Dokument management systém (zkrácené DMS) a zpracování procesů pomocí workflow/workgroup je stále ještě poněkud opomíjené téma v informačních systémech. V následujícím textu bychom rádi představily tyto technologie z pohledu praktických zkušeností společnosti, která se vývojem i implementací těchto technologií zabývá již deset let.


Firmy i organizace na celém světě investovaly a stále investují mnoho peněz i úsilí do informačních technologií (dále IT). Instalovaný hardware, software i zkušenosti pracovníků získané řešeními IT se staly jedním z klíčových faktorů konkurenceschopnosti, produktivity práce, a tím bonity i prosperity firmy. IT jsou strategickou zbraní konkurenční výhody, zvyšování obratu i zisku atd. Hlavním cílem IT dnes není zajistit masivní nasazení technologií, tato fáze již v různých zemích v různém časovém období proběhla. U nás to bylo zhruba v polovině devadesátých let a také v souvislosti s obávaným rokem 2000. Dnešní rozvoj IT je jiný. Je to snaha zrychlit proces získávání informací, zefektivnit řízení a odstranit rutinní, ubíjející činnosti ve prospěch kreativity. Přitom se tento trend samozřejmě netýká jen firem podnikajících v komerční praxi, ale i neziskových organizací, institucí a úřadů.

	Sekretářka	Referent	Manažer
Tvorba a zpracování dokumentů	68 %	46 %	20 %
Čtení nebo hledání dokumentů	6 %	35%	19%
Celkem práce s dokumenty	74 %	81 %	39 %
Ostatní činnosti	26 %	19 %	61 %

Tab. 1: Podíl zpracování dokumentů na celkovém časovém vytížení (zdroj: Witrtschaftswoche, special supplement 1)

V denní praxi dochází k docela zajímavému paradoxu – u ERP aplikací došlo nejen k nasazení příslušných systémů, ale i k následné změně stylu práce a organizačním změnám, u kancelářských aplikací, pokud jsou použita pouze individuální pracoviště vybavená příslušnými produkty, uživatel pouze vyměnil tužku a papír, respektive psací stroj, za modernější nástroj. Veškerá další činnost s dokumentem (oběh, ukládání, následné hledání, rešerše apod.) ale probíhá stejně jako před lety – základem je fyzický papírový dokument uložený v pořadači a zaevidovaný v knize. Aby se tato situace změnila, je potřeba uvažovat o nasazení produktů, které patří do oblasti DMS a workflow / workgroup. Teprve pak je v informačním systému vytvořeno prostředí pro skutečně týmovou práci s dokumenty, existuje kontrola nad vyřizovanými záležitostmi atd. Nejedná se pochopitelně jen o samotné dokumenty, protože v širším slova smyslu se jedná i o problematiku řízení procesů jako takových.

Zpracování dokumentů

Slovo archiv vyvolává v řadě lidí představu zaprášené sklepní místnosti, kam se odkládá to, co už nebude nikdy k potřebě. Jenomže právě v uložených dokumentech se často ukrývá potenciál informací, které se nikde jinde neuchovávají. Podle odhadů se dokonce v nestrukturované podobě (tj. mimo databázové tabulky) nachází až 80 % informací. V kombinaci s výše uvedenou tabulkou o časovém vytížení při práci s dokumenty pak už jistě stojí za úvahu zabývat se digitalizací dokumentů vážně.
Pro mnoho firem a společností téma digitalizace dokumentů stále představuje oblast skrytou spíše pod dohady a otazníky. To často může být důvod, proč se do vybudování úložiště dokumentů (vhodnější pojmenování než archiv) obávají pustit. Na rozpor mezi nejčastějšími obavami a skutečností poukazuje tabulka 2.

Otázka / obava	Odpověď
Když budeme skenovat dokumenty, bude to zabírat strašně místa!	Dokument skenovaný černobíle v rozlišení 240 dpi, což je nejpoužívanější a plně dostačující formát, zabere cca 70–100 kB. To při velikostech nejběžnějších disků umožňuje uložení statisíců až milionů dokumentů na nejmenších vyráběných discích!%
Skenování je pomalé...	Není pravda, pokud je použit dokumentový skener.
Dokumentové skenery jsou moc drahé...	V současné době už existují skenery s výkonností 25 str/min (tento výkon umožní běžně na pracovišti pořídit 500–700 dokumentů denně) v cenách kolem 35 000 Kč.
Hledání dokumentů je pomalé...	Ano, pokud jsou dokumenty uloženy jako samostatné soubory na disku, ale při použití úložiště s indexním vyhledáváním je doba odezvy velice krátká.
Zpracování skenovaných dokumentů je pracné...	Nemusí být, existuje mnoho metod, jak dokumenty indexovat a ukládat automaticky nebo poloautomaticky.

Tab. 2: Otazníky kolem nasazení DMS

Zpracování procesů

Co je vlastně proces? Je to veškerá činnost ve firmě, která musí být organizována, řízena a kontrolována. Jedná se tedy nejen o oběh dokumentů, ale v širším slova smyslu i o oběh informací a vzájemné vazby, pravomoci vyřízení, termíny atd. Jak se odlišuje procesní zpracování od běžné elektronické pošty nejlépe ukazuje obrázek 1.




Obr. 1: Rozdíl mezi e-mailem a procesní komunikací

Předlohou pro filozofii procesu jsou jakési virtuální desky, spis, do kterého se shromažďují všechny potřebné informace v podobě dokumentů, komentářů, termínů vyřízení atd. U procesů se setkáme s pojmy workflow a workgroup. Co je jejich obsahem, naznačují obrázky 2 a 3.




