Dokumentaci je možno jistě řešit striktně papírově, ad absurdum zcela bez využití výpočetní techniky, ale pokud je skutečným cílem podpořit vlastní podnik, pak je nasazení IT samozřejmostí. Jednotlivé normy a certifikace předepisují řadu požadavků, jež musí být splněny. Uveďme zde ty hlavní:

• jednoznačnost autora, data vzniku jednotlivých verzí a obsahu změny dokumentu,
• zachování jednotlivých verzí dokumentů, minimálně na úrovni schválených dokumentů,
• možnost připomínkování, a zejména schvalování dokumentů,
• řízení přístupových oprávnění k dokumentům v jednotlivých fázích procesu řízení dokumentace,
• potvrzení o přečtení dokumentu, notifikace o přiděleném úkolu atp.

Podívejme se nyní na typy nástrojů užívaných pro řízení dokumentace.

Fyzické dokumenty

V naprosté většině podniků je stále běžnou praxí uchovávat schválené, platné dokumenty vždy v papírové podobě. Pravdou je schopnost jednoduché archivace těchto dokumentů, věky osvědčená trvanlivost a schopnost opětovného přečtení. Nevýhodou je omezená schopnost sdílet jednotlivé exempláře, z toho plynoucí náklady na tisk a obtížná aktualizovatelnost dokumentů po změnách. Fyzické dokumenty lze stále ještě doporučit pro dlouhodobou archivaci zásadních dokumentů, ale pro běžný provoz je rozhodně cílem její minimalizace.

Síťové disky

Nejběžnějším způsobem sdílení elektronických dokumentů je běžné sdílení na síťových discích, v horším případě dokonce distribuce e-mailem. Obdobně jako v případě fyzických dokumentů je zapotřebí důsledně dodržovat metodiku řízení dokumentace, jinak hrozí ztráta informací a narušení certifikovaného procesu. Nejčastějším problémem je neřízené přepsání schváleného obsahu pozměněnou verzí.

Funkcionalita ERP

Velké informační systémy pro řízení výroby či celého podniku (ERP) často obsahují i funkcionalitu na řízení dokumentace. Tak jak je široké pole jednotlivých ERP systémů, tak je široké pole i jejich implementací funkcionality správy dokumentů. Velmi často není vhodná implementace správy dokumentace striktně v ERP mimo jiné z důvodu licenčních.

Samostatný software pro správu verzí

V současné době existuje řada velmi kvalitních nástrojů na verzování souborů. Jsou však tyto nástroje, pro dokumenty nepochybně vhodnější než běžné síťové disky, vhodné pro řízení dokumentace? Tyto systémy nejčastěji vznikaly jako nástroje softwarových vývojářů (např. CVS a SVN), a proto velmi efektivně pracují s textovými soubory. Nicméně nezřídkakdy zcela postrádají podporu souvisejících procesů připomínkování a schvalování. Nemluvě o jednoduché možnosti tisku historie dokumentu, včetně protokolu o jeho schválení.

DMS (document management system)

DMS jsou obecně systémy pro podporu správy celého životního cyklu dokumentů a problematiku řízení dokumentace snadno zvládají. Existují nástroje velmi komplexní, zahrnující nejen problematiku od vzniku elektronických dokumentů až po jejich skartaci, ale i problematiku skenování přijatých papírových dokumentů a jejich management. Nasazení takového systému představuje nemalou investici nejen do nákupu technologií, ale i do vlastního nasazení a reálného přijetí systému uživateli. To také bývá hlavním důvodem neúspěšných projektů implementace DMS.

Jaká je tedy správná cesta?

Podle našeho názoru je ideální v rámci podniku vyzkoušet technologii DMS na malém a rychlém projektu pro relativně omezenou skupinu uživatelů. Ti se potom mohou stát přirozenými propagátory nového nástroje na základě své vlastní, positivní zkušenosti. Problematika řízení dokumentace je jedním z příkladů projektů, který lze rychle nasadit a prokázat jeho přínosy. Řízení dokumentace, včetně souvisejících procesů, tzv. workflow, zahrnuje řadu typických funkcionalit DMS a přitom je relativně malým, pro uživatele uchopitelným řešením.

Implementace řízení dokumentace v rámci DMS postihuje celý životní cyklus dokumentu. Od návrhu přes jeho připomínkování, schvalování a následnou publikaci, včetně sledování platnosti dokumentu v čase. Součástí řešení je podrobná evidence o všech uživatelích, kteří se podílejí na vzniku a úpravách dokumentů. V rámci jednotlivých kroků workflow jsou uživatelé průběžně informováni o stavu prostřednictvím e-mailových notifikací a současně upozorňováni na vykonání činností v odpovídajících lhůtách. Řešení umožňuje podle potřeby opakovaně spouštět jednotlivé kroky a současně umí sledovat uživatele, kteří nesplnili svou povinnost v definovaném čase.

Co je to workflow?

Workflow v rámci DMS je nástrojem, který umožňuje provádět posloupnost jednotlivých kroků například ve schvalovacím procesu. Ve skutečnosti se jedná o jednu z klíčových funkcionalit. Pomocí workflow jsou realizovány jednotlivé pracovní postupy (např. schvalování faktur, připomínkování návrhu dokumentů či jejich schvalování a uvolňování schválených verzí). O jednotlivých stavech dokumentů v rámci workflow jsou uchovávány detailní záznamy, které mimo jiné umožní auditovat průběh schvalovacího procesu klíčového dokumentu či zobrazit statistiky.

Cena licencí, související náklady?

Ani na tuto otázku není jednoduchá, správná odpověď. Logicky souvisí cena s velikostí podniku z důvodu počtu licencí i složitostí procesů. Obdobný vliv má konkrétní řešená problematika (kniha došlé pošty versus schválený pracovní postup výroby automobilu). Dále je tu vliv komplexnosti nástroje, jeho výrobce a dodavatel.

Na trhu existuje řada nástrojů kategorie DMS od renomovaných výrobců. Jmenujme alespoň Filenet (IBM), Documentum (ECM), UCM (Oracle) nebo řešení SAP. Vedle těchto a mnoha dalších striktně komerčních hráčů existují i varianty další. Jako příklad uveďme Alfresco. Jedná se o komerční společnost, která svůj obchodní model postavila na transparentnosti a uvolnila svůj produkt jako open source. Umožňuje tak s nulovou cenou základní licence, tzv. community edition, nasadit robustní technologii, a v případě, že se DMS opravdu stane klíčovým informačním systémem podniku, je tu Alfresco Enterperise Edition s přímou podporou výrobce. Vlastní nasazení není omezeno výhradně na služby výrobce, ale existuje řada nezávislých implementátorů.

Autor je předsedou představenstva společnosti Onlio, a.s., dodavatele DMS a portálových řešení.

Jiří Voves