Elektronizace dokumentů

Doba se mění a styl práce také. Zaměstnavatelé umožňují zaměstnancům pracovat i z domova, to klade nároky na dostupnost dokumentů odkudkoliv a kdekoliv. Nejen z tohoto důvodu společnosti zavádí nástroje pro správu dokumentů, ať už se jedná o DMS, workflow systémy nebo nástroje pro týmovou spolupráci. Díky těmto nástrojům lze s dokumenty pracovat rychleji, řídit a sledovat jejich pohyb po firmě a nehrozí zpoždění zpracování, poškození dokumentu nebo jeho ztráta jako v případě papírových dokumentů. V dnešní době vzniká většina dokumentů elektronicky.

Nejčastěji se v praxi obecně řeší elektronická úložiště jako náhrada různých souborových úložišť – zajišťující pořádek v dokumentech, členění, vyhledávání na základě klíčových slov nebo fulltext a řízení přístupů k dokumentům. S pokračujícími trendy se už nemusí jednat výhradně o inhouse řešení, ale prosazují se čím dál tím více i řešení v cloudových prostředích poskytovatelů.

Snížení nákladů na polovinu

Velmi časté požadavky jsou na zpracování příchozích faktur – digitalizaci, vytěžení, uložení do DMS, spuštění schvalování dle nastavených pravidel a limitů, zaúčtování do účetního systému, i třeba vystavení bankovního příkazu. Implementací automatizovaného systému je možné prakticky snížit náklady na polovinu zejména tam, kde se faktura ručně přepisuje. Trendem současné doby je předat vytěžování faktur na vhodného partnera, který disponuje prostředky k eliminaci ručního přepisování a čas interních zaměstnanců je možné využít vhodnějším způsobem.

Pracovat s digitálními dokumenty je ale lidi třeba naučit v obecné rovině. Spousta zákazníků poté, co obdrží dokument mailem, si ho vytiskne a následně opět skenuje. Legislativa pro práci s elektronickými dokumenty existuje, proč ji tedy nevyužít?

Chytrá multifunkční zařízení

Dnes jsou tisková zařízení většinou reprezentována těmi multifunkčními. Dochází k nahrazování dříve používaných jednoúčelových zařízení (tiskárny, kopírky, skenery, faxy) za zařízení, která zvládají všechny tyto funkce.

Z čistě výstupního zařízení se tak stává i zařízení vstupní. Navíc multifunkční stroje mají stále více a více možností. Mají velký displej, ovládají se jako tablety a je možné si podobně jako na chytrých zařízeních stahovat a instalovat aplikace, zejména pak ty zajišťující integraci stroje na systémy v prostředí zákazníka nebo na cloudové služby.

Není tak problém dát fakturu do podavače, na displeji zvolit, že se jedná o fakturu a stiskem známého zeleného tlačítka dokument naskenovat a uložit do workflow pro finanční oddělení. Podobně lze řešit různé HR dokumenty, smlouvy, cokoliv. Stačí pár jednoduchých kroků a dokument skončí tam, kde má.

Budoucnost v bezpapírové kanceláři?

V oblasti tiskových strojů bude pokračovat trend ve využívání multifunkčních zařízení. Jejich počet bude ale postupně klesat. Více než na stroje bude kladen větší důraz na nové aplikace a integraci strojů na různé systémy a cloudové služby. Mezi nové aplikace třeba patří on-line překlady dokumentů do cizích jazyků nebo naskenování dokumentu a jeho následné poslechnutí, třeba při jízdě k zákazníkovi.

Pokud jde o správu dat, pak bude kladen velký důraz na jejich dostupnost a bezpečnost. U správy dokumentů je třeba počítat se stále větší mírou nahrazování papírových dokumentů digitálními. Už v současnosti je prakticky veškerá komunikace státní správy s podnikovou sférou řešena pomocí digitálních dokumentů opatřených elektronickými podpisy a časovými razítky. Tento trend se bude pravděpodobně rozšiřovat i do soukromé sféry, obzvláště pokud se podaří implementovat elektronické podpisy do nově vydávaných občanských průkazů. To můžeme reálně očekávat už během příštího roku.

František Spurný Autor článku působí ve společnosti Xerox na pozici MDS (Managed Document Services) Solution Managera. Má na starosti vedení týmu podpory v oblasti dokumentových služeb, které zahrnují hromadnou i individuální zákaznickou komunikaci, řízené tiskové služby a digitalizaci.