Příkladový scénář režimu práce nákupčího začíná sběrem požadavků z výroby nebo jiných oddělení podniku. V případě nutnosti probíhá výběrové dodavatelské řízení, cenové poptávky a následně tvorba objednávky a odeslání nákupní dokumentace. Co je možné na tomto zaběhnutém soukolí změnit tak, aniž by se porušila součinnost oběhového řetězce? V podstatě cokoliv.

Náročným úkolům a velmi proměnlivému prostředí mohou nákupčí snáze čelit s využitím pokročilých softwarových nástrojů. Výsledky z plánování APS lze v moderním ERP systému zpracovávat pomocí materiálového plánu. Ten obsahuje seznam veškerých nakupovaných materiálů, které je zapotřebí objednat k požadovanému datu konkrétního požadavku. APS prezentuje nákupčím jednotlivé řádky výše uvedeného nástroje formou PLN, což je plánovaný požadavek. Právě tento objekt uživatel překlápí přímou systémovou aktivitou do nákupní objednávky, kterou odesílá nejčastěji elektronickou formou k dodavateli. Protože lze u jednotlivých materiálů (obecně položek) definovat nákupčího, je tato selektivita přenášena i do materiálového plánu. Tím je zaručeno, že má každý nákupčí k objednání seznam svých položek, za které je zodpovědný.

Dodavatelský portál

Díky datovému napojení na ERP nabízí vyspělý dodavatelský portál hned několik variant interaktivní spolupráce pro oddělení nákupu se svými dodavateli. Pomocí nástroje lze elektronickou, bezpapírovou formou podpořit jednotlivé procesní činnosti.

Jednou ze součástí je funkcionalita cenové poptávky. Nákupčí v ERP publikuje směrem k dodavatelům poptávaný materiál. Jednotlivé poptávané subjekty se přes webový portál k poptávce vyjádří, zadají cenu a doplní informace ohledně množství a dodacího termínu. Všechny tyto informace od jednotlivých dodavatelů má nákupčí k dispozici zpět v ERP, kde může na základě obdržených informací poptávku vyhodnotit.

Podobně lze podpořit i proces tvorby nákupních objednávek na základě generovaných PLN. K tomu slouží jednoznačná vazba mezi materiálem (tedy položkou) a konkrétním dodavatelem definovaná v ERP. Výsledek materiálového plánu pro vybrané položky je publikován pomocí portálu přímo k dodavateli. Ten formou přenesené smluvní odpovědnosti potvrzuje plánované příkazy vyplývající z požadavků ze systému a plánování APS. K potvrzení vyplní dodavatel termín doručení a zadá i množství, které k danému termínu zaručeně dodá. Nákupčí si v ERP kontroluje vytvořené nákupní objednávky, plánování APS při svém dalším běhu již tyto potvrzené objednávky zohledňuje.

Dodavatel je díky přístupu do webového portálu dále schopen sledovat veškeré jemu náležící nákupní objednávky, pro položky ve zmiňované vazbě na dodavatele ihned zjistit aktuální stav skladových zásob, plánovanou spotřebu dané položky, informace o pojistné zásobě nevyjímaje. K dispozici je i nástroj pro vizualizaci procentuální hodnoty včasnosti již doručených dodávek. Dodavatelský portál je připraven poskytnout podporu informací i pro konsignační sklady a jejich aktuální stavy.

Nákupčí navíc mají možnost sdílet s dodavatelem nejen komunikaci, ale i veškerou potřebnou dokumentaci, přičemž řídicím centrem stále zůstává ERP. Důležité je zmínit, že data jsou prezentována online, veškeré změny v ERP jsou ihned k dispozici na portálu a naopak.

Kvalita, KPI a další doplňkové nástroje

Přímo navazujícím volitelným doplňkem k ERP může být i pokročilý modul řízení a kontroly kvality QCS, obsahující mimo jiné sadu formulářů a nástrojů pro vstupní kontrolu kvality. Jakmile dodávka fyzicky dorazí na určené místo a podléhá vstupní kontrole, je tento proces řízen právě modulem kvality.

