Trendem dnešní „turbulentní“ doby je jednoznačně zrychlování a tlak na efektivitu. V obchodu je tento trend hnán do extrému potřebou konkurenceschopnosti a nezbývá, než mu čelit, jak jen to je možné. Dříve výměna dokumentů běžnou poštou trvala několik dní až týdnů. Dnes jsme schopni smluvní jednání realizovat přes e-mail během několika hodin. Přiznejme si tedy, že papír, který tu byl od nepaměti, do této doby už tak nějak nezapadá a nestačí nám. Nabídky se tvoří, podávají a čtou elektronicky, prezentace produktů a služeb jsou realizovány s využitím počítačů, komunikace probíhá e-mailem a klíčové informace hledáme na internetu. Informace na papíru se prostě nedají rychle aktualizovat a doprava papíru trvá příliš dlouho. Na druhou stranu je třeba objektivně přiznat, že lidé se bez papíru ještě neobejdou, ale budou s ním pracovat stále méně. Jeho dny ve světě businessu jsou však sečteny. Odvážné tvrzení, že? Co tedy nabízíme místo papíru?



Rád bych vás překvapil šokujícím vynálezem z blízké budoucnosti, ale zklamu vás. Pro řešení si vystačím s tím, co už dnes máme k dispozici. Není pochyb, že mezi zásadní milníky doby lze zařadit počítače jako nástroj pro tvorbu a správu informací, internet jako médium pro jejich výměnu, ale také procesní řízení jako řád pro nadvládu nad chaosem uvnitř organizací. Při kombinaci těchto tří základních oblastí dostaneme informační systém pro správu dokumentů a dat, s podporou spolupráce pomocí workflow, využívající internetové technologie. V češtině bohužel neexistuje jednoduchý název pro takovýto systém, a tak si pomohu angličtinou, ve které je nazýván enteprise content management systémem neboli ECM. Proč by zrovna tyto systémy měly eliminovat informace na papíru? Odpověď je prostá – ECM je od základů své koncepce zaměřeno na „informační obsah“ zachycený v dokumentech a datech. Všichni víme, že informace jsou tím, co hýbe světem, a také tím, co se snažíme písmem zachytit, uchovat a předat. ECM proto nabízí nejmodernější nástroje pro správu, vyhledávání a vytěžování informací z elektronických dokumentů a dat. Příkladem za všechny je fulltextové vyhledávání obdobné tomu, jaké nabízí proslulý Google. ECM touto cestou rapidně zkracuje proces získávání a sdílení informací a ušetřený čas vám dá dostatečný náskok v závodu o zákazníka s konkurencí.
Otevřeně přiznávám, že snaha o nahrazení papíru narazila na dvě překážky, které bylo nutné překonat.
První z těchto překážek představoval převod informací z papíru do digitální podoby. Toto téma je na světě prakticky od doby prvních počítačů, a tak dnes již existují kvalitní technologie skenování a rozpoznávání textu, které tuto překážku zcela odstraňují.
Druhou překážku donedávna tvořila důvěryhodnost neboli autenticita elektronických dat. Na papíru tuto otázku řešil podpis či razítko s uvedením data. Buďme však objektivní, padělání papírových dokumentů není ničím neznámým, a proto je také klasifikováno jako trestný čin. Falsifikáty bankovek a jejich zabezpečení jsou jednoznačným důkazem dokonalosti, které lidstvo v této oblasti dosáhlo. Digitální technologie nabízejí obdobu, tzv. elektronický podpis, a od něho odvozené elektronické časové razítko. Přes diskuse, které se okolo elektronických podpisů a razítek vedly a vedou, obě technologie reálně fungují, a co více, jsou díky mnohým propagátorům zakotveny v české legislativě jako zákonné. Porovnáme-li navíc elektronické technologie s fyzickými záznamy na papíru z pohledu bezpečnosti pro zajištění autenticity, jednoznačně vyhrávají moderní IT technologie jako bezpečnější.
Na cestě k bezpapírovému businessu dnes opravdu neleží žádná technická překážka. Existuje zde však zvyk a rezistence proti změnám ležící v lidském myšlení. Tu může odstranit jen čas a odvaha vyvolených, postupně dokazující, že ECM systémy využívající elektronický podpis a časová razítka mohou plně nahradit papír ve všech směrech.

Autor působí jako account manager ve společnosti Ixtent