facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Navisys
IT SYSTEMS 12/2019 , DMS/ECM - Správa dokumentů

Efektivní práce s dokumenty v 21. století

Martin Moravec


ARBES TechnologiesI přes to, že na trhu jsou dlouhá léta dostupné technologie pro ukládání a elektronickou výměnu dat, tak řada společností mnoho typů dokumentů stále zbytečně zpracovává v papírové podobě. Častým příkladem jsou účetní doklady, dodací listy, interní žádosti a mnoho dalších dokladů. Práce s papírovou podobou dokumentů však obvykle generuje velké úsilí pro jejich následné zpracování. V tomto případě navíc vzniká největší množství chyb, které se složitě odhalují a vždy se jedná o ruční práci, kterou není možné zautomatizovat. Nastal čas posunout zpracování dokumentů do 21. století.


Data jako palivo

V současné době je tak na pořadu dne klást apel na digitalizaci dokumentů. S tím se totiž pojí zautomatizování práce ve firmě, a především s daty v dokumentech uloženými. Stále však existují firmy, které jsou na začátku procesu této digitalizace. Jsou dokonce i takové, pro které je digitalizace dokumentů nepodstatnou otázkou budoucnosti, a to je velká chyba.

Důvodem pro digitalizaci dokumentů jsou především finanční úspory, snižování chybovosti a s tím spojená zodpovědnost firem vůči svým zaměstnancům, obchodním partnerům, akcionářům a státním organizacím. Není to však jen o těchto článcích řetězce, ale také o tom, že tento proces pomůže všem, kteří mohou v budoucnu informace z dokumentů potřebovat, vyhledávat, zpracovávat, případně s nimi obchodovat. S tím souvisí snaha o snížení nákladů (současných i budoucích), a zvýšení efektivity zaměstnanců – zvláště v době současné konjunktury, kdy je problém sehnat dostatek kvalifikovaných lidí.

Přístup k datům odkudkoliv a kdykoliv

Doba se rychle mění a styl práce také. Zaměstnavatelé stále častěji umožňují zaměstnancům pracovat z domova, nutností je dnes práce na služební cestě z auta, na hotelu, nebo při čekání na cokoliv. To klade nároky na dostupnost dokumentů odkudkoliv a kdekoliv. Z těchto všech důvodů se ve společnostech zavádí nástroje na správu dokumentů, ať už jde o DMS (Document management system), workflow nástroje nebo nástroje pro týmovou spolupráci. Díky těmto nástrojům lze s dokumenty pracovat rychleji, efektivněji, bezpečněji a auditovatelně. Umožňují řídit a sledovat pohyb dokumentů ve firmě a snižuje se možnost zpoždění zpracování, ztráty nebo poškození dokumentu.

Velmi časté jsou požadavky na zpracování příchozích faktur – jejich digitalizaci, vytěžení, uložení do DMS, spuštění schvalování dle nastavených pravidel a interních limitů, zaúčtování do účetního systému, a třeba i vystavení bankovního příkazu. Implementací automatizovaných systémů je možné prakticky snížit náklady i na více než polovinu zejména tam, kde se faktura ručně přepisuje. Zároveň díky těmto nástrojům začíná vznikat většina dokumentů elektronicky.

DMS zajistí pořádek v dokumentech

Pokud firma umí dokumenty digitalizovat případně v ní již digitálně vznikají, je vhodné řešit, kam takové dokumenty umístit. Nejčastěji se v praxi řeší elektronické úložiště dokumentů jako mnohem vhodnější náhrada různých souborových úložišť. Takové DMS zajistí pořádek v dokumentech, jejich členění, vyhledávání na základě klíčových slov nebo fulltextová vyhledávání, řízení přístupů k dokumentům podle rolí zaměstnanců ve společnosti a případně jejich oprávnění dle různého zabezpečení dokumentů. Podmínky pro ukládání, péči a archivaci dokumentů často také upravuje legislativa pro práci s elektronickými dokumenty, která existuje a je nutné ji dodržovat. Platnou legislativu lze tedy použít jako vzor pro nastavování vlastních procesů digitalizace dokumentů a jejich správy.

Budoucnost je v bezpapírové kanceláři. Odstranění papírových dokumentů z pracovního procesu přinese nejenom zrychlení a možnost zpracování uložených dat, ale sníží náklady na potřebnou HW infrastrukturu jako jsou multifunkční zařízení pro scanování a tisk. Počet těchto zařízení ve společnostech postupně klesá. Více než na stroje je kladen důraz na nové aplikace a integraci na různé systémy. V případě správy dokumentů je kladen velký důraz na jejich dostupnost a zabezpečení. Bezpečnost a autentičnost digitálních dokumentů je řešena pomocí elektronických podpisů a časových razítek. Tento trend se postupně rozšiřuje ze státní správy i do soukromé sféry, obzvláště v okamžiku, kdy se implementují elektronické podpisy do nově vydávaných občanských průkazů.

Automatizace zvýší kvalitu práce a sníží náklady

Snahou každé organizace by tak mělo být zautomatizovat pracovní postupy, které umožní digitalizovat tradiční papírové úlohy a tím zvýšit produktivitu práce. Automatizovaný pracovní postup s skládá ze tří hlavních kroků:

  1. Digitalizace dokumentů/pořízení již digitálního dokumentu;
  2. zpracování digitálního dokumentu;
  3. doručení dokumentu nebo informací z něj.

