Elektronické dokumenty nám samovolně pronikly do života. Prostě jsme je dostali e-mailem a pak jsme je zase odeslali. A právě v tom tkví jejich hlavní síla a faktická samozřejmost. Těžko dnes budeme hledat někoho, kdo bude využití výhod elektronických dokumentů popírat. Pro pořádek si ty hlavní výhody, které listinná podoba dokumentu postrádá, uveďme:

• rychlost přenosu,
• souběžný, respektive vzhledem k rychlosti přenosu téměř souběžný přístup více lidmi najednou,
• snadné a levné kopírování a ukládání,
• možnost vyhledávání a třídění dokumentů různými softwarovými prostředky podle obsahu.

Díky možnosti těchto úžasných manipulací se jejich používání stalo naprostou samozřejmostí a jejich množství roste závratným tempem. Pro pořádek v digitálních dokumentech jsme tak museli vyvinout document management systémy, jichž je dnes dlouhá řada. A v čem je tedy vlastně problém, proč stále papírujeme?

To, co jsme v předchozím deklarovali, totiž funguje skvěle v prostředí, kde si věříme. Rozmach elektronické komunikace a sociálních sítí svědčí o tom, že tento prostor je obrovský, neboť výhody převažují nad riziky a nebezpečím zneužití. V okamžiku, kdy si nevěříme, respektive nejsme si jisti, že si budeme věřit i v budoucnu, potřebujeme důvěryhodný dokument, u něhož nebude možné zpochybnit věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Zároveň věrohodnost musí být zaručena do budoucnosti. Musíme zajistit uložení elektronického dokumentu, jeho existenci a čitelnost v digitální podobě v čase, a to dlouhodobě. Například soudní spis se archivuje sedmdesát let.

Rozmach je navíc tak rychlý, že legislativa nestíhá úplně přesně a jasně reagovat. Sice dává na roveň elektronickou a listinnou podobu písemnosti, čímž je otevřeno stavidlo hráze, ale koryto řeky není dost přesně vykolíkováno ani vyhloubeno. Chybí přesné definice a terminologie, jako například, co vše se může považovat za elektronický dokument (wordovský dokument, excel, video, obrázek?) nebo co je elektronický spis. To je zásadní v okamžiku, kdy se stanovuje, jaké druhy souborů musí podatelna přijmout, a jaké již nemusí. Jelikož naše firma řeší elektronizaci justice, řekli jsme po dlouhých debatách, že elektronickým dokumentem může být v podstatě libovolný typ souboru. Ale žádný předpis to neříká. Jak prosté. Co se bude dít, když někdo přinese dokument z roku 1992 vytvořený ve WordStaru (který si asi ani většina z nás už nepamatuje) na 3,5“ disketě? Co když Apple nebo Adobe vytvoří nový formát? Musí si úřad, respektive firma koupit software, aby jej přečetly?

Máme potřebu číst a zapisovat staletými návyky

Pro práci s elektronickými dokumenty potřebujeme zařízení, která se od papíru zatím dosti nápadně odlišují téměř všemi parametry. Můžeme se však dočkat elektronického papíru, neboť investice do výzkumu tímto směrem jsou údajně značné.
Pro vpisování poznámek a změn obsahu musíme zatím stále v převážné míře použít prostředníka – klávesnici, která je pro část populace, zejména té starší stále ještě tak horká, že se jí ani nedotknou. Prostě tužka je tužka.

Ukládání elektronických dokumentů je jaksi nehmatatelné – virtuální, my vlastně většinou nevíme, kde dokument leží, kdo k němu má přístup, kdo jej kdy četl atd. Na takovou námitku všichni bezpečnostní experti sice odpovědí, že zabezpečení systémů se dá udělat řádově spolehlivější a kontrolovanější než fyzické uložení. Také řeknou, že naprostá převaha úniků informací a zničení systémů je způsobena lidským faktorem, nikoli technickým. Ale stejně, pokud si sami tím opravdovým klíčem fyzicky neotočíme, kdoví jak to je. Kolik z nás zamkne dálkovým ovladačem auto, slyší cvaknutí a pak ještě pro jistotu vezme za kliku, je-li opravdu zavřené, i když je vždycky zavřené?

Co s tím?

Každopádně se asi budeme muset smířit s tím, že lavinu elektronických dokumentů nezastavíme. Bude dobré se připravit a využít jejich výhod tím, že si pořídíme a začneme pracovat s document management systémy, které postupně přecházejí na modernější content management systémy. Ty nám dokážou skvěle pomoci zorientovat se v záplavě dokumentů.

Technické překážky se pravděpodobně velmi brzy vyřeší. Již dnes uvažuje resort spravedlnosti, že přidělí soudcům tablety tak, aby mohli studovat elektronické spisy kdykoli a kdekoli. Nejtěžší překážkou bude, ostatně jako vždy, lidský postoj k věci. Za celou dvacetiletou dobu mého podnikání v oblasti tvorby aplikací jsem si několikrát myslel, že nové technologie a možnosti softwaru jsou tak úžasné, že není možné jim nepropadnout, a stal se pravý opak, propadly spíše ty aplikace. A naopak, některé věci, které mi připadly spíše jako hračky, se staly neuvěřitelně rychle běžnou součástí života. Proto se nyní neodvažuji odhadnout, jak to dopadne, ale spíše se přikláním k názoru, že se většina z nás samovolně naučí v té lavině plavat, než aby se dívala z povzdálí a sveřepě zůstala u papírů. Jde spíše o poměr elektronických a listinných písemností, neboť je jisté, že papíry zůstanou a elektronizace bude pokračovat.

Paradoxně je to státní správa – orgány veřejné moci, které jsou tahounem a elektronizují dokumentové agendy nejrychleji. Jednak jsou pod veřejným tlakem vedeny k přesné a rychlé vnitřní organizaci toku dokumentů, jednak jsou jim pro komunikaci zákonem nařízeny datové schránky. Ze statistik datových schránek plyne, že se týdně posílá zhruba osm set tisíc zpráv, v nichž je nejméně jeden dokument. Jejich počet stejně jako počet zřízených schránek trvale roste. Ze světového pohledu to vypadá, že díky zcela ojediněle povinným datovým schránkám jsme přinejmenším na evropské, ne-li světové špičce pelotonu. Neklamným příznakem fungujícího systému je skutečnost, že o něm téměř není slyšet v médiích. Pozitivní zprávy jak známo pro média nejsou moc zajímavé.

Jiří Laciga
Autor je předsedou představenstva společnosti CCA Group.