Každá společnost jednou dospěje při svém růstu do stadia, kdy vnitropodnikové procesy začnou být neprůhledné a začínají narůstat administrativní náklady. Podobnou situaci při vyřizování vnitropodnikových objednávek materiálu a služeb a při schvalování doručených faktur se zabývala také společnost PPF a.s. Uvnitř podniku totiž docházelo často k objednávání podobného zboží a služeb od různých dodavatelů za různé ceny. Také se prodlužovala doba potřebná pro schválení doručených faktur.

Hledané řešení mělo pomoci zlepšit kontrolu, zefektivnit evidenci a zpracování objednávek. Dále mělo uspíšit proces schvalování došlých faktur odpovědnými pracovníky a umožnit vzdálené schvalování manažerům nacházejících se mimo firmu.

Efektivní řešení na dosah

Po nezbytné úvodní analýze celkového stavu zpracování objednávek řešil Logos zadání v několika směrech. Jako nejlepší pro řešení vybral platformu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Jeho velkou výhodou je totiž řada integrovaných funkcí, které podporují podnikové procesy, jako je evidence dokumentů, workflow (přezkoumání a schválení dokumentů), průběžné sledování změn a jejich autorů, tvorba verzí a vyžadování podpisů. Logos současně vypracoval vnitropodnikový katalog objednávaného zboží a služeb. Vytvořenou aplikaci integroval s firemními systémy, se kterými sdílí data z katalogu. Nasazenému systému Logos zajišťuje plnou provozní podporu.

Rychleji a levněji

Dodané řešení pomohlo zkvalitnit administrativu a snížit náklady. Tvorba objednávek je nyní jednodušší, jejich evidence je přehlednější a autorizovaní pracovníci včas schvalují faktury. Flexibilní workflow umožňuje zrychlené schvalování vybraných komodit. Díky platformě Microsoft SharePoint jsou funkce systému integrovány do uživatelského prostředí MS Office a MS Outlook, na které jsou pracovníci vyškoleni. Díky tomu tak mohl být celý systém mnohem rychleji uveden do provozu. Nové statistické a reportovací funkce dovolují lepší kontrolu zpracování objednávek. Aplikace spolupracuje s dalšími ekonomickými a evidenčními systémy v jednotném provozním prostředí společnosti.
Pracovníci PPF a.s., kteří se návrhu a vývoje řešení účastnili, mohou získané know-how využít pro další potřebný rozvoj systému vlastními silami. Systém používá společnost PPF a.s. k evidenci a schvalování vnitropodnikových objednávek a faktur s dalšími členy skupiny PPF ve světě.

V Logos LiveFlow jsme získali nástroj, který nám pomohl nastavit nová pravidla pro práci s firemními dokumenty. Řešení nám umožnilo snížit administrativní zátěž a uspořit náklady. LiveFlow nyní pomáhá schvalovat objednávky i v dalších společnostech skupiny PPF.

 Ing. Ondřej Tyrpekl, ředitel informačních systémů PPF a.s.

Referenční kontakt:
Petr Raška, Solution Manager Logos a.s., petr.raska@logos.cz

Řešení LiveFlow zvítězilo v kategorii Bankovnictví, pojišťovnictví a správa financí v soutěži Microsoft Industry Awards 2008.

Logos a.s.
BB Centrum, budova Beta Vyskočilova 1481/4, 140 00 Praha 4 tel +420 242 425 000, info@logos.cz www.logos.cz