Pojmy ECM (enterprise content management) a BPM (business process management) jsou si pro někoho velmi, až „přirozeně“ blízké, pro jiné nepochopitelně vzdálené. Zákazníci si kladou otázky, které jim usnadní hledání pro ně nejvhodnějšího řešení, které kombinuje oba pohledy. Na takové otázky se snaží odpovědět následující odstavce. Jak se liší ECM a BPM, jak se prolínají, jaká jsou mezi nimi propojení, co přináší implementace těchto technologií a jak se třeba liší od implementací „hlavních“ informačních systémů. A nezapomeneme samozřejmě na zástupce hlavních hráčů na tomto poli a tomto trhu.

Nová disciplína

Už více než patnáct let jsou na našem trhu přítomny a mají své nepopiratelné přínosy technologie známé jako systémy pro správu dokumentů, document management systémy, elektronické archivy či úložiště, workflow systémy, content management systémy, nebo dokonce enterprise content management systémy. Za tu dobu prošly velmi zajímavým a rychlým vývojem. Jeden z jeho projevů je bezesporu stále se zvětšující důraz na procesní orientaci. Dokumenty a jejich bezesporu významný obsah už nejsou vždy tím hlavním motivem nasazení ECM aplikací, spíš se zákazníci snaží hledat přidanou hodnotu v automatizaci procesů, ve kterých jsou dokumenty vstupem nebo produktem.




Někteří uživatelé si vystačí s jednoduchým elektronickým úložištěm, kde přehledné uložení a jednoduché nalezení dokumentů je tou hlavní potřebou. Pokročilé DMS systémy se pak neobejdou například bez komplexního systému přístupových práv, objektově orientovaného systému typu dokumentů, celé řady operací nad dokumenty až po modely životních cyklů dokumentů a workflow subsystému. Právě jeho nativní přítomnost a tím pádem schopnost řídit toky dokumentů bychom mohli považovat za kritérium rozhodující o zařazení do kategorie ECM systémů.




V posledních třech letech šli ale přední výrobci ECM platforem ještě o kus dál, za hranice běžného workflow, a rozšířili svoje produkty a komponenty zajišťující business process management funkcionality. Automatizace toku dokumentů se tak v rámci automatizovaných postupů rozšířila o možnosti automatizovat obecnější procesy, které produkují dokumenty bez nutnosti přítomnosti dokumentů jako vstupu, schopnosti integrace s okolními systémy, možnosti bohatšího grafického návrhu procesů a třeba i monitorování a vyhodnocování běhu nebo simulování procesů. BPM, do té doby disciplína přítomná například u aplikačních serverů nebo integračních platforem, našel své místo u všech předních dodavatelů ECM platforem. Více než o workflow u nich dnes najdete pojem proces.
Čím více se však nasazení systémů pro správu dokumentů blíží k procesní automatizaci, tím méně snadné je pochopit rozdíl mezi jednoduchým archivem a ECM systémem obsahujícím BPM prostředky. Více než tři čtvrtiny uživatelů systémů pro správu dokumentů velmi dobře rozumí pojmům, jako je workflow a document management. Avšak téměř stejné procento vidí jen malé spojení mezi ECM a BPM.



Business Activity Monitor





Zjednodušeně lze bez uzardění říci, že BPM je možné chápat jako disciplínu, která (i když má svoji samostatnou historii i současnost) má svoji implementaci jako podmnožina pokročilých ECM systémů. Tam, kde DMS aplikace nestačí jen s prostředky nabízené běžnými workflow funkcemi, kde je potřeba mnohem komplexnější pohled na automatizaci procesů se splněním mnoha dalších požadavků, ale současně jde stále o procesy, které využívají dokumenty a data dostupné v DMS aplikacích, tam je pravé místo pro úvahy nad zavedením ECM systému s BPM moduly.







