Každý vytvořený dokument s sebou nese čím dál více informací a umožňuje vykonání velkého množství činností s ním spojených. Když k tomu přičteme možnost participace na obsahu, vzájemné propojení těchto dokumentů, interaktivitu či online publikování, tak získáme inteligentní systém správy dokumentů, který je v mnoha firmách reprezentován oblíbeným řešením MS SharePoint.

Mnohým se tento stav jeví jako konečný, ale opak je pravdou. Informační společnost této doby vyžaduje maximální míru optimalizace samotné práce s dokumentem, efektivní průchod dokumentu společností nebo úřadem, správné vyhodnocení informací obsažených v dokumentu, kvalifikovanou a rychlou reakci na obsah a jeho následné uchování. Když k tomu připojíme automatizaci přijetí dokumentu, jeho předání a odeslání, a to hned prostřednictvím několika zdrojů (dopis, fax, datová schránka, e-mail), tak právě přestupujeme z ekonomické třídy do business class, ze SharePointu ke komplexnímu systému správy dokumentů, do Document Managemet Systems (DMS).

Workflow – šablony pracovních postupů

Klíčovou součástí systému DMS je řízení workflow. Unifikace práce s dokumenty, které vykazují podobnost v obsahu nebo způsobu zpracování, zvyšuje efektivitu práce. Kromě toho unifikace umožňuje i rychlejší reakce na požadavky klienta nebo konkrétního občana. Tyto činnosti vázané na dokumenty se vykonávají schematicky a vyznačují se svou komplexností. Jejich celek se pak skládá z více jednodušších činností.

Pravidla regulující procesy, způsoby předávání informací a měřítka pro posuzování při rozhodování se nazývají workflow. Workflow by mělo být nedílnou součástí každého kvalitního DMS. Bez nadefinování workflow vykazuje práce s dokumenty nepředvídatelné problémy, má tendenci k chaosu a nepřesnostem. Dalším problémem je různé zpracování stejných problémů, což by workflow vyřešilo.

Workflow posouvá práci s DMS do nových dimenzí. Ale i zde může firma nebo instituce narážet na to, že předpokládané výsledky přínosnosti DMS nejsou, po jeho implementaci, dle jejich představ a systém nesplňuje to, co od něj očekávali. Aby k této situaci nedošlo, je nezbytně nutné ještě před nasazením DMS provést inspekci neboli analýzu stávajících procesů. Tu následně vyhodnotit a ve stávajících procesech provést relevantní změny.

Úkoly a zastupitelnost

Jakmile se dokument přijme a odstartuje se jeho pouť firmou, tak se na něj navážou i různé úkoly. Ty postupně plní konkrétní osoby nebo skupiny osob. Vše je evidováno a zpětně je možné dohledat, kde bylo s dokumentem nakládáno, co se s ním dělalo a jak rychle byl on nebo úkol s ním související zpracován. Pokud dojde k nečekané nebo předem avizované nepřítomnosti řešitele, je možné dokument a úkoly s ním spojené delegovat na jinou osobu, díky funkci zastupitelnost. Nenastává tak situace, kdy se „něco někde zasekne“. Úkoly v moderním DMS můžou mít i další funkce:

• workflow pro úkoly
• agregace úkolů
• zastupitelnost v nepřítomnosti
• elektronický podpis
• časová razítka
• odeslání k autorizované konverzi

Z toho všeho vyplývá, že DMS by měl ve společnosti nebo organizaci řešit nejen úkoly, ale i zastupitelnost při jejich řešení, a to již ve své základní funkčnosti, neboli v nabízeném standardu.

Technologie pro pohodlí uživatele DMS

Poznat kvalitní DMS je možné i podle technologií, které mohou výrazně zvýšit efektivitu jeho nasazení a produktivitu uživatelů. Podívejme se například na OCR, které je na trhu již řadu let. V současné době dospělo do své inteligentnější podoby, a to k zónovému vytěžování textu. Co to vlastně je? Jelikož se systémy již celkem snadno naučí rozpoznat, co je jméno, co město nebo telefonní kontakt, tak uložit vizitku do databáze není prakticky žádný zázrak. Pokud se umělá inteligence ještě zdokonalí, tak dokáže rozklíčovat např. i fakturu nebo objednávku a zavést ji do systému. Efektivita práce s dokumenty se tak dostává do další, vyšší dimenze.

Pokud je DMS opravdu dobře „vyladěn“, tak se snaží uživateli nabídnout maximální komfort. A to například i tím, že sám permanentně sleduje stav zpracování dokumentu, prostřednictvím konektoru na poštu rozesílá informační a upomínací e-maily aktuálním zpracovatelům (notifikace a eskalace) a manažerům i zpracovatelům poskytuje přehledy o stavu zpracování dokumentu i skupiny dokumentů. Když k tomu všemu přidáme výkonné vyhledávání a archivaci, tak získáme celek, který poskytne firmě nebo organizaci opravdu mohutný a komfortní nástroj pro práci s dokumenty.

Alternativ pro další rozvoj DMS je nespočet. Každá firma nebo organizace má svá specifika a často používá více systémů nebo platforem. V tomto případě přichází na řadu integrace s dalšími systémy a agendami, jako jsou například směrnice (normy), přijaté faktury, součinnost, schvalování objednávek, schvalování dovolených, integrace v rámci intranetového portálu nebo propojení s databází kontaktů.

Online nebo on-premise?

Prakticky u všech typů informačních systémů, DMS nevyjímaje, dnes podniky musí, resp. mohou vybírat z různých forem implementace. Která je ale nejlepší? Která přinese výsledky nejrychleji a která se finančně „vyplatí“? Odpověď je těžká. Jsme právě na přelomu „online doby“. Online řešení DMS momentálně ještě nedosahují kvalit on-premise řešení, ale to se časem určitě změní. Cloudové řešení je cesta pro budoucnost a další výzva pro vývojáře. Online nemá vysoké finanční náklady při pořízení a dá se flexibilně přizpůsobovat potřebám podniku (služby můžete v reálném čase vypínat a zapínat, platíte jen za to, co používáte). Upgrade je také většinou v ceně nabízeného cloudového řešení. U on-premise (instalace je fyzicky na počítačích kupujícího) je jistota a výhoda v tom, že na vaše data nikdo třetí „nevidí“, že není závislost na připojení do internetu a že mají kvalitněji zpracován software, protože se vyvíjí již delší dobu. Statistiky ale jasně říkají: online začíná získávat každým rokem větší a větší podíl na trhu.