení WCM umožňuje nastavit pro jejich publikaci různá pravidla tak, aby již nemusel do procesu publikace zasahovat administrátor ani webmaster, a šetří tím čas a peníze pro spravování a údržbu webu.
4. Přehled nad probíhajícími procesy a jejich kontrola
Úlohou WCM není jen zobrazovat správné informace ve správný čas, ale také bdít nad probíhajícími procesy, dávat správné informace a úkoly uživatelům a případně je eskalovat nadřízeným, tzn. úlohou je komplexní informovanost uživatelů pro usnadnění jejich každodenní práce.
5. Integrace zdrojů informací
Řešení WCM integrují různá úložiště dokumentů, různé aplikace, statistiky, logy a mnoho dalších informačních zdrojů do jedné, uživatelsky příjemné a jednoduše obsluhovatelné „obrazovky“ aplikace, případně portálu. Úkolem řešení WCM je sjednocení různých informačních platforem do jednotného, uživatelsky příjemného prostředí s jednoduchou obsluhou.
6. Flexibilní rozšiřitelnost do robustního portálového řešení
V dnešní době používá mnoho společností robustní portálová řešení, kde web je vícejazyčný, personifikovatelný dle přihlášeného uživatele, je současně intranetem, internetem i extranetem a je využíván jak firemními zaměstnanci, tak partnery, zákazníky i „obyčejnými“ uživateli. Řešení WCM pak v tomto případě vytváří správný obsah takového portálu a zajišťuje správné informace pro jednotlivé části portálu, ať už jde o BEA, či IBM. Navíc by mělo řešení WCM poskytovat sadu tzv. portletů (přeprogramované komponenty), které usnadňují a urychlují integraci WCM s portálovým řešením.
7. Využití odkazů (linky)
Řešení WCM využívá pro umísťování objektů (např. obrázky) pouze odkazy a neumisťuje objekty přímo ve stránkách webu – výhodou je změna objektu pouze na jednom místě a ten se pak automaticky změní na všech stránkách, kde se vyskytuje. Například změníte logo firmy – změníte jej pouze jednou, a to na místě, kde je fyzicky uloženo, a všechny stránky, kde je logo použito, se automaticky vystaví s novým logem.
8. Využití možnosti LDAP
Většina řešení WCM umožňuje využít služby LDAP a nastavit uživatele a jejich práva přístupu k informacím velice rychle a efektivně, zvláště v případech, kdy web nebo portál využívá mnoho uživatelů interních i externích.
8. Využití možnosti LDAP
Většina řešení WCM umožňuje využít služby LDAP a nastavit uživatele a jejich práva přístupu k informacím velice rychle a efektivně, zvláště v případech, kdy web nebo portál využívá mnoho uživatelů interních i externích.
9. Jednotné prostředí pro elektronické úložiště dokumentů a nahlížení na ně
Řešení WCM je spojeno i se standardním řešením content management, kde je důležité elektronické úložiště dokumentů pro bezpečné ukládání informací, pro verzování dokumentů, rychlý přístup dle definovaných kritérií a pravidel apod. WCM tak neřeší pouze publikaci informací na web, ale ve spojení s content managementem je silným nástrojem v oblasti správy dokumentů obecně.
10. Redukce nákladů na administraci IT prostředí
Díky funkcionalitě, kterou řešení WCM poskytuje, výrazně šetří náklady na obsluhu a administraci webu a ve spojení s klasickým content managementem také šetří čas při vyhledávání těch správných informací pro práci.

Příklad tvorby nové šablony webové stránky v prostředí WCM

Proces pro požadavek vytvoření nové stránky veřejného webu – šablony může probíhat následovně:

1. Proces začíná samotným požadavkem na změnu stránky veřejného webu na základě rozhodnutí společnosti nebo osoby k tomu pověřené. Příslušný pracovník založí novou žádost o změně stránky nebo šablony veřejného webu.
2. Tento pracovník (pořizovač obsahu a garant produktu) pomocí předem schváleného procesního řízení (viz obr.) založí požadavek do systému.
3. Do požadavku navrhne základní požadavky, které od změny stránky nebo šablony očekává a předá jej do systému zpracování procesů.
4. Po odeslání dokumentu do systému bude požadavek směrován na správce webu, který rozhodne dle zaslaných specifikací o jeho realizaci v prostředí veřejného webu a jeho dopadu na celkovou strukturu webu. Ten může požadavek odložit jako neopodstatněný, jeho zpracovávání zamítnout a vrátit požadavek zpět zadavateli, nebo může tento požadavek schválit a v tom případě provede detailní specifikaci šablony pro IT. Požadavek odešle na IT oddělení.
5. Administrátor systému IT provede vytvoření šablony, včetně jejího otestování v testovacím prostředí.
6. Administrátor systému IT po vytvoření šablony a po jejím otestování pošle informaci správci webu, pořizovači obsahu o jejím umístění na testovacím serveru (prostředí) a počká na schválení této šablony. V případě kladného posouzení provede nahrazení všech požadovaných stránek (deploy) na veřejném webu. Po tomto nahrazení je požadavek uzavřen. Dokument bude uložen v DMS systému. V rámci procesu jsou uživatelé informování o stavu požadavku e-mailovou zprávou.