Business Process Navigator

BPM nabídka

Jak vypadá portfolio BPM u ECM dodavatelů dnešních dnů? Laskavý čtenář mi jistě promine, když se v této oblasti omezím na hlavní dva hráče na našem trhu. A těmi není nikdo jiný něž společnosti EMC a FileNet, tradiční dodavatelé ECM produktů se svými balíky EMC Documentum 5 a FileNet P8.
Chápu ty, kteří mají teď na tváři námitku, že je tu i IBM, OpenText nebo třeba Microsoft či Oracle a těm přece taky patří uznání za své produkty v této oblasti. Souhlasím, patří. EMC a FileNet jsem ale vybral proto, že představují naprosto typickou cestu od „čistých“ DMS, respektive ECM platforem, k dnes významným hráčům na poli BPM. Kupříkladu OpenText se moc nehodí pro představení typických parametrů BPM v ECM, protože reference této platformy jsou na našem trhu v menším počtu a jde o aplikace spíše archivní a WCM než procesní automatizace typu BPM. IBM na druhé straně nabízí řešení, které je postaveno v architektuře odlišné od tradičních ECM dodavatelů (jádrem je aplikační server), a pro účely tohoto článku by to mohlo být zavádějící. Tím nechci říci, že dále půjde o srovnání platforem EMC a FileNet na půdě BPM. Spíš je jejich nabídka velmi srovnatelná, a tak níže poskytnuté informace lze až na výjimky považovat za ucelený úvod do obou platforem, aniž bych se dopustil větších křivd.





Co všechno tedy pokrývá (nebo by podle analytiků měla pokrývat) BPM nabídka pokročilých ECM platforem, jak BPM rozšiřuje „běžné“ workflow a služby úložiště? BPM jako součást ECM poskytuje jednotnou platformu pro celý životní cyklus procesu zahrnující:

• analytické modelování,
• procesní automatizaci,
• wokflow s interakcí uživatelů,
• integraci aplikací,
• řízení pomocí pravidel,
• integraci obsahu.

Typické moduly, které zajišťují návrh a řízení běhu procesů automatizovaných pomocí BPM, pak odpovídají výše uvedeným oblastem. Dále se je pokusíme trochu přiblížit.




Business Process Manager

Analyzátor procesů
Jde o nástroj pro modelování a analýzu navržených procesů. Navržené modely lze například validovat vůči celé řadě pravidel nebo srovnávat s jinými modely. Ověření navrženého modelu je zcela pochopitelně přínosem pro zefektivnění vlastní implementace. Výhodou je, když lze analyzátor použít samostatně bez nutnosti vazby na ECM úložiště nebo ve spojení s „čistými“ BPM nástroji, jako je BEA AquaLogic BPM, Tibco Staffware Process Suite, Microsoft BizTalk nebo jiným BPEL-kompatibilním procesním serverem (process engine).

Designer procesů
Bez tohoto grafického nástroje, který bude rezonovat zvláště designérům worklow šablon, by nebylo možné netechnicky orientovaným uživatelům efektivně přiblížit přidanou hodnotu BPM aplikací, těžko by jim rozuměli. Přednastavené palety aktivit podporující nejčastěji používané operace celý návrh velmi zjednodušují, což ocení zvláště vlastníci automatizovaných procesů při prvotním návrhu i další údržbě a modifikacích.

Simulátor procesů
Rozšiřuje dále přidanou hodnotu analyzátoru tím, že umožňuje otestovat navržený proces v různých operačních scénářích. To může odhalit případné omezení či slepá místa modelu v produkčním prostředí.

Process engine
Je runtime prostředí, ve kterém probíhá vlastní exekuce automatizovaných procesů včetně tradičních workflow. Oproti workflow subsystému se liší například správou front úkolů nebo sledováním aktivit či upozorňováním na události.

Monitor aktivit
Poskytuje informace o běhu procesů v reálném čase a generuje výstrahy a metriky zobrazené v manažerském pohledu. Může taky exportovat data zpět do analyzátoru/simulátoru pro účely optimalizace.

