ECM (enterprise content management) je dnes již celkem známý termín, starší označení jako DMS (document management) nebo workflow, které jsou jednou z částí ECM, se již zažila a jsou běžně používané i mimo odbornou veřejnost. Přesto pokud se mluví o ECM (v překladu správa firemního obsahu, tzn. správa veškerých informací a dokumentů a na ně navázaných procesů), je tento termín ze strany vedoucích pracovníků stále zahalen určitou mlhou. Také je třeba říci, že ECM představuje opravdu širokou oblast a není moc firem, kde by bylo nasazeno v celé šíři. Obvykle se postupuje po jednotlivých částech, které se řeší dle potřeby, respektive dle možnosti prokázat návratnost vynaložených prostředků.


V tomto článku se pokusím popsat několik vybraných řešení, která spadají do oblasti ECM a dle mých zkušeností patří mezi ty nejčastěji zaváděné. Tato řešení mají společné to, že se u nich dají velmi jasně stanovit očekávané přínosy a nadefinovat očekávané výsledky. Zároveň nám pomohou posunout termín ECM od teorie k praxi, tedy k řešením, která si každý dovede představit a vyhodnotit jejich přínosy.

Zpracování došlých faktur

To je oblast, která se dnes hodně rozmáhá zejména díky snadno vyčíslitelné návratnosti. Zároveň je to dáno i rozvojem technologií OCR (optické rozpoznávání znaků), které ještě umocňují dosahované výsledky. Celý proces pak vypadá tak, že faktura se na vstupu naskenuje, pomocí OCR se vytěží údaje (na základě vnitřní logiky probíhá vytěžování bez vazby na konkrétní umístění údajů na stránce a systém je schopen s vysokou pravděpodobností vytěžit data i z faktur, které jsou zpracovávány poprvé). Získaná data jsou kontrolována proti údajům ze systému ERP (proti seznamu dodavatelů, objednávce apod.) a buď automaticky zaúčtována, nebo předána do systému workflow pro další schválení a poté zaúčtována. Posledním krokem je archivace dokladu a jeho zpřístupnění určeným uživatelům. Dnes již není problém použít na dokladech elektronickou značku (potvrzení, že nebyla porušena integrita a autenticita dokumentu a je právně nepopiratelný) a dokumenty archivovat elektronicky. Dosažené úspory v rychlosti zpracování a nákladech na pořízení dat a archivaci asi není třeba dále objasňovat. V západní Evropě se běžně dosahuje návratnosti do jednoho roku, u nás je to o něco déle vzhledem k nižším mzdovým nákladům.

Správa smluv

Každý, kdo se někdy staral o firemní smluvní agendu, potvrdí, že složitost celého procesu exponenciálně stoupá s počtem pracovníků, kteří smlouvy vytváří a kteří s nimi následně potřebují pracovat, a také s počtem lokalit, na kterých se tito pracovníci nachází. Pomocí nástrojů ECM se snadno dosáhne centrálního zpracování smluv, kde je vždy jasné, co je poslední a platná verze smlouvy, která je okamžitě k dispozici oprávněným pracovníkům. Odpadá veškeré kopírování a výrazně se snižuje riziko ztráty důvěrných informací. Pokud se pro schvalování smluv použije elektronické workflow, celý proces se výrazně zrychlí, protože si jednotliví pracovníci neposílají papírovou verzi pro podepsání. Obvykle se podaří zkrátit celý schvalovací cyklus ze dnů až týdnů na hodiny až dny, a to jsou časy, které při kontraktačních jednáních již hrají roli.

Elektronická pošta

Dnes často zpráva zaslaná elektronickou poštou představuje důležitý dokument. Problém je, že počet zpráv, které každý zpracovává, stále roste a ne každou zprávu je třeba uchovávat. ECM nabízí v tomto směru výraznou podporu. Jednak umožňuje archivovat zprávy (všechny, nebo vybrané) a tím snížit nároky na poštovní infrastrukturu, ale zejména snadno zařadit zprávy mezi dokumenty a dále s nimi pracovat, případně pomocí nástrojů pro týmovou spolupráci vůbec snížit mailovou komunikaci. Často vyžadovanou vlastností dle zákona je i schopnost evidence a průkazného dohledání všech zpráv.

Možností využití nástrojů ECM je opravdu hodně, osobně však považuji za nejdůležitější, aby managementy jednotlivých společností neviděly ECM jako jakýsi mlhavý termín, o kterém je dnes stále častěji slyšet, ale jako možnost řešení problémů, se kterými se setkávají.

Autor je ředitelem společnosti Syconix.