Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2006 -> ECM Enterprise Content Management -> Web content management
ECM Enterprise Content Management , DMS/ECM - Správa dokumentů

Web content management

Zbyněk Juřena
Každá společnost vlastní informace, dokumenty, multimédia, databáze apod. v elektronické podobě, a pokud chce dobře fungovat, měla by tyto informace nějakým řízeným způsobem spravovat a využívat. Klíčovým se stává spolehlivé uložení takovýchto informací, tedy bezpečné uložení se zabezpečením proti neoprávněnému přístupu a proti ztrátám dat, a také zajištění efektivního přístupu k informacím.


U řešení web content managementu (WCM) je kladen důraz zvláště na druhý bod – na zpřístupnění informací prostřednictvím webu uživatelům, klientům, partnerům, zaměstnancům apod. Nasazením řešení WCM dostává společnost do rukou nástroj, který by jí měl umožňovat:



  • jednoduchou tvorbu, vývoj, publikaci a administraci obsahu webu,
  • redukuje čas potřebný k získávání informací pro správné rozhodování,
  • redukuje čas na administraci a integraci s dalším softwarem společnosti,
  • zvýšení efektivity práce s informacemi a obsahem webu,
  • profesionální vzhled stránek webu.

Prezentace informací

V dřívějších dobách se řešení uložení a zpřístupnění dat zakládalo na tom, že informace (dokumenty) byly uloženy na serverech společnosti a zde se museli zaměstnanci „prohrabovat“ v často nepřehledných adresářových strukturách a hledat vždy poslední, správné verze dokumentů a čas, který s tím strávili, byl neúměrně velký. Navíc pokud měly být informace zpřístupněny prostřednictvím webu, pak funkce webmastera (administrátora webu) byla nezastupitelná, protože se musel postarat o to, aby na webu (internet, extranet, intranet) byly vždy ty správné dokumenty a informace (poslední verze), a to často bylo spojeno s úpravou webových stránek.
WCM se dnes snaží o to, aby proces, který zabezpečoval webmaster, byl zautomatizován a odpadla tak administrace webu a webových stránek. Řešení využívají přednastavených komponent, procedur a procesů, které nahrazují práci webmastera, i schvalovacích procesů pro publikaci informací na web.
Proces zjednodušeně vypadá tak, že například po editaci a opravě obchodní smlouvy řešení WCM pozná, že byla vytvořena nová verze smlouvy (funkcionalita content managementu – verzování pomocí check-out, check-in procedur) a pokud má v příznaku Publikace „TRUE“, dojde k nastartování publikačních schvalovacích procesů, kde na konci procesu dojde ke schválení publikace dokumentu a k jeho automatickému vystavení do předpřipraveného layoutu a místa webové stránky. Není potřeba zásahu webmastera ani při samotné publikaci, ani při úpravě web stránek. Vše se děje automatizovaně, lidský činitel zasahuje pouze při schvalovacích procesech, kde jsou však nastaveny termíny a doby odezvy jednotlivých účastníků procesu tak, aby nedocházelo ke zbytečným průtahům s publikací.

