Tou změnou je legislativní posun v problematice zabezpečení elektronických dokumentů a důvěryhodné archivace a zároveň nové možnosti, jak si dokumenty průkazně předávat a v jakých formátech. Jaký to bude mít vliv na proces zpracování došlých a vlastně i vystavených faktur? Značný. Hlavním důvodem je to, že většina společností má interní procesy nastavené na papírové dokumenty. A najednou se začnou objevovat elektronické dokumenty v různých formátech, které by také měly být považovány za oficiální dokumenty a účastnit se standardních procesů. Nepřijdou však poštou, kde je běžně očekáváme, ale elektronicky. A tak se může stát, že tam, kde by byl papírový dokument okamžitě zaevidován a průkazně zpracován, proklouzne nám do firmy elektronický dokument a žije si vlastním životem. Někdy veselým, někdy smutným. Trochu záleží i na štěstí.

Proto je dnes nejvyšší čas přestat dělit dokumenty na papírové a elektronické, sjednotit jejich zpracování, nastavit společné procesy a konkrétní rozdíly ve zpracování nechat na technologiích. Není důležité, jestli data, která zpracováváme, byla vytěžena z dokumentů sofistikovaným OCR řešením, nebo již přišla v elektronické podobě a systém ověřil jejich pravost, ale zda fungují mechanismy, které pro všechny došlé dokumenty zajistí, že se neztratí a dostanou se včas k dalšímu zpracování.

Očekávaný růst podílu elektronických dokumentů přináší v oblasti zpracování faktur další otázky. Vyplatí se investovat do moderních technologií? Je návratnost do jednoho roku až dvou let dostatečná? Stihneme to? Není lepší chvíli počkat a zaměřit se rovnou pouze na elektronické dokumenty? Jak nás historie poučila, je to věc, která se velmi těžko odhaduje. I tam, kde se výhody elektronických dokumentů zdají jasné, se často objeví něco nebo někdo, kdo zatím papír potřebuje. A právě proto je dnes z hlediska návratnosti a bezpečnosti investic oblast zpracování faktur velkým tématem pro outsourcing. Respektive společnosti při rozhodování často vyžadují partnera, který je jim schopen nabídnout jak ucelené technologické řešení, tak i externí řešení formou outsourcingu a oba přístupy s nimi na jejich konkrétních podmínkách vyhodnotit.
 

V případě outsourcingu je důležité, aby služba dokázala flexibilně reagovat nejen na změny na straně příjemce služby, ale také na změny celkové situace a na rozvoj technologií. Cílem outsourcingu by mělo být především snížení nákladů, a to nejen přímých nákladů na vykonávanou práci, ale i nákladů na řízení, kontrolu a zabezpečení celého procesu. Pro společnost je ideální stav takový, že se do jejího účetního systému bezpečně a průkazně přenáší data a elektronické obrazy došlých dokumentů a mohou být dále zpracovávány. Důležité je, že může získávat data stejným způsobem ze všech příchozích dokumentů, bez ohledu na to, zda přišly v papírové, elektronické nebo jiné formě a zda je někdo přinesl fyzicky, poslal elektronicky nebo doručil přes datovou schránku. Zásadní je jednoznačná evidence všech dokumentů a garance poskytovatele na prokázání historie zpracování dokumentu od vstupu k poskytovateli.

Pokud jednou společnost začne efektivně pracovat s došlými fakturami tak, že je digitalizuje a automaticky zpracovává pomocí dnes dostupných technologií, existuje vysoká pravděpodobnost, že velmi brzy objeví řadu dalších oblastí práce s dokumenty, kde mohou být uvedené postupy rovněž využity. Tím se z řešení pro podporu jednoho interního procesu a omezené množiny uživatelů stane klíčový firemní nástroj pro zvyšování efektivity. Proto je důležité i při výběru technologií pro zpracování faktur nezapomínat na budoucí rozvoj a vybírat otevřená řešení. Je obvyklé, že systémy pro správu dokumentů poskytují základní funkce pro práci s dokumenty jako je přehledná organizace, řízení verzí, řízení přístupu k dokumentům, správa atributů dokumentů, nástroje pro oběh dokumentů a další. Nad tímto základem lze pak jednoduše a efektivně konfigurovat požadované řešení. Tady přichází k užitku i zkušenost implementačního partnera, který dokáže dodat již hotové řešení, případně řešení, které je využíváno v jiných společnostech podobného charakteru. To výrazně zrychlí implementaci a zvýší pravděpodobnost úspěšného projektu.

Jednou z nejobvyklejších oblastí elektronického zpracování dokumentů, která následuje hned za fakturami, jsou smlouvy. Faktury často ze smluv vychází, a pokud je uživatelé mají elektronicky schvalovat, je logické, že požadují možnost náhledu do smlouvy. Pokud má společnost systém pro správu dokumentů, jedná se pouze o jednoduché nastavení, které umožní vést digitální archiv smluv. Situace je mírně složitější v okamžiku, kdy je třeba v systému smlouvy i vytvářet. Zejména u větších společností často není proces připomínkování a schvalování smluv triviální a vyžaduje velmi sofistikované řízení přístupových práv k dokumentům. Nicméně v okamžiku, kdy se proces doladí, přináší užitek nejen při vytváření smluv, ale i při každodenní práci všech uživatelů, kteří do smluv potřebují nahlížet.

Zpracování došlých faktur je proces, který řeší každá firma. Pro většinu středních a velkých společností to je oblast, kde se vhodným výběrem technologií nebo outsourcovaných služeb dá dosáhnout vysoké efektivity a úspor. Ty se ještě dále zvyšují, pokud se elektronické zpracování rozšíří i na další interní procesy. Uživatelé se tak stávají efektivnějšími, mobilnějšími a spokojenějšími. Největší výzvu tedy v současnosti představuje prostředí, které se mění. Přibývá elektronických faktur a možností, jak dokumenty předávat elektronicky, zvyšuje se legislativní podpora elektronických dokumentů a neuvěřitelně rychle se rozvíjí mobilní platformy. Pro firmy, které chtějí držet krok s dobou, tak přichází čas rozhodování, jakým způsobem reagovat. Budování vlastních řešení může být nákladné, outsourcing také často nemusí vyhovovat. Možná je cesta někde uprostřed.

Říká se, že tento rok bude rokem změn. Možná další důvod, proč uvažovat v oblasti zpracování faktur a dalších dokumentů flexibilně.

Štěpán Pšenička
Autor působí jako head of ECM divison ve společnosti Sabris.