Jak skloubit požadavky uživatelů a administrátorů?

Typický uživatel vznese tři základní požadavky. Nové řešení musí být jednoduché na používání, musí fungovat kdekoliv a na libovolném mobilním zařízení nebo počítači a musí umožňovat jednoduché sdílení informací a spolupráci. IT a další oddělení k tomu přidají bezpečnost, integraci, reporting a vznikne velmi zajímavý mix požadavků. Ruku na srdce, znáte jediné řešení, které by vyhovělo všem?

Dokument je strukturovaná informace

Zároveň je potřeba se přestat dívat na dokument jako na jeho papírový obraz a více v něm vidět strukturovanou informaci, se kterou je možné kdykoliv v budoucnu pracovat. Tedy takovou, kterou mohu v budoucnu nejen vyhledat, ale použít ji i v rámci různých analýz a dotazů. Může se zdát, že se tak každý dokument mění ve formulář, což ovšem není z uživatelského hlediska pravda. Jednak to ve mně evokuje něco neflexibilního, a tím pádem i složitého, a především mám obavu podloženou praxí, že každý formulář žije vlastním životem a tvorba jakýchkoliv vazeb nebo spolupráce je prakticky nemožná. Zkrátka není jednoduchých formulářů srozumitelných na první pohled. Proto neuvažujme ve formulářích, ale využijme technologii tak, že uživatel na dokumentu nezaznamená žádnou změnu. Ty se dějí na pozadí a uvnitř nového řešení.

Organizační struktura a zastupování

Z praxe přidám ještě jedno velmi oblíbené téma, a to je implementace organizační struktury a zastupování. Ne že by byla špatná samotná myšlenka, ale běžně požadavky na řešení nabydou obludných rozměrů. Výsledná implementace pak sice pokrývá velké množství požadavků, ale zároveň je schopna zaměstnat na plný úvazek nejednoho administrátora a o uživatelské přívětivosti lze mluvit jen stěží. Proto je vždy nutné si se zákazníkem důkladně a velmi racionálně probrat, co vlastně potřebuje řešit, a nesnažit se najít všeobjímající řešení.

Cloud, nebo raději hotové robustní řešení?

Většina firemních uživatelů má tendenci využívat služby cloudu, protože umí jednoduché věci jednoduše. To se ovšem pro většinu IT oddělení stává bezpečnostní noční můrou. Na druhou stranu je potřeba říci na obranu uživatelů, že v současné době, kdy se klade důraz na rychlost a efektivitu, je neflexibilní a zdlouhavý proces práce s dokumenty téměř fatální překážkou pro rozumné užití. ECM řešení se tak stávají mnohdy spíše archivy, kam se odkládají nepotřebné dokumenty, nebo se používají pouze pro takové dokumenty, kde procesy nelze snadno obejít. Může se zdát, že jednoduchým řešením je využití nějaké cloudové implementace, ovšem zdání klame. Jednak typické cloudové implementace jsou primárně stavěné na malé skupiny uživatelů nebo jednotlivce a zároveň většinou nepočítají s různými modely oprávnění, přístupových práv a auditů přístupu. Pokud jde o zabezpečení, typicky jsou uživatelé uklidňováni tím, že komunikace probíhá přes HTTPS, což je pouze zabezpečení vlastní komunikace, a nikoliv zabezpečení uloženého obsahu proti zneužití pomocí šifrování.

On-premise řešení

Trendem se stává koncept, kdy pro pokrytí uživatelských požadavků dochází ke kombinaci on-premise a cloudového řešení. Nicméně nejpodstatnější se jeví změna přístupu k implementaci. Zatímco dříve docházelo k tomu, že se uživatelské požadavky nejprve ohýbaly podle vybraného ECM produktu, který se následně customizoval dle hesla „aby se vlk nažral a koza zůstala celá“, aktuálně nastupující trend je významně odlišný. Na celé ECM řešení je potřeba se dívat dvěma zcela rozdílnými pohledy (tedy cloud a on-premise), které skládají celek a nesmí se vylučovat.

