Pro každou společnost a firmu je význam digitalizace odlišný. Jinak ji budou vnímat firmy výrobní, jinak obchodní, jinak organizace poskytující služby a jinak orgány veřejné moci.

Nezapomenout na legislativu

Jedním z prvních kroků, který je vždy potřeba udělat, než se začne cokoli implementovat a nasazovat, je poznání a pochopení legislativy ovlivňující danou organizaci, konkrétní proces. To spolehlivě zajistí, že následující činnosti se budou pohybovat v jasně stanovených mantinelech a nebudou porušena žádná pravidla stanovená zákonnými předpisy.

Procesní přístup

Digitalizace organizace je záležitostí evoluční, nikoli revoluční. Jedná se o strategická rozhodnutí, která nastartují přechod k novým postupům a návykům. A to může nějakou dobu trvat. Není neobvyklé, že si firmy kladou různé otázky: „Které procesy jsou zastaralé?“, „Jak bychom si mohli digitalizací pomoci k usnadnění určitých úkonů?“, „Co všechno můžeme automatizovat a kde je stále potřeba zásahů člověka?“. Změna chování lidí, firemní kultury a vůbec způsobu práce (od jednotlivců po firmu jako celek) se prostě nestane přes noc.

Digitalizace rozhodně není o nákupu co nejvíce různých informačních systémů a jejich bezhlavém, a častokrát nesprávném, používání. Nejvíce práce je zejména na analýze a redefinici firemních procesů. Nutností je také identifikace „slabých“ míst a jejich nahrazení lepšími, modernějšími postupy. Až nakonec je vhodné si zvolit ty IT nástroje, které budou nejlépe odpovídat navrženým procesům a potřebám té které společnosti.

Při digitalizaci se samozřejmě dojde i k otázce, zda se IT infrastruktura bude budovat interně, nebo se využije cloudových služeb. Každé z řešení má své klady a zápory, které musíme brát při rozhodování v úvahu. Celkově je nutné na tuto oblast dopředu pamatovat a zvolené varianty se držet, protože migrace z cloudu na interní infrastrukturu (či naopak) s sebou může nést nemalé náklady.

Služby digitální důvěry nejsou možnost, ale nutnost

Dříve nebo později v digitalizačních procesech narazíme na problematiku elektronických dokumentů a zajištění jejich vytváření a přijímání z vnějšku, oběh, schvalování, podepisování, uložení a archivaci. A právě elektronické podepisování (a pečetění), validace podpisů a pečetí a dlouhodobé uchování (tedy uložení a archivace) elektronických dokumentů jsou služby digitální důvěry, bez nichž se moderní digitalizační řešení neobejdou.

Elektronický podpis je na poli digitální důvěry základním stavebním kamenem. Ale rozhodně nestačí být schopen elektronické podpisy vytvářet. Okolní svět se rovněž postupně digitalizuje. Jak by pak firma postupovala v případě, že obdrží elektronicky podepsaný dokument? Bude elektronický podpis slepě akceptovat, nebo využije jeho obrovských výhod a ověří si, že dokument opravdu pochází od protějšku, který je v certifikátu deklarován, a že nebyl cestou nijak pozměněn? Do hry tedy vchází potřeba validace elektronických podpisů a pečetí.

Navíc není nutné, aby bylo 100% digitálních dokumentů elektronicky podepisováno. Lze využít i služeb a nástrojů pro elektronické pečetění, které probíhá automaticky a není potřeba lidské účasti.

Listinné dokumenty jsme zvyklí ukládat v šanonech, spisovnách a příručních archivech. Ale jakým způsobem se dlouhodobě organizace postará o elektronické dokumenty? Existují produkty a služby, které řeší dlouhodobé uchování elektronických dokumentů včetně jejich elektronických podpisů.

Elektronická identita

Neméně důležitou záležitostí je jistota, že protějšek, se kterým organizace jedná, je skutečně ten, za který se vydává. Do hry tak vstupují služby elektronické identity. Státní správa může využívat informací ze základních registrů a národních identitních služeb. Pro obchodní společnosti jsou dnes dostupné vysoce důvěryhodné komerční identitní služby, které zprostředkovávají přístup k bankovním identitám fyzických osob.

Kompletní digitalizace společnosti je úloha nesnadná a časově náročná. Ale přináší nesporné výhody, které se z dlouhodobého hlediska vyplácejí i finančně. Digitalizace se proto nebojte a naopak se o ní pokuste co nejdříve. Pak vás novinky světa zítřka nemohou překvapit! A právě o novinkách ze světa digitalizace a digitální důvěry se budeme bavit s předními odborníky na toto téma na konferenci Digital Trust & Paperless 2021. O konferenci si můžete více přečíst na našem webu www.sefira.cz/dtp2021

Michal Hanzal Autor článku působí jako Solution Consultant ve společnosti SEFIRA.