Enterprise content management není pouze soubor produktů nebo technologií. Jsou to především řešení. Nejen na míru celé firmy zákazníka, ale řešení podle business potřeb jednotlivých oddělení firmy. Samotná technologie zde nastupuje až v druhém sledu a dodává komplexnímu řešení potřebnou technickou podporu – jednotnou centralizovanou platformu.


Jednou z klíčových oblastí ECM stále zůstává správa dokumentů a jejich elektronické workflow. Tato řešení vnáší pořádek do práce s dokumenty, kontrolu nad jejich životním cyklem a také zrychlení procesů. Do popředí se dále dostává snaha o splnění legislativních požadavků, s čímž souvisí například řešení elektronické spisové služby, bezpečná archivace dokumentů, a to včetně emailů atd. ECM řešení se však odvíjí od specifických business potřeb firem a ECM je tak třeba vnímat především z pohledu možných uživatelských řešení, tzv. business solutions.

Výchozím bodem jsou business solutions

Firma je interně rozdělena na mnoho samostatných oddělení – Finance, Administrativa, HR, IT, Obchod, Marketing, Výroba, Vývoj atd. Každé z těchto oddělení má své specifické požadavky na práci a zajištění maximální produktivity. Jednotlivá ECM řešení musí být přizpůsobena požadavkům a musí řešit problematiku daného oddělení firmy, ale při tom být i slučitelná se svým okolím.


Obr. 1: Čtyři základní vrstvy ECM řešení

Na obrázku 1 je znázorněno rozdělení ECM na čtyři základní vrstvy. Business solutions je vrstva, která je nejblíže samotným uživatelů a pro výsledný efekt přínosu ECM pro firmu je naprosto zásadní. Můžeme mít velmi kvalitní technologii, ale jestliže řešení nebude realizováno na základě business požadavků, stane se ECM jen drahou hračkou v rukou IT bez reálného přínosu pro firmu a vynaložená investice bude ztrátová.
Spektrum řešení je hodně široké a mezi ty nejrozšířenější patří:

• faktury a finanční dokumenty (komplexní zpracování včetně schvalovacích workflow),
• smlouvy,
• projektová dokumentace a řízení projektů (projektově řízené organizace),
• interní procesy a dokumenty (žádanky, objednávky, marketingové materiály, zápisy, směrnice apod.),
• výrobní dokumentace (výkresy, výrobní postupy).

Hlavním důvodem, proč se společnost rozhodne implementovat ECM řešení, není touha mít něco nového a moderního, ale jde především o zvýšení produktivity, zefektivnění práce a tím dosažení úspor, které by byly bez ECM nedosažitelné.

Architektura ECM

Moderní ECM řešení by mělo být postaveno na moderní architektuře SOA (solution open architecture), která umožní svou univerzálností pracovat s obsahem opravdu napříč celou společností a dává tak dostatečný technologický základ pro kvalitní a komplexní ECM řešení.



Obr. 2: Architektura ECM řešení Livelink, postavená na moderní koncepci SOA

ECM řešení hrají po nasazení ve společnosti stejně klíčovou úlohu jako další hlavní IT systémy. ECM lze tak postavit na stejnou úroveň, jako jsou například ERP systémy. Vzhledem k tomu je zřejmě, že ECM řešení musí být koncipováno tak, aby jej bylo možné jednoduše integrovat do stávající IT infrastruktury a byl vytvořen jeden homogenní celek. Integrace s ERP systémy a propojení datových toků mezi ERP a ECM je běžnou součástí projektů.

Document management – základní technologie ECM

Začátek ECM je spojen se systémy pro správu dokumentů (DMS – document management system). Dnes je DMS pouze jednou ze součástí technologií ECM, který má mnohem větší rozsah. Úvahy zákazníků o řešeních ECM však stále začínají hlavně na úrovní DMS, a proto lze DMS považovat za základní technologii ECM.



Obr. 3: Prostředí systému Livelink DMS. V pozadí je základní pracovní plocha uživatele, vpředu je výstup fulltextového vyhledávání.