Integrační framework
Poskytuje nástroje a protokoly pro integraci aktivit procesu s okolními systémy. Integraci je možno zabezpečit pomocí integračních serverů od ověřených dodavatelů nebo pomocí všeobecně platných standardů, jako jsou BPEL4WS, J2EE, JSR 168, SOAP, XML, WSDL.

Úložiště obsahu
Je společným celopodnikovým místem pro uchování všech informací, dokumentů a dat podporujících běh procesů, nebo těch, které proces generuje jako produkt. Nabízí všechny klíčové služby platformy pro správu obsahu typickou pro ECM systémy.

Rules engine
Slouží k flexibilnímu zapracování business pravidel, která jsou aplikována na proces a jeho provádění.




Workflow Designer

Charakter implementace

Spíš než o metodice vedení projektů, kterou by někdo mohl na tomto místě čekat, se zaměříme na aspekty zavedení ECM a BPM systémů a aplikací nad nimi zrcadlené na zkušenostech uživatelů s jinými informačními systémy, možné potíže či otázku vnitřního „zatažení“ jiných než IT útvarů do takového projektu.
Tak předně, uživatelé mají různé zkušenosti s implementací ECM a BPM systémů. U obou je ale často obtížné implementovat aplikace nad těmito systémy na celopodnikové úrovni. Je to také tím, že plánování a řízení takové implementace stejně jako její obhájení v managementu patří k nelehkým úkolům. A to je dáno ve velkém míře faktem, že stále nejde o systémy, jejichž nutnost by byla tak intuitivně vnímána jako například u ERP nebo DWH.








Business Process Simulator

Přitom nárůst produktivity a úspora nákladů jsou u ECM a BPM implementací vnímány pro business uživatele jako extrémně klíčové hybné síly takového záměru. Potenciální přínosy a přidaná hodnota ECM a BPM technologií zahrnují rozhodně také zlepšení spokojenosti klientů.
Implementace ECM a BPM technologií představuje naprosto stejné nároky a výzvy na implementační tým zákazníka, jako je tomu u implementací jiných typů softwarových řešení.

Závěr

Rostoucí objem elektronických informací, dokumentů a veškerého nestrukturovaného obsahu ve všech rovinách business činností nutně vede k potřebě jejich správy, managementu či řízení ať už document management systémy, wokflow nebo použitím ECM či BPM technologií a jejich kombinací. Je jen otázkou času, kdy bude tato potřeba vnímána stejně jako u jiných často nazývaných „hlavních“ informačních systémů. Přitom už dnes je jistě zbytečné hledat v tomto ohledu první vlaštovky, když jich můžete při dobrém výhledu vidět celé perutě.
Dnešní haldy takovýchto dat je třeba ovládnout a přeměnit na aktiva s jasnou využitelnou hodnotou. Už jen prostý rozdíl mezi hodnotou informace v dokumentu, který je lehce dostupný, důvěryhodný a zabezpečený, oproti hodnotě „bezpečně“ uložené v „těch ostatních“. Necháme-li takové informace neřízeně se „potulovat“, stanou se dříve či později přítěží, která jen snižuje efektivitu a produktivitu všech činností dané společnosti.
Je zřejmé, že business uživatelé hledají ta pravá softwarová řešení k tomu, aby jim pomohly vyřešit jejich problémy. Proto jim mírné nejasno mezi účelem ECM a BPM systémů může být na obtíž. Zatímco imaging a workflow jsou pojmy jasně spojené v myslích takových uživatelů, kteří je intuitivně zařazují mezi ECM technologie, tak BPM (zcela jistě komplementární technologie) jim nepřipadá jako podmnožina ECM platforem, ale spíše jako separátní oblast. Snad všem takovým tento článek pomohl v jejich hledání toho pravého pro splnění jejich cílů.