Obr. 2 a 3: Workgroup komunikace

Procesy v praxi Praxe ukazuje, že procesy ve společnostech mají zpravidla charakter několika základních typů, které lze znázornit pomocí tabulky 3:

	Jednotlivý krok - Strukturovaný	Jednotlivý krok - Proměnlivý
Proces - Strukturovaný	Typ 1 Workflow	Typ 2 Workflow s ad-hoc změnami
Proces - Proměnlivý	Typ 3 Workgroup se standardizovanými elementy	Typ 4 Workgroup s proměnlivými pracovními kroky i průběhem

Tab. 3: Základní typy procesů

• Typ 1 je „klasický“ workflow proces – vše je pevně dáno, jasná pravidla hry pro jednotlivé pracovní kroky, výjimky se nevyskytují.
• Typ 2 je workflow proces, kdy může v určitém procentu případů nastat situace, která se z žádného podstatného hlediska nedotkne průběhu workflow, je však potřebná (např. konzultace uživatele, který se standardně průběhu neúčastní, spuštění tzv. subworkflow pro specifickou úlohu apod.).
• Typ 3 je proces ad-hoc, který využívá některé předdefinované postupy a je jej alespoň částečně možné předdefinovat.
• Typ 4 je proces ad-hoc, kde je nutno vše definovat individuálně

V realitě se podle zkušeností nejčastěji vyskytují procesy typů 2 a 3. Typ 1 se může vyskytnout i třeba jen u 20–30 % procesů. Ale to neznamená nic negativního, protože jsou-li tyto procesy dobře popsány a implementovány, pak je efektivita vyřízení skutečně vysoká. Zvláště pro administrativní rutinní procesy je tento typ velmi typický a nasazení je účinné, rychlé a efektivní. Při analýze a implementaci je potřeba nesnažit se do workflow hned promítnout za každou cenu všechno, co se ve společnosti odehrává. Některé procesy totiž takovém popisu budou vzdorovat a nakonec by výsledkem mohlo být „zesložitění“ celé záležitosti.

Propojení DMS a workflow s ERP systémem

V předchozích kapitolách jsme stručně nastínili možnosti využití systémů pro zpracování dokumentů a procesů. Takovýto systém ale nikdy nebude existovat osamoceně. A proto je potřeba uvažovat o možnosti jeho napojení na další infrastrukturu IT, nejčastěji na ERP systém. Pokud je totiž realizováno takovéto napojení, pak dostane celé řešení nový rozměr. O jaké praktické aplikace se může jednat, si naznačíme na pár příkladech:

Automatizace procesu schvalování přijaté faktury

Včetně jejího automatického zaúčtování v případě schválení, respektive zaslání zamítavého vyjádření odesilateli.

Upozornění na vystavení (změnu) dokladu v účetnictví

Uživatel bude automaticky informován například o vystavení faktury přesahující určenou limitní částku atd., aniž by musel tuto informaci zjišťovat nebo ověřovat v účetnictví.

Řízení klíčových firemních procesů

Například procesů typu Poptávka – Nabídka – Zakázka. V rámci těchto procesů dochází k řízené tvorbě dokumentů podle šablon, automatizovanému zakládání a úpravě dokladů a záznamů v ERP systému, hlídání veškerých termínů, archivaci dat atd.

Zabezpečení přístupu k citlivým firemním datům

Pomocí několika úrovní přístupových práv, kompletního přesunutí veškerých firemních dokumentů do zabezpečené databáze úložiště.

Automatické generování reportů.

V nastaveném časovém intervalu má uživatel ve své schránce požadované reporty přímo z dat ERP systému, respektive jsou reporty automaticky odeslány do úložiště. Data jsou přitom formátována podle zadání uživatele a poskytnuta ve známém a požadovaném formátu (např. PDF, XLS apod.) Na obrázku 4 je schematicky znázorněno, jak může vypadat propojení ERP systému s prostředím pro správu procesů a dokumentů (M/TeamBridge).




Obr. 4: Propojení ERP a DMS/Workflow

Celkový přínos DMS/workflow řešení

Implementace systému DMS a wokrflow přinese společnosti významná zefektivnění, která pak následně mají i svůj organizační a ekonomický dopad. Za nejdůležitější přínosy můžeme považovat následující:

• integrace důležitých dat a činností do jednotného uživatelského prostředí,
• okamžitý a celkový přehled pro management, operativní přehled o úkolech pro uživatele, dokonalý přehled o všech aktivitách a datech v reálném čase,
• minimalizace chyb při zpracování úkolů a dokumentů,
• rychlý přístup k dokumentům,
• centrální zabezpečení a správa dat,
• vzdálené přístupy, řešení distribuovaných informací.

Závěr

Využití každé nové technologie znamená na počátku určitou investici a námahu. Pro zpracování dokumentů a procesů ale jasně hovoří fakt, že zavedení takového systému může přinést výsledky rychle a ani implementace nemusí být zdlouhavá a namáhavá. Proto těmto technologiím patří pozornost nejen z toho důvodu, že se jedná o něco nového nebo technicky zajímavého, ale především protože představují velice zajímavý a seriózní nástroj řízení společnosti a prostředek pro získání konkurenční výhody.

Použitá literatura:
[Workflow] Carda, A. – Kunstová, R.: Workflow – Řízení firemních procesů. Praha, Grada Publishing 2001.
[WfMC] Terminology & Glossary, Workflow Management Coalition, 1996, www.aiim.arg/wfmc/DOCS/glossary/glossary.htm.


Autor je ředitelem společnosti BossCan ComPrint.