Workflow systémy se nezasvěcenému pozorovateli mohou zdát jako složitá džungle, ve které se operuje různými zkratkami či technologiemi. Co je vlastně v této oblasti důležité a kam směřuje? Jaké záludnosti je možno očekávat při implementaci workflow systému v podnikové sféře? V následujícím textu se pokusím na tyto otázky odpovědět. Článek vznikl na základě praktických zkušeností s vývojem workflow systému a následných implementací u konkrétních zákazníků.

Analýza procesů

První, avšak nejdůležitější krok při zpracování workflow procesů je způsob převodu podnikového procesu do interní struktury použitého softwaru. Podnikové procesy bývají popsány formou grafu, lze užít například standardizovaného grafického zápisu BPMN (Business Process Modeling Notation). Tento zápis podnikového procesu umožňuje jednodušší komunikaci mezi zadavateli procesů a samotnými technickými implementátory workflow procesu. Je možné říci, že tato část projektu bývá nejnáročnější úlohou – je třeba správně pochopit potřeby zadavatele procesu a zjistit, které vlastnosti procesu jsou důležité, a které nikoliv. Grafický zápis totiž nemusí vždy zohlednit všechny výjimečné stavy, které mohou v průběhu procesu nastat. Jako příklad je možné uvést některé problematické oblasti:

• Propojení procesu s organizační strukturou – často vede k nemožnosti řešit výjimečné a krizové situace, dochází k byrokratizaci procesu a snížení celkové efektivity systému.
• Propojení procesu s právy dokumentů – hrozí vznik složitého propletence práv, což znamená snížení efektivity systému – ve výjimečných situacích je třeba zásah administrátora a tento zásah může znamenat v konečném důsledku snížení bezpečnosti.
• Automatické přeposílání úkolů při vypršení termínů – systém z pohledu uživatele není deterministický a ztrácí se přímá zodpovědnost v nestandardních situacích.

Prakticky je nutné citlivě najít kompromisní řešení, které na jednu stranu poskytuje jednoduché uživatelské rozhraní (typ administrativního workflow), ale na druhou stranu nesmí omezovat (typ ad hoc workflow). Je s podivem, jak málo teoreticky je tato oblast podchycena, zejména porovnáme-li tuto problematiku například s návrhem relačních databází, kde nás již máloco překvapí.

Definice procesu

Po analýze procesu je nutné převést proces do formátu, který akceptuje workflow stroj. V současné době existují dva hlavní směry definice workflow procesů:

• XPDL – grafový přístup,
• BPEL – procedurální přístup.

XPDL (XML Process Definition Language) je jazyk umožňující zobrazit proces jako graf. Úkoly jsou prezentovány jako uzly grafu. Propojením uzlů vzniká samotná definice procesu. Tento jazyk je bohužel stále spíše akademickou záležitostí. Složitější workflow se v praxi nedá popsat pouze grafem, je nutný nějaký pomocný skriptovací jazyk. Tyto a jiné podstatné detaily jazyk XPDL neřeší.
BPEL (Business Process Excecution Language) je jazyk zastřešený společnostmi jako IBM, Microsoft nebo SAP. Tento jazyk se v praxi používá, dobře definuje komunikaci se systémy třetích stran – komunikace probíhá pomocí webových služeb (web services). Je to jazyk procedurální, proces tedy není nakreslen jako graf, jedná se spíše o klasické programování (pro jazyk BPEL ale existují grafické editory). Samotné BPEL neřeší problematiku uživatelských úkolů.
Oba jazyky si kladly za cíl navrhnout univerzální způsob, jakým definovat workflow proces. V obou případech se nedostaly do stavu, ve kterém by bylo možno dosáhnout úplného popisu procesu. V praxi to znamená, že vývojářské firmy jsou nuceny si zavést proprietární rozšíření, což samozřejmě degraduje avizovanou univerzálnost jazyka.
V obou případech bohužel stále platí, že tvorba workflow procesu neznamená pouhé „naklikání“ procesu v grafickém editoru, přestože se toto některé marketingové materiály snaží vsugerovat. Složitější definice procesu nakonec stále vyžadují práci programátora. Tato práce není levná, je tedy v zájmu zákazníka, aby výsledkem analýzy byl proces takový, který se nebude muset v budoucnu často měnit – například při změně organizační struktury společnosti.

Interoperabilita

Interoperabilita je schopnost různých systémů, většinou od různých dodavatelů, domluvit se mezi sebou. V oblasti workflow je interoperabilita důležitá, protože rozsah procesu se nemusí omezovat pouze na jeden systém. V podnikovém prostředí můžeme chtít zařadit do workflow procesu několik samostatných subsystémů, jako například podatelnu, účetnictví či archiv. Tyto subsystémy musejí mít nějaké jednotné rozhraní pro komunikaci s workflow strojem. V poslední době se díky nástupu BPEL začínají prosazovat webové služby jako sjednocující prvek mezi různými systémy. Při nákupu konkrétního systému není na škodu ověřit si, zda systém implementuje rozhraní vhodné pro případné zapojení do workflow systému.

Budoucnost?

Ukazuje se, že v oblasti standardizace není až tak důležitá jednotnost zápisu definice procesu, nýbrž schopnost komunikace mezi několika různými systémy. Budoucnost zcela určitě patří webovým službám, i když jejich nástup není tak rychlý, jak by bylo v této oblasti potřeba. Navzdory snahám o zjednodušení tvorby definic procesů se tohoto cíle zatím nepodařilo uspokojivě dosáhnout. Rozvoj v oblasti workflow systémů je nyní třeba zaměřit zejména na:

• Metodiky analýzy firemních procesů – z analýzy musí vyjít proces, který je vhodný pro převod do softwarového řešení. Dosáhnout tohoto by bylo možné díky dané metodice, která dovolí užití pouze některých modelů (workflow patternů). Tyto modely ale nesmí být na nižší úrovni, tak jak je chápeme dosud, například popis přechodů či struktur. Nové metodiky musí definovat vyšší úroveň abstrakce, tedy například seznam akcí, které je vhodné spustit při vypršení termínu úkolu.
• Definice univerzálního rozhraní externích subsystémů – nejde jen o použití webových služeb, ale především o to, jak standardizovat programové rozhraní tak, aby se podobné systémy mohly ovládat stejně. Například DMS systémy by měly mít standardní způsob, jak založit dokument, nastavit práva či možnost dokument najít.

V nově nasazených workflow systémech bude interoperabilita hrát klíčovou úlohu při zajištění efektivních workflow systémů v rámci celé organizace.

Autor působí ve společnosti AiP Safe.