Dokument v pojetí ECM není pouze popsaný papír nebo soubor ve formátu MS Word, ale představuje termín, který se stal synonymem pro nestrukturovaný obsah/informace v jakémkoliv formátu. Patří sem tedy i multimediální soubory, webové stránky, e-maily, faxy, tiskové sestavy apod. Tato nestrukturovaná data/informace tvoří přibližně 90 % z jejich celkového množství ve firmě. Pro srovnání váš ERP systém a související systémy spravují těch zbylých 10 % strukturovaných informací. I zde je vidět nutnost nasazení ECM. Dalším důvodem, proč by se firmy měly zabývat oblastí ECM, je fakt, že nestrukturovaná data rostou exponenciálně, tedy mnohem rychleji než je tomu u lineárního růstu dat strukturovaných (základem jsou čísla – tabulky, databáze apod.).

Kdy se ECM vyplatí?

Většina firem se při svém rozhodování o investicích do nových aplikací obrací na pomoc k exaktnějším ukazatelům. Nejčastěji bývá používána míra návratnost investic (ROI), která vychází z poměru mezi předpokládanými přínosy a náklady. Ta je schopná vyčíslit finanční přínos řešení v konkrétním časovém období. Samozřejmě kalkulace návratnosti investic záleží na tom, co je zahrnuto mezi přínosy a náklady, ale i tak může sloužit jako vodítko pro srovnání a rozhodování o nákupu technologií. Samotná návratnost se nedá paušálně určit, protože se musí ROI hodnotit vždy speciálním postupem za pomoci analýzy a speciálního softwarového řešení, což platí i pro nasazení ECM řešení. Většinou lze nechat ROI spočítat dodavatelem, který je na to připraven, a společnost Ixtent v tomto případě není výjimkou.

Realizace řešení ECM

V současné době si stále více firem uvědomuje, že ECM je způsob, jak dát určité věci v organizaci do pořádku. Už se nejedná pouze o firmy, které dokumentaci řídit musí a potřebují to prokazatelně doložit, ale i o firmy, které tímto způsobem optimalizují své vnitrofiremní postupy a procesy, maximalizují zisky ze sdílení dat a informací.
Na první pohled to vypadá velmi jednoduše, firma zakoupí například DMS a má po starostech. Zde je ovšem potřeba říct, že tyto systémy většinou nelze pouze nainstalovat a hned používat. Vždy je třeba počítat s tím, že systém musí být nastaven a přizpůsoben způsobu práce zákazníka a že po zakoupení systému bude následovat projekt implementace/customizace, v rámci které je systém nastaven. Tento způsob podporuje většina vyspělých ECM řešení tím, že nabízejí široké možnosti nastavení funkčnosti a vazeb na ostatní systémy společnosti bez nutnosti programových úprav. Mezi hlavní důvody nutnosti nastavení systému patří:

• systém musí podporovat procesy firmy a musí být nastaven na základě analýzy těchto procesů,
• ECM řešení jde obvykle napříč celou organizací a musí podporovat napojení na data z externích systémů používaných u zákazníka, aby nedocházelo k duplicitnímu zadávání údajů,
• při nasazení systému obvykle probíhá i sjednocení práce s dokumenty v rámci firmy a zavedení celofiremních standardů pro práci s dokumenty,
• součástí implementace systému musí být i bezpečnostní model přístupu k dokumentům,
• na základě postupů, které jsou v systému nastaveny, musí být provedeno vyškolení uživatelů.

ECM řešení mají své zákonitosti, a proto by si každá firma měla zvolit jako partnera společnost, která má v této oblasti bohaté a nejen lokální zkušenosti. Je pak schopna například DMS řešení zavést rychle, efektivně, s minimálními náklady a maximalizovat výnosy. Zákazník prakticky okamžitě získává konkurenční výhodu a rychlou návratnost vložené investice.

Autor působí jako senior account manage ve společnosti Ixtent.