Je třeba mít na paměti, že optimalizace práce s dokumenty je postupný proces, ne jednorázový radikální projekt. Papír z kanceláře prozatím odstranit nelze, ale modernizací příslušných procesů lze dosáhnout efektivity, úspor i posunu směrem k „méně papírové“ kanceláři. V centru pozornosti jsou přitom v současné době tzv. chytré multifunkční tiskárny.

Při jejich výběru je důležité se zamyslet nad formátem zařízení. A3 modely jsou při pořízení dražší, dnešní chytré A4 multifunkce s cenou kolem 10-15 tisíc převzaly funkcionalitu větších modelů, a to včetně pohodlného ovládání na velkých dotykových displejích. Statistiky totiž říkají, že podíl objemu A3 tisku bývá nižší než 3 %, takže tvoří ve firmách jen malý zlomek úloh, a to samé platí o skenování. Řešením je pak levnější výkonné zařízení formátu A4, které má provozní náklady srovnatelné s A3 strojem.

Z hlediska provozních nákladů platí osvědčené pravidlo, že čím menší tiskárna, tím dražší provoz. Při tisku v kanceláři by se tonery neměly měnit častěji než jednou za měsíc. Technicky z pohledu zatížení zařízení, ale i ekonomicky z pohledu nákladů na tisk. Pokud se mění častěji, tak měl být pořízen stroj vyšší kategorie, robustnější, výkonnější, s většími zásobníky. Pokud se naopak tonery nemění ani za půl roku, možná by tiskovým požadavkům vyhovělo i menší zařízení s nižší pořizovací cenou.

Pořizovací cena tiskových zařízení bývá často při nákupu hlavním kritériem, ale přitom většinou představuje jenom kolem 10 % celkových nákladů spojených s provozem. Při nákupu je třeba se zaměřit na tzv. celkové náklady na vlastnictví zařízení, které zahrnují nejen samotnou tiskárnu a spotřební materiál, ale i opotřebitelné náhradní díly, servisní náklady a případnou profylaxi.

Barevný tisk může být v rámci organizace vyhrazen pouze obchodu, marketingu a vedení. Náklady na barevný tisk budou minimálně o polovinu vyšší než na černobílý, ale mohou být klidně i 4-5 vyšší, záleží na konkrétním dokumentu a jeho barevnosti. Při monochromatickém tisku jsou náklady nižší, protože se obvykle používá pouze jedna barevná složka, navíc černé tonerové zásobníky často bývají levnější nebo s vyšší kapacitou než ty barevné. Pokud je navíc zařízení vybaveno automatickým oboustranným tiskem lze dosáhnout snížení spotřeby papíru až o 45 procent.

Multifunkční tiskárna se tedy stává důležitou nejen pro tisk dokumentů, ale i pro jejich skenování. Pro plnohodnotné firemní použití je tedy třeba, aby byl skener konstruován pro dostatečně vysokou zátěž, skenoval rychle oboustranně a měl automatický podavač pro hromadné zpracování více listů papíru. Zpracování skenovaných dokumentů s pomocí spolehlivé OCR technologie je pro další elektronické využití klíčové. Rozumné je takové dokumenty ukládat do formátu PDF/A, který splňuje požadavky na dlouhodobou digitální archivaci. Nasazením inteligentního document managementu mohou společnosti dosáhnout v této oblasti až 30% úspor.

Chytré funkce ve formátu A4 i A3 pro každou kancelář

Typickým zástupcem nové generace chytrých multifunkčních tiskáren je A4 model OKI MC573, který tiskne i skenuje rychlostí 30 stran na minutu. Ovládacím prvkům dominuje 7" dotykový panel pro snadné ovládání, z něhož lze díky softwarové platformě sXP ovládat podnikové aplikace, typicky DMS. Zařízení s barevným LED tiskem má, jak je u OKI zvykem, automatický oboustranný tisk i skenování, nechybí ani RADF podavač.
Pro ty, kdo nepotřebují sXP pro napojení na podnikové aplikace a velký ovládací panel, může být vhodnější levnější varianta OKI MC563, která má jinak identické parametry a využívá stejný spotřební materiál. Oba modely přitom za podmínky používání spotřebního materiálu a po předchozí registraci tříletou záruku on-site. V kategorii A3 chytrých multifunkcí nabízí OKI modely řady MC800, určené pro pracovní skupiny s požadavkem na kompaktní, ale výkonné zařízení. Stroj formátu A3/A4 vyhoví požadavkům na profesionální práci za velmi dostupnou cenu.
K vybraným modelům tiskáren a multifunkcí OKI nabízí výrobce v rámci marketingové akce černý toner až na 14 tisíc stran zdarma jako bonus. To pro řadu firem znamená černý tisk na celý rok zdarma.