Mimo definici kontrolního plánu a záznamu naměřených hodnot, včetně atributivní zkoušky, rozšiřuje možnosti standardu ERP daleko za jeho hranice. Kmenová data v řídicích formulářích lze zadávat s potřebnou mírou podrobností a detailů, včetně rozdělení na jednotlivé dodavatele. S touto určující podmínkou je potom snadné nakonfigurovat pravidla frekvence příjmů do modulu kvality podle potřeby (například nový dodavatel podléhá stoprocentní, podrobné kontrole, kdežto ověřený dodavatel je systémově kontrolován při každém třetím příjmu). Dalším užitečným kritériem je možná klasifikace dle skupiny. Ulehčení je v tom, že skupině je možné vytvořit kontrolní plán, který v případě častých změn a úprav není nutno aktualizovat pro každý vstupní materiál zvlášť.

K dispozici je i systémová evidence neshod včetně provázaných číselníků pro definici kódového značení a zahrnuje i řízený proces dodavatelského reklamačního řízení. Zaznamenané neshody obsahují datové struktury pro popis řešení, včetně aplikace okamžitého nápravného opatření a zároveň možnou vazbu na prevenci neboli nápravné opatření do budoucna. Nedílnou součástí jsou i vazby do přilehlých oblastí, například přímý odkaz na související opravný výrobní příkaz.

Veškerá systémově evidovaná data jsou archivována a tvoří tak stavební kámen bodového hodnocení jednotlivých dodavatelů. To se skládá ze dvou hlavních údajů – termínová spolehlivost, kterou lze parametricky konfigurovat, a dále kvalita dodávek.

Operativní práci v provozu je vhodné dále podpořit moderní, vyspělou aplikací, která umožňuje aktivitu příjmu zaznamenat v příjmové zóně na terminálovém nebo mobilním zařízení s okamžitým přenosem dat do řídicího ERP. Činnost zjednodušená o interaktivní načítání čarových nebo QR kódů negeneruje potenciální chyby, které mohou vznikat ručním zadáváním vstupních dat.

Veškeré výše popsané aktivity je vhodné v rámci standardu pokročilého ERP podpořit funkcionalitou workflow, která se postará o to, aby byl příslušný uživatel nebo kontakt dodavatele informován o důležitém dění. Nedílnou součástí jsou pak pro nákupčího ukazatele (KPI), hlásící formou číselné hodnoty aktuální stav zaznamenaný v systému. Užitečnými KPI jsou například počty zpráv výjimek nebo nepotvrzené PLN s detailním rozpadem zdrojových informací formou datového pohledu. Pro vedoucí nákupu je vhodné mít pod kontrolou údaje o hodnotě otevřených nákupních objednávek, a to jak plošně, tak i s rozpadem na jednotlivé nákupčí, včetně možnosti sběru hodnot v čase pro zobrazení a vyhodnocení trendu. Toto se děje formou datových snímků, jejichž generování běží v definovaný čas jako automatická úloha na pozadí. Datové snímky lze ukládat i několikrát denně, je-li to vyžadováno.

Zajímavým informačním obohacením nejen nákupního oddělení, ale i oddělení kvality a skladového hospodářství se čím dál tím častěji stává i veřejná (podniková) prezentace aktuálních číselných hodnot ukazatelů, grafů nebo datových pohledů na plošném zobrazovacím zařízení, nejčastěji na průmyslovém monitoru nebo na televizi. Manažerská aplikace, běžící jako webový klient, je přesně k tomuto účelu určena. Mimo pouhý informativní ráz může v jisté míře taková prezentace vybraných dat i prospět ke zdravé rivalitě vedoucí ke zvýšení produktivity práce.

Používat přesné informace a vhodné nástroje bylo, je a v nejbližším období i nadále bude klíčové a nezbytné. Se specializovanými pomocníky, jako je například dodavatelský portál, lze snáze řešit i případné výpadky v rámci tradičního dodavatelského řetězce. Co může být pro jiné firmy problémovým stavem nebo nelehkou situací, může být pro vaši firmu příležitostí a konkurenční výhodou.

Využijte potenciálu moderních, pokročilých softwarových nástrojů naplno. Rozšiřte ERP o specializované portálové řešení. Přeneste smluvenou míru zodpovědnosti na dodavatele. Povyšte proces příjmu na interaktivní čtení informací bez nutnosti ručního přepisu dat. Zapojte do řetězce článek systémového řešení kvality. Pracujte s přesnými zjištěnými hodnotami a jednoduše je sledujte a vyhodnocujte. A to vše nad jednotnou datovou základnou.