Data jako palivo

V současné době je tak na pořadu dne klást apel na digitalizaci dokumentů. S tím se totiž pojí zautomatizování práce ve firmě, a především s daty v dokumentech uloženými. Stále však existují firmy, které jsou na začátku procesu této digitalizace. Jsou dokonce i takové, pro které je digitalizace dokumentů nepodstatnou otázkou budoucnosti, a to je velká chyba.

Důvodem pro digitalizaci dokumentů jsou především finanční úspory, snižování chybovosti a s tím spojená zodpovědnost firem vůči svým zaměstnancům, obchodním partnerům, akcionářům a státním organizacím. Není to však jen o těchto článcích řetězce, ale také o tom, že tento proces pomůže všem, kteří mohou v budoucnu informace z dokumentů potřebovat, vyhledávat, zpracovávat, případně s nimi obchodovat. S tím souvisí snaha o snížení nákladů (současných i budoucích), a zvýšení efektivity zaměstnanců – zvláště v době současné konjunktury, kdy je problém sehnat dostatek kvalifikovaných lidí.

Přístup k datům odkudkoliv a kdykoliv

Doba se rychle mění a styl práce také. Zaměstnavatelé stále častěji umožňují zaměstnancům pracovat z domova, nutností je dnes práce na služební cestě z auta, na hotelu, nebo při čekání na cokoliv. To klade nároky na dostupnost dokumentů odkudkoliv a kdekoliv. Z těchto všech důvodů se ve společnostech zavádí nástroje na správu dokumentů, ať už jde o DMS (Document management system), workflow nástroje nebo nástroje pro týmovou spolupráci. Díky těmto nástrojům lze s dokumenty pracovat rychleji, efektivněji, bezpečněji a auditovatelně. Umožňují řídit a sledovat pohyb dokumentů ve firmě a snižuje se možnost zpoždění zpracování, ztráty nebo poškození dokumentu.

Velmi časté jsou požadavky na zpracování příchozích faktur – jejich digitalizaci, vytěžení, uložení do DMS, spuštění schvalování dle nastavených pravidel a interních limitů, zaúčtování do účetního systému, a třeba i vystavení bankovního příkazu. Implementací automatizovaných systémů je možné prakticky snížit náklady i na více než polovinu zejména tam, kde se faktura ručně přepisuje. Zároveň díky těmto nástrojům začíná vznikat většina dokumentů elektronicky.

DMS zajistí pořádek v dokumentech

Pokud firma umí dokumenty digitalizovat případně v ní již digitálně vznikají, je vhodné řešit, kam takové dokumenty umístit. Nejčastěji se v praxi řeší elektronické úložiště dokumentů jako mnohem vhodnější náhrada různých souborových úložišť. Takové DMS zajistí pořádek v dokumentech, jejich členění, vyhledávání na základě klíčových slov nebo fulltextová vyhledávání, řízení přístupů k dokumentům podle rolí zaměstnanců ve společnosti a případně jejich oprávnění dle různého zabezpečení dokumentů. Podmínky pro ukládání, péči a archivaci dokumentů často také upravuje legislativa pro práci s elektronickými dokumenty, která existuje a je nutné ji dodržovat. Platnou legislativu lze tedy použít jako vzor pro nastavování vlastních procesů digitalizace dokumentů a jejich správy.

Budoucnost je v bezpapírové kanceláři. Odstranění papírových dokumentů z pracovního procesu přinese nejenom zrychlení a možnost zpracování uložených dat, ale sníží náklady na potřebnou HW infrastrukturu jako jsou multifunkční zařízení pro scanování a tisk. Počet těchto zařízení ve společnostech postupně klesá. Více než na stroje je kladen důraz na nové aplikace a integraci na různé systémy. V případě správy dokumentů je kladen velký důraz na jejich dostupnost a zabezpečení. Bezpečnost a autentičnost digitálních dokumentů je řešena pomocí elektronických podpisů a časových razítek. Tento trend se postupně rozšiřuje ze státní správy i do soukromé sféry, obzvláště v okamžiku, kdy se implementují elektronické podpisy do nově vydávaných občanských průkazů.

