Elektronické dokumenty mají dvě velké výhody: snadné dohledání a sdílený přístup k dokumentům. Na rozdíl od papírových dokumentů, u kterých se při hledání konkrétního dokumentu musíte ručně prohledávat archivem a pátrat v paměti, kde je uložen, elektronické soubory lze načíst pomocí klíčových slov obsažených v názvu souboru nebo v obsahu bez ohledu na to, kde se dokument nachází.

S využitím cloudových úložišť můžete k dokumentům jednoduše přistupovat z mobilních zařízení i z kancelářských počítačů, což poskytuje větší flexibilitu. Pro distribuované globální pracovní týmy je proto upřednostňováno digitální sdílení dokumentů. Dobrým příkladem jsou záznamy o historii obchodních vztahů s klienty nebo organizacemi, které je třeba sdílet mezi geograficky různorodou pracovní skupinou.

Produktivita je alfou a omegou digitální transformace

Obchodní organizace v dnešní době čelí výzvám zvýšení své konkurenceschopnosti nabídkou kvalitnějšího zákaznického servisu a zajištění vysoké produktivity svých zaměstnanců. Pro uvedení obou těchto potřeb v život je pojítkem zavedení digitální transformace. Jedním ze způsobů, jak mohou firmy zvýšit produktivitu zaměstnanců, je odstraňování procesů založených na zpracování papírových dokumentů. To neznamená, že by firmy měly papír odstranit absolutně ze svých procesů, ale mohou si odlehčit, pokud jde například o činnosti spočívající v opakovaném zpracování dokumentů.

Automatizované pracovní postupy skenování odstraňují opakované kroky při snímání, zpracování a doručení skenů dokumentů. To přináší výrazné zvýšení produktivity odstraněním kroků ručního zpracování dokumentů (a zvýšením přesnosti jejich cílení).

Řešení? Automatizované pracovní postupy skenování

Automatizované pracovní postupy skenování umožňují organizacím digitalizovat tradiční papírové úlohy, což zvyšuje produktivitu. Automatizovaný pracovní postup skenování se skládá ze tří hlavních kroků: digitalizace dokumentů, zpracování a doručení.

Výsledkem je zjednodušení práce pro zaměstnance, přesnější cílení doručení souborů a nižší náklady pro společnost ‒ to vše přispívá k produktivitě a efektivitě. V závislosti na typu společnosti může digitalizace také zlepšit zkušenosti zákazníků, protože zaměstnanci mohou rychleji vyhledávat data a zákazníci nejsou zatíženi případy lidských pochybení zaměstnanců.

Zasílání skenů do e-mailu není efektivní ani bezpečné

Obvyklá cesta, kterou používají kanceláře, je zasílání oskenovaných dokumentů přímo na e-maily adresátů, což při dnešních možnostech digitalizace představuje velmi neefektivní, téměř archaický způsob práce. Přestože skenování do e-mailu se může jevit jako rychlý a účinný způsob, jak můžete zpracovat a zaslat obchodní dokument, když vezmete v úvahu řadu požadovaných kroků a potenciální možnost narušení bezpečnosti, procesy skenování přímo do e-mailu mohou být pro podnik škodlivé z následujících důvodů:

Skenování do e-mailu vyžaduje, aby uživatel provedl více kroků. V každém okamžiku může dojít k selhání lidského faktoru, čehož výsledkem jsou ztracené kroky předešlé práce nebo rovnou selhání vzniklé zasláním informace nesprávné osobě. Právě z bezpečnostního hlediska skenování do e-mailu představuje pro zaměstnance velmi snadnou možnost předání citlivých dat nevhodným osobám uvnitř nebo vně organizace.

Přesnost a konzistence

Automatizací procesu a předdefinováním parametrů digitalizace dokumentů v rámci pracovního workflow se významně sníží riziko lidské chyby a tím i případně zde pramenící frustrace. Jednotlivé nebo dávkované skeny lze snadno digitalizovat za požadovaných parametrů definovaných společností, což vede k přesnějšímu doručení digitálních dokumentů.

Moderní automatizovaná workflow přiřazují role a privilegia jednotlivým zaměstnancům dle jejich pracovního zařazení a hierarchie. Prakticky to vypadá tak, že např. řidič nákladního automobilu si může vytisknout pouze digitálně podepsané balicí lístky, uvidí tedy pouze jeden pracovní postup. Na druhé straně zaměstnanec oddělení financí, který se stará o mnohé důležité dokumenty, má přístup k víceru pracovních postupů pro skenování faktur, objednávek, dodavatelských smluv atd.

Síla automatizovaného zpracování dokumentů

Manuální snímání dokumentů může mít často za následek nízkou kvalitu snímků. Části dokumentů mohou být rozmazané a obtížně čitelné, což uživatele může bohužel donutit k opakování skenování dokumentů, aby dosáhl přijatelného výsledku.

S využitím automatizovaného zpracování workflow je dokument optimalizován tak, aby byla zajištěna nejvyšší kvalitu výstupu. Například pokud je stránka umístěna na sklo skeneru pod úhlem, orientace bude podle tohoto úhlu automaticky korigována. Pokud dojde k nějakému narušení obrazu, např. nanesením prachu, otisků prstů na skle skeneru, obraz se během jeho zpracování automaticky vyčistí. Navíc, pokud potřebujete přidat nebo předdefinovat některé stránky, je to možné ‒ mohou být automaticky přidány nebo naopak prázdné stránky mohou být odstraněny.

Bezpečnost je klíčovým požadavkem, takže celý proces digitalizace odpovídá vysokým bezpečnostním standardům. Systémově je spravován na backendu, aby měli uživatelé opravdu klid v duši a aniž by byl narušen uživatelský komfort. Důvěrné dokumenty lze dále zabezpečit nastavením digitálního výstupu jako zaheslovaného dokumentu ve formátu PDF.

Jednoduché, rychlé a bezpečné doručení

Díky automatizovaným pracovním postupům digitalizace definujete místo doručení digitalizovaných dokumentů, takže výsledky skenování jsou pokaždé okamžitě a bezpečně odeslány na správné místo. Uživatel jednoduše vybere požadovaný pracovní postup ze seznamu autorizovaných workflow na multifunkčním zařízení a naskenuje dokument; vše ostatní je automaticky spravováno systémem, včetně notifikací příjemcům, že jejich dokument je k dispozici.

Přestože využití papírových dokumentů je stále zapotřebí, procesy, které se opakují, lze snadno automatizovat. Tento přístup odlehčení papírové zátěže činí zaměstnance produktivnějšími a osvobozuje je pro práci na zajímavějších projektech s vyšší přidanou hodnotou.

Wouter Koelewijn Autor článku působí na pozici Chief of Products ve společnosti Y Soft. Před zahájením spolupráce s Y Soft založil společnost X-Solutions, kterou později v roce 2009 odkoupila společnost Nuance. Před působením v X-Solutions byl Wouter od roku 1994 až do roku 2002 CTO a spoluzakladatelem koncesionáře Xerox v Nizozemsku