facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
Cadforum 2018
 
Tematické seriály
Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Partneři webu
Compas automatizace
IT SYSTEMS 11/2017 , Správa dokumentů

DMS mají smysl

Šetří čas a peníze

Pavel Nykl


OnlioDokumenty jsou v zásadě dvojího typu – v tradiční papírové tzv. listinné podobě nebo v elektronické. Snem mnoha společností je vzdát se co nejvíce těch papírových a ulehčit si tak zpracování stále většího objemu dokumentů. Na první pohled by se mohlo zdát, že ve firemním prostředí to nemusí být až tak velký problém, opak je ale pravdou. Existuje široká škála dokumentů, které vznikají mimo působnost organizace a do firem se dostávají výhradně v listinné podobě. Řešením je tyto dokumenty digitalizovat a v rámci interních workflow dále pracovat s elektronickou formou. Často se setkáváme i se situací, kdy firmy tisknou i elektronicky doručené dokumenty. To je dáno tím, že nemají nasazené nástroje pro práci s elektronickými dokumenty, a proto je následně musí procesovat v papírové podobě.


Digitalizací to začíná

Pokud je na vstupu množství papírových dokumentů, je k digitalizaci dokumentů vhodné využívat skenery, které podporují dávkové zpracování a poradí si s různorodými typy materiálů včetně těch s velkou gramáží. Dnešní pokročilé možnosti digitalizace umožňují vytěžovat data ze strukturovaných nebo polostrukturovaných elektronických dokumentů s velkou přesností. To výrazným způsobem posouvá následné možnosti automatizace procesů práce s elektronickými dokumenty.

Samotná digitalizace je nicméně jen začátek cesty. Cílem je využívat veškerých výhod elektronické správy a zpracování dokumentů včetně jejich automatizovaného řízeného oběhu pomocí workflow. Díky automatizaci tak lze celý proces zpracování dokumentů znatelně zrychlit anebo snížit chybovost. Perfektním základem pro práci s elektronickými dokumenty jsou tzv. DMS, tedy Document Management Systémy, jako je například DMS eDoCat společnosti Onlio.

Workflow urychlí procesy

Pokročilý DMS umožní celkové zefektivnění každodenních běžných činností s konkrétními dokumenty. Nárůst efektivity se nejvíce projeví u řízení oběhu dokumentů pomocí workflow. Uživatelé mají k dispozici automatizované operace včetně těch navázaných na prostou změnu stavu dokumentu, dále pokročilou kategorizaci dokumentů, fulltextové vyhledávání, jistotu práce s aktuální verzí, historii úprav, agendové balíčky předpřipravených typů dokumentů, jako například smlouvy, nebo třeba propojení s externími systémy včetně například datových schránek.

Bezpečnost zaručena

Elektronická správa dokumentů je výhodná i z pohledu bezpečnosti – od řízení přístupu k jednotlivým kategoriím, konkrétním dokumentům a verzím přes kontrolu oprávněnosti k prováděným úkonům až po podrobné protokolování. Obvykle nechybí ani šifrování, a to jak na úrovni obsahu, tak i komunikace. Všechny tyto bezpečnostní vlastnosti usnadňují i naplnění náležitostí daných legislativou nebo povinnými či dobrovolnými normami. Včetně nařízení GDPR, které mj. očekává proaktivní přístup k ochraně osobních údajů a jednoznačné zjištění, koho se případné úniky vlastně dotkly.

Běžnou součástí DMS je také podpora archivace včetně řízeného přístupu do archivu. Na rozdíl od tradičních papírových archivů mají ty elektronické menší nároky na fyzický prostor a nabízí obdobné funkce, které mají uživatelé k dispozici pro práci s „živými“ dokumenty. Jde zejména o velice snadné vyhledání archivovaného dokumentu. Kromě toho se elektronický archiv také snadněji zálohuje či obnovuje v případě nějaké katastrofické události.

Uplatnění se vždy najde

Každá firma má rozdílné požadavky na funkčnost při nasazování DMS systému. Jeho uplatnění se ale najde v mnoha oblastech uvnitř společností bez ohledu na trh, kde se pohybují, předmět činnosti nebo způsob podnikání. Podle našich zkušeností to je vždy pro firmy přínosem.

Pavel Nykl Pavel Nykl
Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio. Vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Využijte letní akce na předplatné časopisu IT Systems!

Nenechte si ujít příležitost dostávat pravidelně informace ze světa podnikové informatiky a předplaťte si časopis IT Systems. Udržujte si přehled v oboru a získejte inspiraci, jak využít informační technologie pro vaši firmu nebo organizaci. K pořízení nebo obnovení předplatného IT Systems je nyní ideální příležitost. Právě totiž probíhá letní akce, v rámci níž je možno získat roční předplatné jen za 699 Kč.

Časopis IT Systems / Odborná příloha Archiv časopisu IT Systems
IT Systems 7-8/
IT Systems 6/
IT Systems 5/
IT Systems 4/
Oborové a tematické přílohy
příloha #1 7-8/
příloha #1 6/
příloha #1 5/
příloha #1 4/
SAP NOW Week
Kalendář akcí