Funkčnost jen taková, jakou skutečně využijete

Jak jsem popsal výše, uživatele zajímají tři klíčové vlastnosti a při současných možnostech jak webových, tak i mobilních aplikací je vždy nejefektivnější vyrobit uživatelské rozhraní na míru. Jednak proto, že mu uživatel bude rozumět a dokáže se kvalifikovaně vyjádřit k poskytovanému obsahu, a jednak proto, že k problematice ECM každá firma přistupuje maličko odlišně a snaha o naprostou unifikaci nepřináší kýžené ovoce. Obava, že uživatelské rozhraní bude složité a těžkopádné, v tomto případě není na místě. Do uživatelských rozhraní se totiž implementuje jen taková funkčnost, kterou uživatelé reálně používají, nikoliv části, které by snad někdy mohl někdo potřebovat. Ty se přidávají až v momentě, kdy jsou skutečně potřeba, protože uživatelé vědí, že přidávat v budoucnu lze a není nutné vše specifikovat na začátku.

API

IT, bezpečnost a další oddělení firem mající na starost podporu byznys procesů se pak mohou soustředit naopak na backendovou část, která poskytuje pro uživatelské rozhraní API. To, jak ve finále bude vypadat backend, je otázkou architektury řešení, požadavků na bezpečnost, výběru služeb, případně API. Zkusme malý příklad. Uživatel požaduje, aby v rámci ECM bylo možné vytěžit skenované dokumenty. Nicméně počet dokumentů, kterých se to týká, rozhodně nehovoří pro nákup licence odpovídajícího SW, ale pro integraci cloudové služby, která OCR službu poskytuje. Druhým příkladem je požadavek na fulltextové vyhledávání v celém obsahu dokumentů. Zde se téměř vždy jedná o větší množství dokumentů, kde naopak využití cloudových služeb není vhodné a je mnohem efektivnější implementovat moderní enterprise vyhledávací engine, který poskytuje odpovídající část API, a ten následně integrovat s uživatelským rozhraním postaveným na míru.

Dostupnost a rozhraní

Jestliže hovoříme o dostupnosti a rozhraní, je vždy výhodné sáhnout po aktuálních technologiích. Pokud implementujeme dokumentové úložiště, neměli bychom opomíjet moderní key-value storage na bázi nosql databází, které velmi elegantně řeší otázky škálování a vysoké dostupnosti. Co se rozhraní týče, opět je vhodné zvolit osvědčené a otevřené protokoly, jako je CMIS nebo třeba S3. Mějme stále na paměti, že pokud něco funguje, uživatelé to rádi používají a neměli bychom být tímto faktem zaskočeni. Jako příklad uvádím historku, kdy si uživatelé zvykli na dokumentové úložiště a kromě klasických dokumentů do něj běžně ukládali i veškeré obrázky. Odtud už byl jen malý krůček k tomu, aby se našel uživatel, který se rozhodl běžně ukládat a sdílet se zákazníkem nemalá videa.

Analýzy, agregace, reporting a další nadstavby

Cloud může být zajímavým doplňkem k existujícímu in-house řešení, protože umožní přidávat funkce, které by se jinak vzhledem k frekvenci jejich užívání nevyplatily. Je naprosto přirozené, že pokud se podaří vybudovat jednoduché ECM úložiště se základními funkcemi, jako je vyhledávání a sdílení, velmi brzy přijdou požadavky na analýzu obsahu, případnou agregaci dat, reporting a můžeme dále pokračovat. Cloud nám pak umožní lépe škálovat, řešit dostupnost a pokrýt výkonnostní špičky za výhodnějších podmínek. Samozřejmě pokud to zákazník požaduje, můžeme mu velmi snadno zařídit outsourcing nejenom infrastruktury, ale v podstatě celého řešení. Nicméně vždy je třeba mít na paměti, že neexistuje jediná univerzální cesta a u každého zákazníka je potřeba zohlednit aktuální možnosti.

Shrnutí

Je patrné, že trendem v ECM není bezhlavý útěk do cloudu nebo povyšování různých enterprise produktů na novější verze, které obsahují ještě více funkcí. Trendem je racionální výběr funkčností a následné složení moderních postupů, produktů, služeb a technologií do funkčních celků, které poskytují API pro uživatelská rozhraní postavená na míru. Na prvním místě je potřeba mít neustále na paměti, kdo a jak s naším softwarem nebo službou bude pracovat, a zároveň jaká data a před kým případně budeme chránit. Pouze tak můžeme připravit uživatelům nástroje, které jsou jednoduché na používání, fungují na běžných platformách a umožňují spolupráci.

Vítězslav Košina Autor článku je IT konzultant a šéf inovačního oddělení INIBA ve společnosti IBA CZ.