Není tomu tak dávno, co všechny společnosti zabývající se zakázkovým typem výroby byly nuceny používat ke kalkulaci nabídek svých výrobků převážně tužku, papír a bystrou hlavu. V takovém případě záleželo jen na člověku, zda onu bystrou hlavu opravdu má. V opačném případě „lidský faktor“ mohl napáchat (a často také napáchal) nemalou škodu. Dnes tomu tak naštěstí již nemusí být. Modernizace kolem nás postupuje kupředu mílovými kroky a s ní i technologie, které nám nejen usnadňují práci, ale také úspěšně eliminují lidskou chybovost. Mimo jiné jsou dnes na trhu i specializované softwary pro potřeby výrobců variabilních produktů, vhodné mimo jiné pro kalkulace nabídek, evidence zakázek a řízení výroby.

Společnosti, u kterých existuje velká rozmanitost ve zpracování a použitém materiálu, by se dnes již bez specializovaných softwarů neobešly. Vzhledem k tomu, že většina výrobků v tomto odvětví je vyráběna na zakázku, chybovost s sebou přináší obrovské ztráty. Bohužel nejen ztráty finanční a materiálové, ale i přímo ztráty zákazníků, kteří díky chybě ve výrobě či montáži mohou pozbýt v takovou firmu důvěru.

Výroba i distribuce například stínicí techniky, ale samozřejmě i dalších produktů vyráběných na zakázku tak nikdy nebyla snadnější.

Cenová nabídka je pro vhodný software maličkost

Se vzrůstající nabídkou na trhu stoupají úměrně i požadavky zákazníků. Výrobní firmy z oblasti zakázkové výroby nemohou již dnes zákazníkovi předložit cenovou nabídku podloženou tabulkovými výpočty a ilustračním obrázkem. Dnešní zákazník očekává nabídku přesně na požadovaný výrobek, nejlépe s grafickým modelem a popisem jednotlivých komponent. Předložení kvalitní cenové nabídky včetně kalkulace a návrhu je tak klíčovým prvkem pro získání nové zakázky. A právě zde vstupuje do hry kvalitní, specializovaný software, který to, co technolog pracně počítá na papíře třeba i několik hodin, dokáže vytvořit během několika minut, a to díky vhodně nastavenému konfigurátoru výrobků. Ten zajistí, že všechny potřebné parametry budou zadány ve správných hodnotách, a zakázku tak bude možno vyrobit. A nejen to. Správně zvolený typizovaný software dokáže nejen bezchybně a rychle kalkulovat cenové nabídky na variabilní výrobky, ale i používat informace z dříve uložených zakázek, porovnávat je a vyhodnocovat.

Software pro „hýčkání“ obchodníků

A co obchodníci? Mají z toho také nějaké výhody? V dnešní době už je v podstatě nutností právě obchodníkům vycházet vstříc. Vždyť jsou to právě oni, kdo společnostem přivádí nové zakázky a zákazníky. Je proto potřeba si je hýčkat, tedy účinně podporovat a poskytnout jim nástroj, který jim jejich práci zjednoduší. Není nic snazšího než kráčet s dobou a v rámci interního systému obchodníkům zabezpečit přístup do integrovaného internetového obchodu a mobilní aplikace. Zde na ně bude čekat přehledný konfigurátor výrobků, který jim umožní snadno a rychle zadat parametry požadovaného výrobku. Vaši kolegové z obchodu tak již nebudou muset čekat, než jim administrativní pracovník zašle z kanceláře jejich poptávku zpět zkalkulovanou. Budou ji moci vypracovat, včetně cenové nabídky, přímo u zákazníka za pomoci například chytrého telefonu. Pravda totiž je, že rychlost je jedním z kritérií, podle kterých si zákazník vybírá svého dodavatele.

Dalším krokem je TPV a plánování

Kvalitní cenovou nabídkou však proces nekončí. Jakmile je cenová nabídka zákazníkem schválena, odchází do výroby a začíná tak další fáze obchodně-výrobního procesu, který chce mít každá společnost samozřejmě také pod kontrolou. Po zahájení výroby je totiž neustále potřeba mít pod kontrolou všechna potřebná data – dostupnost materiálu, vytíženost a plánování výroby, příprava, stav a průběh výroby a mnoho dalšího. Díky správně zvolenému systému tak dokážete nejen rychle vytvořit kvalitní cenovou nabídku, ale i mít pod kontrolou celý proces následné výroby tak, abyste měli vždy přehled, v jaké fázi se výroba konkrétního produktu nachází.

Komunikace se zákazníkem – kruh se uzavírá

Ke správnému uzavření obchodně-výrobního cyklu nám chybí ještě jeden krok, a tím je správná komunikace se zákazníkem. Komunikací však není myšlen jen přímý kontakt, ale i veškeré podklady k zakázce, fakturace vůči koncovým zákazníkům či instalačním firmám, vyřízení platby či následná péče o zákazníka. Proto musí systém, který se stará již o vše výše zmíněné, zahrnovat i tyto procesy. V dnešní době je již nutností, aby systém evidoval všechny změny celého procesu (od fáze samotné nabídky přes výrobu až k expedici), aby tak mohl pomoci obchodníkům při jejich jednání s klienty nejen o cenách výrobků. Pokud v systému dojde ke správnému provázání obchodních a výrobních procesů, bude pak společnost moci jednoduše vyhodnocovat úspěšnost zakázek, změny či neshody nabídek oproti finálním zakázkám, a sledovat tak vlastní náklady a výnosy.

Správná data ve správnou dobu

Další výhodou kvalitního programu je například skutečnost, že díky němu dokáže uživatel sám měnit tiskové sestavy a masky pro konfiguraci výrobků nebo má možnost využití integrovaného internetového obchodu a mobilní aplikace obchodníky. Obchodníci, výroba či sklad s takovýmto systémem budou již vždy dostávat správná data ve správném čase. A co tím získáte vy? Rychlý kontakt se zákazníky, efektivní výrobu a malé skladové zásoby, čili jednoduše řečeno – vyšší zisk.

Který systém je ten pravý?

Pojďme si na závěr shrnout, co by měl ten pravý software pro obchodně-výrobní společnost zabývající se zakázkovou výrobou spolehlivě zvládat. V prvé řadě musí být ucelený, tzn. spojovat všechny části dodavatelsko-odběratelského řetězce do jednoho celku. A nejen to – musí aktivně pomáhat prodejcům i instalačním firmám v jejich činnosti, kterou tak dokáže výrazně zjednodušit:

• žádné přepisování hodnot ze systému do systému
• okamžitá nabídka při zaměření u zákazníka, včetně 3D vizualizace
• elektronické potvrzení objednávky od zákazníka a předání do výroby
• přehled materiálu skladem
• snadná tvorba objednávek materiálu na základě skladových zásob
• okamžitá kontrola rozpracovanosti výroby
• jednoduchý přehled všech zakázek

Pokud vámi zvolený software bude splňovat všechny výše uvedené požadavky, můžete si být jisti, že jste zvolili perfektní řešení pro obchodní a výrobní společnosti, díky němuž budete moci jednoduše a rychle tvořit nabídky, spravovat objednávky a řídit zakázkovou výrobu i výrobu na sklad.

Bc. Hana Grumlíková