Firmy dnes řeší zásadní výzvy, které spočívají především ve stálém tlaku na co největší pružnost ve vztahu k zákazníkům a obchodním partnerům i v důrazu na co nejvyšší rychlost, s jakou reagují na měnící se podmínky na trhu. Stále víc patrná je i potřeba zpracovat stále větší objemy informací a dat. To vše pokud možno při snižování (nebo přinejhorším zachování) nákladů a zvyšování efektivity. Pro získání a udržení konkurenční výhody je klíčová efektivní práce s informacemi. Firmy proto nasazují moderní informační a komunikační systémy, které díky potenciálu cloudu a mobility dovolující práci odkudkoli.

V tomto kontextu je manuální zpracování a archivace papírových dokumentů anachronismus z věku páry – ale přesto jde o realitu, se kterou se musí manažeři a zaměstnanci firem každodenně potýkat.

Přitom jsou již dlouhou dobu k dispozici řešení, která zajistí digitalizaci, efektivní workflow i archivaci papírových dokumentů dle nejvyšších nároků na efektivitu i požadavků legislativy. Navíc nevyžadují vysoké počáteční investice a jejich pozitivní efekt se projevuje okamžitě.

Redukce ztrát až o 66 %

„Společnost LINET, přední výrobce nemocničních a pečovatelských lůžek, zkrátila díky nasazení systému pro správu dokumentů průměrnou dobu zpracování jednoho technického výkresu ze dvou týdnů na pouhých pět dnů, v drtivé většině případů však zpracování proběhne během jediného pracovního dne,“ uvádí Antonín Brož ze společnosti Canon a dodává: „Takto výrazná úspora času umožňuje firmě lépe reagovat i na speciální požadavky zákazníků.“ Použitý DMS systém zde navíc umožňuje správu verzí dokumentů a přináší možnost místní či vzdálené spolupráce nad jednotlivými dokumenty. Velkým přínosem je i značné snížení chybovosti.

Antonín Brož, Canon

Digitalizovat vstupní data přitom může každá firma. Ve společnostech s menším objemem zpracovávaných dokumentů k tomu mohou sloužit například multifunkční tiskárny. Dovolují uživatelům dokumenty rychle skenovat do různých umístění a převádět je do široké škály formátů včetně Office Open XML PPT a Word. Zaměstnanci tak mohou dokumenty snadno digitalizovat, zpracovávat, archivovat i sdílet na jakýchkoli zařízeních.

Prvotní investice se přitom firmám velmi rychle vrací. Například podle průzkumu AIIM (Association for Information and Image Management) z roku 2014 lze zavedením automatizace ušetřit až 29 procent nákladů na zpracování dokumentů. Další čísla hovoří o tom, že s využitím digitálního zpracování a elektronického workflow je možné zredukovat počet ztracených faktur až o 66 procent a o 20 procent snížit počet pozdních plateb, za které hrozí firmám penále. Celkově může digitalizace zrychlit proces zpracování faktur až o 42 procent.

Jakou přidanou hodnotu má rozlepování obálek?

Od přibližně 2000 příchozích dokumentů měsíčně ale přestává být interní zpracování příchozích dokumentů efektivní. Firmu stojí příliš mnoho energie, kterou by mohla věnovat činnostem s přidanou hodnotou. V takových případech nastupuje outsourcing.

Poskytovatelé outsourcingu v oblasti digitalizace dokumentů zajišťují skenování papírových dokumentů, přenos vytěžených dat do firemních systémů a spolehlivou archivaci digitalizovaných i originálních listinných dokumentů dle požadavků legislativy. „Průzkumy ukazují, že až 90 procent celkových nákladů na zpracování dokumentů přímo souvisí s publikací a manipulací s dokumenty a se správou příslušných zařízení. Outsourcing tuto zátěž podnikům odebere a poskytne jejich zaměstnancům více času na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, než je rozlepování obálek, skenování a vytěžování dokumentů,“ vysvětluje Antonín Brož.

Outsourcingu v oblasti digitalizace dokumentů standardně předchází analýza procesů jejich zpracování. Na jejím základě pak poskytovatel vyčíslí očekávanou úsporu nákladů firmy. Služby samotné jsou poskytovány na základě SLA, přičemž dodavatel na sebe bere i záruky za správnost dat – typicky za částku a měnu získanou z digitalizovaného dokumentu a přenesenou do příslušného podnikového systému. Zpracování příchozích dokumentů a odeslání vytěžených dat přitom trvá méně než 24 hodin.

Přechod na práci s digitálními dokumenty není jen způsobem, jak snížit náklady. Jeho potenciál je mnohem větší - dokáže ve firmě uvolnit zdroje pro další rozvoj jejího podnikání.

Ivo Minařík