Výsledkem je zjednodušení práce pro zaměstnance, zvýšení kvality, práce, schopnost přesně zpracovat všechny informace z dokumentu a snížení nákladů pro společnost. Tedy zlepšení produktivity a efektivity. Podle typu digitalizovaných dokumentů se také zlepšují zkušenosti zákazníků, a tedy se prohlubuje vazba mezi zákazníkem a společností.

Kde začít?

Správné nasazení DMS je nemalá investice. Často se tedy stává, že firmy z důvodu úspor nejdříve začínají s implementaci provizorního řešení. Tento krok se však po čase ukáže jako nedostatečný a jenom zvyšuje časové a finanční náklady na pořízení. Zákazníkům proto doporučujeme investovat do nadčasového řešení splňujícího aktuální potřeby společnosti a je v souladu s legislativními požadavky. Jako základní verzi řešení je vhodné připravit napojení na jednu až dvě agendy, například přijaté fakturace včetně vytěžování dat a příjem a zpracování objednávek. Implementace v takovém případě vykazuje rychlé úspěchy a motivuje management i zaměstnance pokračovat v digitalizaci dalším krokem. Tím obvykle bývá agendový systém pro zprávu obchodních případů s návazností na smlouvy (a jejich případnou anonymizaci pro potřeby státní správy), či digitalizace výrobní dokumentace a řešení souladu s normami hlídajícími kvalitu (například ISO). Postupně se doimplementují méně významné procesy zpracovávající méně četné dokumenty.

Pro správný návrh postupu implementace správy digitalizovaných dokumentů je zapotřebí kvalitně provedená detailní analýza aktuálního stavu, a potřeb společnosti. Důležitá je analýza charakterizující procesy, například schvalovací procesy a z nich vyplývající napojení na agendové systémy. Pouze kvalitní a důsledná analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.

Modernímu DMS nesmí chybět klíčové vlastnosti

S použitím pokročilých funkcí může být DMS také využíváno jako dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty ve všech formátech a slouží jako centrální úložiště, které umožňuje snadné a rychlé vyhledávání prostřednictvím metadat, jenž popisují dokumenty (smlouva, faktura…) i s možností fulltextu.

Implementované řešení musí být v souladu s českou legislativou a dalšími nařízeními Evropské unie jako je GDPR, zajištění automatické kontroly dokumentů, platnosti jejich elektronických podpisů a časových razítek.

Základní nároky na moderní DMS:

  • Nastavení přístupových práv uživatelů.
  • Zajištění životního cyklu dokumentu v prostředí DMS, s velmi důležitým prvkem při tvorbě dokumentů, kterým je nutnost tzv. verzování. To umožňuje sledovat historii změn v upravovaných dokumentech. Kdykoliv je možné vrátit se k verzi, která byla vytvořena třeba před měsícem.
  • DMS by zároveň mělo sloužit jako platforma pro ukládání elektronických zpráv. At už e-mailových, nebo ze systému, nebo ze informačního systému datových schránek.
  • Mobilní klient DMS je dnes již považován za povinnost. Na mobilu/tabletu je možné kromě vyhledávání dokumentů být také součástí schvalovacích úkolů ve workflow.
  • DMS musí zajistit vytvoření indexace informací a struktury metadat a tím umožnit například upozornění na platnosti smluv u zákazníka, prodloužení smlouvy zaměstnance, či hlídání lhůty pro skartace dat.
  • Nutností je propojení s e-mailem, balíky Office a dalšími informačními systémy třetích stran, např. pro možnost zařazovat e-maily včetně příloh přímo z poštovního serveru.
  • Moderní DMS umožňují elektronický oběh dokumentů, tedy začlenění firemních procesů do schvalovacího workflow, a to jak předdefinovaného, tak i ad hoc workflow s možností grafického rozhraní pro jejich definici. Workflow zaručuje, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Účastníci jsou o došlém úkolu informováni, například upozorněním na firemním intranetu, v e-mailu či SMS zprávou.

Snížení nákladů se projeví jako nutná investice

K implementaci digitalizace se dnes hlásí mnoho potenciálních dodavatelů. A velká část z nich obvykle podlehne tlaku zákazníka na zjednodušení nebo ulehčení některé části implementace a tím „snížení“ nákladů. Všechny tyto úspory se zákazníkovi v budoucnosti vrátí jako nutná investice, která často násobně převyšuje původní uspořenou část nákladů. Proto je nutné dodavatele pečlivě vybírat podle referenčních projektů a uvědomit si, že dodavatel, který prošel velkými implementacemi náročných projektů je větší zárukou kvalitní dodávky než dodavatel, který je ochoten slíbit snížení nákladů na implementaci za cenu snížení funkcionality.

Martin Moravec Martin Moravec
Autor článku je business konzultant pro systémovou integraci ve společnosti ARBES Technologies.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Ransomware, hybridní spisy, docházkové systémy a text mining

IT Systems 3/2020Březnové vydání IT Systems jsme připravovali v situaci, kdy je prakticky celý svět zasažen pandemií nového koronaviru. Ať bude další vývoj pandemie jakýkoli, je zřejmé, že nás koronavir zastihl v mnoha ohledech nepřipravené. Podobně nepřipravení jsme ovšem často i proti virům v kybernetické podobě. I proto jsme jako téma na obálku aktuálního vydání zvolili ransomware, tedy vir, který představuje vážnou hrozbu pro informační systémy, na nichž jsme stále více závislí.