10 důvodů, proč implementovat web content management

1. Náhled a přístup k aktuálním informacím z jednoho místa
Řešení WCM nabízí možnost přístupu k našim dokumentům a informacím, k našim úkolům, ke vnitrofiremním informacím, k informacím o zákaznících a obchodních partnerech, k různým statistikám a reportům vždy z jedné aplikace, z jednoho místa.
2. Zvýšení efektivity práce s menším počtem lidí
Umožňuje společnostem zvýšit efektivitu práce díky rychlé práci s informacemi, které se zobrazují například v prostředí portálové aplikace bez zásahu administrátora či webmastera, na základě předem definovaných pravidel a kritérií a po průchodu publikačního schvalovacího workflow.
3. Nastavení jedinečných pravidel pro publikaci různých typů obsahu
Publikovaný obsah je většinou z různých zdrojů a různých typů dokumentů (MS Office, PDF, CAD, ...). Řešení WCM umožňuje nastavit pro jejich publikaci různá pravidla tak, aby již nemusel do procesu publikace zasahovat administrátor ani webmaster, a šetří tím čas a peníze pro spravování a údržbu webu.
4. Přehled nad probíhajícími procesy a jejich kontrola
Úlohou WCM není jen zobrazovat správné informace ve správný čas, ale také bdít nad probíhajícími procesy, dávat správné informace a úkoly uživatelům a případně je eskalovat nadřízeným, tzn. úlohou je komplexní informovanost uživatelů pro usnadnění jejich každodenní práce.
5. Integrace zdrojů informací
Řešení WCM integrují různá úložiště dokumentů, různé aplikace, statistiky, logy a mnoho dalších informačních zdrojů do jedné, uživatelsky příjemné a jednoduše obsluhovatelné „obrazovky“ aplikace, případně portálu. Úkolem řešení WCM je sjednocení různých informačních platforem do jednotného, uživatelsky příjemného prostředí s jednoduchou obsluhou.
6. Flexibilní rozšiřitelnost do robustního portálového řešení
V dnešní době používá mnoho společností robustní portálová řešení, kde web je vícejazyčný, personifikovatelný dle přihlášeného uživatele, je současně intranetem, internetem i extranetem a je využíván jak firemními zaměstnanci, tak partnery, zákazníky i „obyčejnými“ uživateli. Řešení WCM pak v tomto případě vytváří správný obsah takového portálu a zajišuje správné informace pro jednotlivé části portálu, a už jde o BEA, či IBM. Navíc by mělo řešení WCM poskytovat sadu tzv. portletů (přeprogramované komponenty), které usnadňují a urychlují integraci WCM s portálovým řešením.
7. Využití odkazů (linky)
Řešení WCM využívá pro umísování objektů (např. obrázky) pouze odkazy a neumisuje objekty přímo ve stránkách webu – výhodou je změna objektu pouze na jednom místě a ten se pak automaticky změní na všech stránkách, kde se vyskytuje. Například změníte logo firmy – změníte jej pouze jednou, a to na místě, kde je fyzicky uloženo, a všechny stránky, kde je logo použito, se automaticky vystaví s novým logem.
8. Využití možnosti LDAP
Většina řešení WCM umožňuje využít služby LDAP a nastavit uživatele a jejich práva přístupu k informacím velice rychle a efektivně, zvláště v případech, kdy web nebo portál využívá mnoho uživatelů interních i externích.
8. Využití možnosti LDAP
Většina řešení WCM umožňuje využít služby LDAP a nastavit uživatele a jejich práva přístupu k informacím velice rychle a efektivně, zvláště v případech, kdy web nebo portál využívá mnoho uživatelů interních i externích.
9. Jednotné prostředí pro elektronické úložiště dokumentů a nahlížení na ně
Řešení WCM je spojeno i se standardním řešením content management, kde je důležité elektronické úložiště dokumentů pro bezpečné ukládání informací, pro verzování dokumentů, rychlý přístup dle definovaných kritérií a pravidel apod. WCM tak neřeší pouze publikaci informací na web, ale ve spojení s content managementem je silným nástrojem v oblasti správy dokumentů obecně.
10. Redukce nákladů na administraci IT prostředí
Díky funkcionalitě, kterou řešení WCM poskytuje, výrazně šetří náklady na obsluhu a administraci webu a ve spojení s klasickým content managementem také šetří čas při vyhledávání těch správných informací pro práci.


Další možnosti a funkcionalita

WCM řeší další problémy, které byly spojeny s údržbou mnohastránkových a pro údržbu nepřehledných webových stránek. Jsou to hlavně:
  • multijazyčnost, kdy se dle přihlášeného uživatele objeví stránky vždy v nativním jazyce uživatele,
  • již předvytvořené komponenty, tzv. portlety, pro snadnou a rychlou integraci se standardním portálovými řešeními (BEA, IBM, SAP, SUN, …),
  • rychlé vyhledávací stroje pro velice rychlé vyhledání informací,
  • prostředky pro tvorbu šablon (layout),
  • prostředky pro tvorbu stránek, změnu stránek,
  • prostředky pro správu uživatelů,
  • většinou odděluje prostředí pro tvorbu stránek od produkčních prostředí web stránek,
  • a mnoho dalších – závislých na konkrétních řešeních a technologiích.

Příklad tvorby nové šablony webové stránky v prostředí WCM





Proces pro požadavek vytvoření nové stránky veřejného webu – šablony může probíhat následovně:
  1. Proces začíná samotným požadavkem na změnu stránky veřejného webu na základě rozhodnutí společnosti nebo osoby k tomu pověřené. Příslušný pracovník založí novou žádost o změně stránky nebo šablony veřejného webu.
  2. Tento pracovník (pořizovač obsahu a garant produktu) pomocí předem schváleného procesního řízení (viz obr.) založí požadavek do systému.
  3. Do požadavku navrhne základní požadavky, které od změny stránky nebo šablony očekává a předá jej do systému zpracování procesů.
  4. Po odeslání dokumentu do systému bude požadavek směrován na správce webu, který rozhodne dle zaslaných specifikací o jeho realizaci v prostředí veřejného webu a jeho dopadu na celkovou strukturu webu. Ten může požadavek odložit jako neopodstatněný, jeho zpracovávání zamítnout a vrátit požadavek zpět zadavateli, nebo může tento požadavek schválit a v tom případě provede detailní specifikaci šablony pro IT. Požadavek odešle na IT oddělení.
  5. Administrátor systému IT provede vytvoření šablony, včetně jejího otestování v testovacím prostředí.
  6. Administrátor systému IT po vytvoření šablony a po jejím otestování pošle informaci správci webu, pořizovači obsahu o jejím umístění na testovacím serveru (prostředí) a počká na schválení této šablony. V případě kladného posouzení provede nahrazení všech požadovaných stránek (deploy) na veřejném webu. Po tomto nahrazení je požadavek uzavřen. Dokument bude uložen v DMS systému. V rámci procesu jsou uživatelé informování o stavu požadavku e-mailovou zprávou.


Autor článku působí jako business solution director ve společnosti Getronics (Czech Republic).
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.