Automatizace zvýší kvalitu práce a sníží náklady

Snahou každé organizace by tak mělo být zautomatizovat pracovní postupy, které umožní digitalizovat tradiční papírové úlohy a tím zvýšit produktivitu práce. Automatizovaný pracovní postup s skládá ze tří hlavních kroků:

1. Digitalizace dokumentů/pořízení již digitálního dokumentu;
2. zpracování digitálního dokumentu;
3. doručení dokumentu nebo informací z něj.

Výsledkem je zjednodušení práce pro zaměstnance, zvýšení kvality, práce, schopnost přesně zpracovat všechny informace z dokumentu a snížení nákladů pro společnost. Tedy zlepšení produktivity a efektivity. Podle typu digitalizovaných dokumentů se také zlepšují zkušenosti zákazníků, a tedy se prohlubuje vazba mezi zákazníkem a společností.

Kde začít?

Správné nasazení DMS je nemalá investice. Často se tedy stává, že firmy z důvodu úspor nejdříve začínají s implementaci provizorního řešení. Tento krok se však po čase ukáže jako nedostatečný a jenom zvyšuje časové a finanční náklady na pořízení. Zákazníkům proto doporučujeme investovat do nadčasového řešení splňujícího aktuální potřeby společnosti a je v souladu s legislativními požadavky. Jako základní verzi řešení je vhodné připravit napojení na jednu až dvě agendy, například přijaté fakturace včetně vytěžování dat a příjem a zpracování objednávek. Implementace v takovém případě vykazuje rychlé úspěchy a motivuje management i zaměstnance pokračovat v digitalizaci dalším krokem. Tím obvykle bývá agendový systém pro zprávu obchodních případů s návazností na smlouvy (a jejich případnou anonymizaci pro potřeby státní správy), či digitalizace výrobní dokumentace a řešení souladu s normami hlídajícími kvalitu (například ISO). Postupně se doimplementují méně významné procesy zpracovávající méně četné dokumenty.

Pro správný návrh postupu implementace správy digitalizovaných dokumentů je zapotřebí kvalitně provedená detailní analýza aktuálního stavu, a potřeb společnosti. Důležitá je analýza charakterizující procesy, například schvalovací procesy a z nich vyplývající napojení na agendové systémy. Pouze kvalitní a důsledná analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.

Modernímu DMS nesmí chybět klíčové vlastnosti

S použitím pokročilých funkcí může být DMS také využíváno jako dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty ve všech formátech a slouží jako centrální úložiště, které umožňuje snadné a rychlé vyhledávání prostřednictvím metadat, jenž popisují dokumenty (smlouva, faktura…) i s možností fulltextu.

Implementované řešení musí být v souladu s českou legislativou a dalšími nařízeními Evropské unie jako je GDPR, zajištění automatické kontroly dokumentů, platnosti jejich elektronických podpisů a časových razítek.

Snížení nákladů se projeví jako nutná investice

K implementaci digitalizace se dnes hlásí mnoho potenciálních dodavatelů. A velká část z nich obvykle podlehne tlaku zákazníka na zjednodušení nebo ulehčení některé části implementace a tím „snížení“ nákladů. Všechny tyto úspory se zákazníkovi v budoucnosti vrátí jako nutná investice, která často násobně převyšuje původní uspořenou část nákladů. Proto je nutné dodavatele pečlivě vybírat podle referenčních projektů a uvědomit si, že dodavatel, který prošel velkými implementacemi náročných projektů je větší zárukou kvalitní dodávky než dodavatel, který je ochoten slíbit snížení nákladů na implementaci za cenu snížení funkcionality.

Martin Moravec Autor článku je business konzultant pro systémovou integraci ve společnosti ARBES Technologies.